Manual Basico de manejo de Access (Microsoft)

Manual Basico de manejo de Access (Microsoft).

1. Introducción

¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una escuela, de sus alumnos y maestros, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Este gestor debe permitir en principio:

-Introducir datos

-Almacenar datos

-Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a las computadoras, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

1.1 Tabla: registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en una agenda telefónica:

Agenda telefónica de alumnos

Nombre Dirección Teléfono

Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457

García García, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566

Santos, Luis Avda. Córdoba 74 (011) 49912-1234

En esta agenda nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro se organizaron en tres variables: Nombre , Dirección y Teléfono , haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.

Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos organizado la información se le denomina Campo , y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

Tabla : conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

1.2 Tipos de campos

En la agenda telefónica podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Es raro que apareciera una dirección en la agenda sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

1.3 Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de agenda telefónica necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.

La Facultad, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus alumnos. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las materias cursadas.

Facultad de Ciencias Sociales

Fecha Nombre Dirección Teléfono. Carrera Materia Nota

2-3-05 Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457 Relaciones del Trabajo Metodología 8

3-3-05 García García, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociología Historia 7

12-3-05 Santos, Luis Avda. Córdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Política Economía 6

6-7-05 Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457 Relaciones del Trabajo Filosofía 8

7-7-05 García García, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociología Psicología 2

15-7-05 Santos, Luis Avda. Córdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Política Psicología 6

5-12-05 García García, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociología Psicología 7

5-12-05 García García, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociología Economía 7

12-12-05 Santos, Luis Avda. Córdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Política Filosofía 8

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que

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