Supervisor De edificios Y Condominios

Supervisor De 
edificios Y Condominios

Introducción (ETAPA 1)[pic 1]

Hoy en día el Mayordomo General ha recobrado el nivel de importancia  que tenía hace años en los edificios comunitarios, ya que él constituye el puente de enlace en la comunicación entre la comunidad y el Administrador del edificio, es un mando medio en la escala jerárquica, es el eslabón mas importante en las acciones de prevención, conservación y operación; su función principal es la supervisión y el control. Es el brazo derecho de la Administración.

La supervisión constante del Mayordomoes vital para una buena administración, su trabajo es tanto o más importante que actividades similares tales como, el Condestable de un buque, el Regente de una gran imprenta, el  Ama de Llaves de una residencia de diplomáticos  o la de una Gobernanta de un hotel.
La labor del Mayordomo General es múltiple y de carácter ambulatorio y por tal motivo debe preocuparse de mantener un buen estado físico, ya que su trabajo diario le exige moverse durante prácticamente toda la jornada laboral; son sus ojos y la acuciosa observación por todos los sectores del edificio, y su buen actuar lo que hace el éxito de su gestión.

Por lo general, los edificios que cuentan con Mayordomos residentes corresponden a edificios antiguos construidos en los años 40 y 50, que disponían de dependencias al interior del edificio donde ellos vivían con sus familias, hoy ya no es así; ya que los nuevos edificios no contemplan que estos empleados vivan dentro de la comunidad.

Hace años  era común incluso que la cónyuge del Mayordomo General residente trabajara para la comunidad como encargada de mantener el aseo; esta situación en algunos casos perjudicó a estas personas, ya que a  veces no fueron consideradas por el Código del Trabajo, quedando al margen de los beneficios legales de previsión y de salud que les correspondían.
En estos días no se concibe un empleado trabajando para una comunidad sin que exista un Contrato de Trabajo entre las partes, que estipule los derechos y las obligaciones legales.

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El aumento de grandes edificios que conjugan departamentos con oficinas y locales comerciales, salas para reuniones, etc., ha llevado a las Inmobiliarias y/o a las Comunidades, a buscar la fórmula de organizar la administración de la mejor forma, y es aquí donde la figura del Mayordomo General cobra real  importancia.

Un Conserje de edificio con años de trabajo es el candidato ideal para ascender a un cargo de mayor responsabilidad como lo es el de Mayordomo General, pero no sólo basta la experiencia. También debe capacitarse y estar al día en todo lo concerniente al edificio.

El Mayordomo General es fundamental en aquellos edificios donde el Administrador no ejerce durante tiempo completo o cuando la envergadura e infraestructura del condominio es mayor. Los edificios corporativos y de grandes firmas comerciales son también un campo fértil para el desempeño de un Mayordomo General.

El Mayordomo General es ante todo un empleado de confianza de la comunidad, por lo tanto se le exige lealtad, honestidad y trabajo comprometido.

Fundamentos para contratar a un Mayordomo General

• Mayor experiencia práctica en el quehacer comunitario

• Mayor conocimiento general en edificios comunitarios

• Madurez y mayor capacidad reflexiva

• Necesidad de contar con un mando medio de apoyo a la gestión

• Envergadura del condominio

Requisitos que debe cumplir un Mayordomo

1. Antecedentes intachables en el Registro Civil y de Identificación.
2. Salud compatible con el cargo.
3. Manejo de personal adecuado al cargo.
4. Poseer don de mando y ejercer autoridad.
5. Haber realizado y aprobado todos los cursos exigidos para un Conserje,
   incluido el curso OS-10
6. Saber de interpretación de planos de ingeniería del edificio.
   (Circuitos de agua, de gas, de calefacción, de red de incendio, de electricidad, de
   alumbrado de emergencia y otros que existan).
7. Rango de edad entre los 40 y los 60 años, idealmente.
8. Buenas relaciones interpersonales con sus subordinados y jefes.
9. Manejo computacional de utilitarios a nivel medio como usuario.
   (Procesador de textos, Planilla de cálculo e Internet)
10. Conocer de leyes como la Laboral y de Accidentes del Trabajo, respectivamente.

Funciones de un Mayordomo General

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• Supervisar el trabajo de los Conserjes y Auxiliares de aseo.

• Cumplir las instrucciones impartidas por el Administrador.

• Revisar cada mañana el Libro de Novedades y en caso de alguna situación relevante ponerla a la brevedad en conocimiento del Administrador.

• Coordinar las actividades de los empleados técnicos de empresas externas que hacen el mantenimiento o reparación de los equipos del edificio.

• Pasar revista cada mañana mediante una ronda de inspección a todo el edificio.

• Tomar acciones correctivas cada vez que encuentre detalles que afecten al edificio, cualquiera sea su magnitud.

• Supervisar los cambios de turno diurnos de Conserjes.

• Recoger en Conserjería los pagos de Gastos Comunes efectuados por los residentes y depositarlos en la cuenta corriente del edificio que corresponda, custodiando la boleta de depósito para entregarla al Administrador.

• Recibir los Gastos Comunes que sean cancelados durante sus horas de trabajo, extendiendo el respectivo comprobante de pago efectuado.

• En caso que el edificio disponga de rondín o vigilante nocturno, revisar el Libro del Rondín y algún hecho ocurrido durante las horas nocturnas.

• Revisar cada mañana la grabación nocturna de las cámaras de vigilancia si existen en el edificio.

• Revisar cada mañana el Libro Control de Asistencia o las Tarjetas del Reloj Control, según sea el caso del edificio.

• Exigir buena presentación del personal y una correcta tenida.

• LLamar diariamente al Administrador para informar novedades y cada vez que el  caso lo haga necesario.

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• Hacer cumplir los horarios de colación del personal, adoptando las medidas para mantener cubierto el puesto en Conserjería.

• Revisar los Libros de Control de visitas a oficinas y departamentos.

• Controlar las Tarjetas de Visita que han sido entregadas a personas externas al edificio y verificar si permanecen en las dependencias interiores de la comunidad.

• Cada mañana verificar el estado el Tablero de Llaves General, en caso que se haya sacado alguna llave, supervisar su actual ubicación, revisando el Cuaderno que controla dicho fichero.

• Verificar en verano los riegos programados a los jardines y áreas verdes del edificio.

• Supervisar que los encargos, cartas y documentos ingresados al edificio y recibidos en Conserjería se hayan entregado oportunamente, caso contrario disponer que se cumpla su entrega a los residentes correspondientes.

• Conforme a las instrucciones del Administrador pagar oportunamente las cuentas de los consumos básicos de energía eléctrica, gas, agua potable, teléfono y otro servicio que esté contratado.

• Cada 30 días elaborar la Orden de Pedido de Materiales e Insumos, de acuerdo a las necesidades reales, verificando las existencias en Bodega.

• En caso de mudanzas por la llegada de nuevos residentes o antiguos que dejen el edificio, verificar los documentos que los autorizan para ello. Además de verificar pagos de gastos comunes al día en el caso de los que se van.

• En forma aleatoria y al menos una vez a la semana revisar los bolsos de los Conserjes y personal de aseo que se retira del edificio luego de terminado su turno y jornada de trabajo, respectivamente.[pic 5]

• Verificar con los residentes en caso que estos hayan obsequiado voluntariamente  algo material a algún empleado de la comunidad, este evento debe quedar registrado en el Libro de Novedades, en forma muy clara y precisa.

• Verificar cada mañana las puertas y ventanas de los departamentos desocupados o de residentes ausentes, disponiendo medidas en caso de encontrar alguna novedad. 

• En la ronda, visitar la Sala de Bombas, Grupo Electrógeno, Sala motores de ascensores, Sala de recolección de basuras, Tablero Eléctrico Principal y todo otro sector donde existan unidades y sistemas electromecánicas que sirvan al edificio.
• De acuerdo a las instrucciones del Administrador cancelar a proveedores de la comunidad.
• Revisar cada semana la Bodega de insumos y materiales, controlando los niveles de existencias.
• Manejar correctamente los dineros para gastos menores, entregados como Fondo Fijo, respaldando sus egresos con boleta.
• Verificar que personal externo al edificio que realiza labores de limpieza de vidrios en altura como otros trabajadores que trabajan en condiciones riesgosas, cumplan con las medidas de seguridad correspondientes, en caso que así no sea no autorizar su ingreso e informar al Administrador.
• Durante los días de visita del Administrador informar en detalle de los hechos acaecidos más relevantes y, pasar junto a éste una ronda de inspección general por todo el edificio.

LIBROS DE TRABAJO DEL MAYORDOMO GENERAL (ETAPA 2)

Para su trabajo el Mayordomo debe llevar cuatro libros:[pic 6]

• Libro  Historial de Máquinas y Sistemas.

• Libro de Control Gastos Menores.

• Libro de Recepción de Pagos de Gastos Comunes.

• Libro de Existencias de Bodega.

1.-Libro Historial de Máquinas y Sistemas

Este Libro es una necesidad para una buena gestión, este registro es de exclusiva responsabilidad del Mayordomo,  en el debe anotarse los  aspectos mas relevantes que digan relación con el mantenimiento del edificio, fallas ocurridas en los diferentes sistemas y su frecuencia, reparaciones realizadas, cambio de piezas, modificaciones y mejoras a los sistemas electromecánicos del edificio, y todo aquello que sea importante en esta materia.
Cabe hacer presente que en algunos casos este Libro es reemplazado por Tarjetas de Control para cada máquina y equipo, pero estas adolecen de no integrar otros antecedentes que son importantes registrar.

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