10 funciones de Excel que todos deberían conocer

10 funciones de Excel que todos deberían conocer

Los últimos 10 años han visto una ola de software de big data innovador diseñado para analizar, manipular y visualizar datos. Sin embargo, para el trabajador del conocimiento habitual, Microsoft Excel, 30 años después, sigue siendo el producto de referencia para las personas que buscan dar sentido a los datos. Satya Nadella, director ejecutivo de Microsoft, sostiene que Excel sigue siendo el único producto de Microsoft que se destaca del resto, y 750 millones de trabajadores del conocimiento en todo el mundo lo apoyan todos los días.

Hemos estado enseñando y probando Microsoft Excel durante una década, y una encuesta de varios cientos de personal de oficina que realizamos sugiere que pasamos más del 10% de nuestra vida laboral en hojas de cálculo, y para aquellos que trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, es más como 30%, o 2,5 horas al día.

Imagínese, entonces, si esta proporción sustancial de la fuerza laboral global fuera un poco mejor en el uso de la aplicación. Se ahorraría tiempo y mejoraría la productividad.

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El año pasado reunimos los 100 consejos más útiles de Excel definitivos, para lo cual consultamos a expertos en Excel y analizamos decenas de miles de resultados de pruebas y datos de uso de cursos. Aunque cada función de Excel tiene un caso de uso, ninguna persona usa todas las funciones de Excel. Elimine las más de 500 funciones y se quedará con aproximadamente 100 funciones y características realmente útiles para la mayoría de los trabajadores del conocimiento modernos. Hemos seleccionado diez de esa lista que son especialmente fáciles de aprender (aproximadamente 2 horas en total) y que pueden marcar una diferencia sustancial en la productividad. Estos diez se enumeran en orden decreciente de utilidad de nuestra lista de los 100 principales. Si, como muchos, no sabe qué aprender a continuación en Excel, le recomendamos que consulte esta matriz de 2 × 2, que incluye la utilidad y el tiempo necesarios para aprender una habilidad.

Pegado especial (10 minutos para aprender)

Copiar y pegar es una de las funciones más simples y utilizadas en Excel. Pero a menudo transferimos un formato que no queremos, o copiamos una fórmula, cuando en cambio solo queremos un valor.

Estas pequeñas frustraciones pueden tardar en solucionarse, por eso Paste Special es tan ... especial. Pegado especial le permite elegir qué elementos de la celda copiada trae. Después de haber copiado su celda (Ctr + C) presione Ctrl + Alt + V (o vaya a la sección Portapapeles de la cinta Inicio, o Editar> Pegado especial) para abrir Pegado especial y hacer su selección. Alt + E + S + V es el atajo para pegar valores, probablemente el uso más común de Pegado especial.

Agregar varias filas (2 minutos para aprender)

A menudo necesitamos agregar nuevas filas entre las filas existentes. El atajo (Ctrl, shift, +) es bastante útil, especialmente porque puede alternar el + para agregar varias filas. A menudo, simplemente resaltando la cantidad de filas que desea agregar (digamos 5) y haciendo clic con el botón derecho, insertar es más rápido cuando se agrega en forma masiva, ya que agregará la cantidad de filas que ha resaltado.

Relleno rápido (30 minutos para aprender)

Excel desarrolló una mente propia en 2013 con esta función. Flash Fill llena automáticamente sus datos cuando detecta un patrón.

Suponga que tiene una lista de números de producto en las primeras diez celdas de la columna A, p. Ej. "ABC-00001" a "ABC-00010" y solo necesita los números después del "-". Puede descartar fácilmente el "ABC" con Flash Fill. Antes de 2013 esto era posible, pero dependía de una combinación de funciones (FIND, LEFT, &, etc.). Ahora, esto es mucho más rápido e impresionará a la gente.

Establezca el patrón escribiendo "00001" en la primera celda en blanco. Si Flash Fill está activado (Opciones de archivo, Avanzado) simplemente comience a escribir el siguiente número de producto en la celda a continuación y Flash Fill reconocerá el patrón y completará los números de producto restantes por usted. Simplemente presione la tecla Enter para aceptar. O haz que funcione manualmente haciendo clic en Datos>

Relleno flash o Ctrl + E.

Flash Fill es como magia y se puede utilizar en muchos escenarios diferentes. Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesita ingresar o cambiar muchos datos de manera rápida y precisa. Flash Fill es una característica asombrosa.

INDICE-MATCH (45 minutos para aprender)

Aparte de VLOOKUP (que busca el valor en una columna y devuelve el valor correspondiente de otra columna), INDEX y MATCH son las herramientas más utilizadas y poderosas en Excel para realizar búsquedas. Si se utilizan por separado, estas funciones tienen un valor incalculable, pero es cuando se combinan cuando se desata su verdadero poder. INDEX y MATCH utilizados en combinación lo ayudan a extraer los datos que necesita de un gran conjunto de datos de manera eficiente y precisa. Dominar estas funciones no solo lo hará parecer un genio de Excel para sus colegas y su gerente, sino que también hará que una tarea tediosa y mundana sea rápida y simple. Así es como funcionan estas funciones:

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