AMBIENTE VIRTUAL

Introducción:

En la actualidad, las empresas deben ofrecer a sus clientes productos y servicios de alta calidad, de manera oportuna y con un bajo costo para ser competitivas. Para lograrlo los administradores hacen uso de las herramientas de la administración de operaciones siendo capaces de aprovechar los recursos productivos de las organizaciones.

El presente reporte de caso tiene como objetivo aplicar las herramientas de la administración de operaciones para dar solución a un problema de programación y control de un proyecto de la Escuela Preparatoria Nacional, la cual intenta desarrollar cursos en línea para las personas que quieren cursar la preparatoria a distancia.

Un Ambiente Educativo Virtual es un sistema de información para la gestión de cursos virtuales, que puede ser utilizado como un complemento para cursos presenciales.

Un Ambiente Educativo Virtual es también una solución e-learning y como tal tiene 3 elementos que son la Plataforma, los Contenidos y los Sistemas de Comunicación.

Desarrollo:

Debido a la falta de alumnado que por diversas razones no pueden cursar sus materias en los horarios y formatos convencionales, la Escuela Preparatoria Nacional, se vio en la necesidad de crear un sistema de educación a través de cursos en línea. Por lo tanto, para la realización del proyecto, se nombró un grupo de 5 personas, conformado por profesores y directores académicos, que concluyeron en elaborar 45 cursos en línea y contratar un proceso de consultoría para definir e implementar el modelo educativo.

El grupo de consultores experto en aprendizaje a distancia, que fue contratado, definió el alcance del proyecto con el desarrollo de un modelo educativo, así como la generación de los documentos de trabajo para la participación de los profesores en el desarrollo de los cursos y capacitación en el proceso, y por último, acompañar el desarrollo de dichos cursos, hasta colocarlo en la plataforma tecnológica.

Sin embargo, conforme iba avanzando el proceso de producción, se dieron cuenta que los cursos no estaban desarrollados con uniformidad, porque unos estaban muy apropiados y enfocados a los objetivos, pero otros carecían de los detalles necesarios.

Debido a la problemática presentada, el director de la escuela indicó que las presentaciones debían contar con animaciones para facilitar la lectura y sugirió que se revisaran nuevamente los cursos y se hicieran los materiales en un formato mejorado.

Así mismo conforme iba avanzando el proyecto debido a la mala planeación realizada en un principio provoco el desfase de diversas actividades lo cual afectara en tiempo y costo la conclusión del proyecto a continuación se dará respuesta a las siguientes preguntas detonantes como propuesta de solución.

Propuesta de solución:

A continuación daremos respuesta a las preguntas que sobre el caso se plantean:

1. ¿Se considera que la problemática presentada es por un cambio en el alcance o un problema de comunicación?

El alcance de un proyecto describe los límites del mismo y los productos finales que el proyecto va a entregar, así como la información que se necesita para realizarlo y las partes de la organización que se verán involucradas. Sin embargo considero que la problemática presentada no es por un cambio en alcance más bien fue un problema de planeación en donde dentro de ella la comunicación entre el personal que se encuentra involucrado dentro del proyecto juego un papel muy importante para dar solución a lo anteriormente planteado es importante que se el proceso de consolidación del proyecto se inicie a partir de la fase Cero que es la planeación en donde se tendrán que considerar todos y cada uno de los puntos necesarios para el buen desarrollo del proyecto lo cual con base al caso 1 no fueron tomados en cuenta todos los elementos que contempla la etapa de planeación. La fase inicia con la estrategia de la compañía e incluye la evaluación de los desarrollos tecnológicos y los objetivos de mercado. El producto de la fase de la planeación es el enunciado de misión del proyecto, el cual especifica el mercado meta del producto, las metas del negocio, los supuestos fundamentales y las restricciones. Como podemos apreciar la etapa o fase cero de un proyecto es la planeación, aquí nace todo el proyecto tiene que poseer todas las bases y cimientos para que este pueda crecer pues en este se determinan entre otros:

• Los alcances y objetivos.

• Se delimitan el problema o que es lo que se desea lograr.

• Se establecen aspectos importantes en torno al proyecto, como: visión y justificación.

• Se establece la metodología a seguir.

• Se determinan todos los recursos con los que se contara.

• Se establecen objetivos, por lo general a corto plazo.

• Se definen equipos de trabajo, y se confirman las responsabilidades de cada integrante.

• Se desarrolla y determina el plan a seguir.

La planeación es la fase crucial para que el desarrollo y nacimiento del proyecto se ve a realidad, pues si desde este principio todo o alguna de las partes se encuentra mal sustentada o fundada es poco probable que el proyecto llegue a su fin y se logre poner en marcha, para evaluar los resultados obtenidos y efectuar retroalimentación de lo sucedido.

2. El re-hacer los materiales tendría un costo alto, no considerado en el proyecto, ¿Quién debe de asumirlo? ¿Debe compartirse?

Considero el re-hacer de los materiales al material que se elaboró a causa de no haberlo realizado correctamente la primera vez, agregándole a esto también los cambios continuos que se hacen y el trabajo duplicado entre personas. La causa más frecuente de esto es la necesidad de hacer correcciones para resolver defectos o no cumplimientos de los estándares establecidos. Lo cual obviamente tiene un impacto en el costo total del proyecto ya que en la planeación no se presupuesto una partida que considerara posibles cambios en las actividades desarrolladas del proyecto.

De esta manera se deja ver la importancia de la planeación, con base en la pregunta de quién debe asumir el costo, como producto del re-hacer de los materiales o en su defecto con quienes debe compartirse, en particular considero que el director de la institución es el que debe asumir la responsabilidad de tales costos atraves de las finanzas de la institución y del presupuesto destinado para tal proyecto acompañado de un análisis financiero que permita solventar dicha problemática.

3. ¿Es posible afirmar que los profesores hicieron su trabajo en forma apresurada?

Al contar con actividades extras como docentes los profesores pudieron haber realizado actividades de forma apresurada. Es importante

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