VINCULACION DE ASOCIADOS . SARLAFT

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Código: AR-P-01

ADMISION – RETIRO

Versión: 01

VINCULACIÓN DE ASOCIADOS

Página:  de 9

EVENTO DE RIESGO

CAUSA

EFECTOS

CONTROL

Asociado no le satisface la información suministrada

1. Falta claridad en la información entregada al potencial asociado.
2.  Falta o deficiente capacitación del funcionario.

El potencial asociado no se vincula a la cooperativa.
                                               

1. Capacitaciones
2. Clínicas de ventas

Vinculación de asociados sin cumplir los requisitos exigidos en la Cooperativa

1. El funcionario informa erradamente los requisitos y las condiciones de manejo y/o financieras de los productos o servicios.
2. Entrenamiento deficiente a funcionarios, para ejecutar el proceso.

1. Quejas posteriores por parte del asociado.
2.  Incumplimiento a las políticas de la entidad

Control dual en la vinculación.

Entrega de información errada al potencial asociado.

1. Entrenamiento deficiente a funcionarios, para ejecutar el proceso
2.Negligencia,
3. Exceso de público

1. El potencial asociado presenta información errónea o deficiente para la afiliación.

2. Quejas posteriores por parte del asociado

3. Inconsistencias en los reportes de salida.

1. Capacitación al funcionario
2.Implementación de procedimiento de certificación de entrega de información preliminar

Documentación falsa

1. Cédulas falsificadas, adulteradas o caducadas.

2. Entrenamiento deficiente a funcionarios, para ejecutar el proceso.

1. Exposición al fraude.
2. Exposición al Lavado de Activos.
3. Exposición a sanciones.

1. Exigir documentación mínima requerida en el reglamento. Lista de chequeo
2. Validar vigencia del documento de identidad en la Registraduría.
3.  Dejar constancia de los criterios utilizados para soportar la decisión de aceptación del asociado
4. Solicitar al asociado los originales de los documentos solicitados
5, Verificar la información con las fuentes y demás bases internas y externas

Asociar personas vinculadas con procesos penales de LA/FT

1. Omisión a la consulta en las listas restrictivas para conocimiento del asociado.
2, Omitir las señales de alerta para el análisis del SARLAFT
3. Falta de capacitación

1. Riesgo reputacional (Deterioro de imagen corporativa)
2. Sanciones o multas
3. Investigaciones

Revisión dual de la vinculación

Errores en la captura de la información del asociado

1. Entrenamiento deficiente a funcionarios, para ejecutar el proceso.
2. Negligencia por agilizar los procesos.
3. Descuido.

1. Error en los reportes de salida.
2. Base de datos no confiable.

1. Asegurar correcta digitación de la identificación del asociado mediante confrontación contra documento de identidad
2, Verificación área de cumplimiento

Incumplimiento ley de protección de datos personales

1. Entrenamiento deficiente al funcionario para ejecutar el proceso.
2. Descuido.

1. Posibles Sanciones
2. Inconformidad del asociado,
3. Uso inadecuado de la información entregada.

1. Consignación de la autorización del asociado en el formato de vinculación
2. Control dual que obligue a revisión antes de cerrar proceso de vinculación

Deficiencia en el registro de la firma y huellas dactilares

Desconocimiento del aplicativo por parte del funcionario.

1. Incumplimiento de la norma.
2. Demora en el proceso.

3. Documentos sin firmas o firmas no legítimas.

Capacitación en seguridad bancaria.

Fallas en el registro de información en el sistema

No se llenan todos los campos de información en el sistema

Reportes de salida errados.

Verificación de la información antes de grabar

Vinculación de asociados excluidos

1. No se tiene disponibilidad de herramientas tecnológicas.
2. Falta de capacitación.
3. Deficiente política de reingreso.
4. Desconocimiento de la norma.

1. Incumplimiento normativo estatutario.
2.  Inconformidad del asociado cuando se niegue el servicio de crédito.

1.  Establecimiento de políticas claras sobre reingreso de personas excluidas.
2. Dotación de herramienta en sistema o listado de excluidos que permita en forma automática identificar este tipo de eventos.

Interrupción del proceso

1. Inadecuado mantenimiento a los equipos.

2. Fallas en canales de comunicación.
3. Falta o fallas del fluido eléctrico.

1. Inconformidad del cliente
2. Demora en la digitación de la información del asociado.
3.  No se puede continuar con el proceso de vinculación.
4. Mala imagen

1. Tener elementos de respaldo de energía eléctrica (ups, plantas).

2. Contar con planes de contingencia como sitio alterno.

Fallas en internet

1.  Falta de mantenimiento en equipos de comunicaciones.
2. Fallas en el proveedor del servicio

1. Pérdidas económicas,

2. Exposición al lavado de activos,

3. Exposición al fraude

1. Tener planes de contingencia como un proveedor de respaldo en internet.

2. Realizar mantenimiento de equipos periódicamente