Desarrollo De Un Ambiente Educativo Virtual

Análisis y recomendaciones para el desarrollo de proyectos

Introducción y antecedentes de la Escuela Preparatoria Nacional

La Escuela Preparatoria Nacional (E.P.N.) ofrece cursos de nivel preparatoria en el sur del país, teniendo presencia en los Estados de Mérida, Campeche y Tabasco a través de cinco campus. Posterior a un proceso de planeación estratégica, los directivos de la E.P.N. determinaron que debido a los avances en las tecnologías de información aplicadas a la educación, era posible extender la presencia de la institución por medio del ofrecimiento de cursos educativos en línea. El Director de la escuela preparatoria nombró a un conjunto de cinco empleados para la creación del programa de cursos así como para realizar las actividades necesarias para el desarrollo de los mismos en un ambiente virtual. Como primeras actividades del proyecto se estableció un diálogo entre el cliente del proyecto, el director de la escuela preparatoria y el equipo designado para realizar el proyecto, determinando que existirían juntas de revisión de avances dos veces a la semana, así como que el programa de cursos estaría compuesto por un total de 45 cursos y que se contrataría a un equipo de consultores que serviría como apoyo para definir e implementar el nuevo modelo educativo.

En el caso “Desarrollo de un ambiente educativo virtual” observamos una situación que hace referencia a la necesidad del replanteamiento de un proyecto al observar que los resultados esperados del mismo no están alineados con los requerimientos originales del cliente, lo que ocasiona que el costo del proyecto se eleve y que la fecha estimada para concluir con el trabajo no se vaya a cumplir. Una de las principales problemáticas a la que nos enfrentamos para la solución de este caso es que a este momento, ya existe una determinada cantidad de trabajo desarrollado que no cumple con las expectativas del cliente y que al mismo tiempo, el trabajo desarrollado individualmente parece no empatar o ser uniforme con el conjunto global del proyecto, es decir que mientras que algunos cursos lucen con una excelente presentación, otros de los cursos carecen de los requerimientos mínimos necesarios para considerarse como productos terminados. Algunas de las causas identificadas del fracaso actual del proyecto se atribuyen directamente a la falta de planeación del proyecto así una débil definición del alcance del mismo y algunos errores en la ejecución de tareas relacionadas con la capacitación dada a los integrantes del equipo y su supervisión. Por el momento el equipo responsable del proyecto ha decidido no poner en producción los cursos hasta que estos cumplan con la mayoría de los requisitos planteados por el cliente. A fin de determinar cuáles acciones se deben realizar para realizar una reorganización del proyecto y por ende lograr alcanzar los objetivos impuestos por el director de la escuela, en el desarrollo del presente reporte primero se exponen los aspectos que son necesarios considerar para el desarrollo de un proyecto de forma adecuada, posteriormente dar respuesta a ciertos cuestionamientos relacionados con las fallas presentadas en los resultados del proyecto con la finalidad de plantear algunas recomendaciones a ser implementadas para alinear el trabajo con los resultados esperados. Por último se presentarán las conclusiones al caso y se incluye una reflexión del aprendizaje obtenido en el mismo.

Metodología básica para el desarrollo de proyectos y tipos de liderazgo.

A lo largo de la historia de la administración se han desarrollado diferentes metodologías para la administración de proyectos, algunas de estas metodologías contemplan por ejemplo la realización de mejoras en los procesos, la gestión del tiempo e incluso la gestión de los riesgos inherentes a la realización del proyecto (González, 2011) no obstante se dice que todos los proyectos, independientemente de su tipo o tamaño, se pueden segmentar en las siguientes cuatro etapas básicas: Definición, Planificación, Ejecución y Finalización (Varios Autores, 2004, pág. 2). Las cuatro etapas básicas de los proyectos pueden ser divididas a su vez en dos grandes categorías que tienen que ver con la Planeación y el Hacer del proyecto. En la categoría de Planeación, se deben incluir todos aquellos elementos que dan sentido al proyecto, entre ellos se deberá definir claramente el Qué hacer y el Quién lo realizará. Por su parte en la categoría de Hacer, se deberá incluir aquellos elementos que mantendrán la marcha del proyecto y a su vez asegurarán que el resultado esperado por el cliente se cumpla, además en esta categoría, específicamente en la etapa de finalización se recopilará toda la información generada en el proyecto a fin de que se aprenda de los errores y aciertos del mismo para así hacer más eficiente la realización de futuros proyectos. Adicionalmente a contar con una correcta definición de las cuatro etapas básicas, un elemento crítico para llevar a buen término cualquier proyecto estará determinado por el tipo de liderazgo que el Gerente o Administrador responsable ejerza para cumplir con los objetivos planteados. Gido y Clements (2007) señalan que para efectuar una gestión de proyectos eficiente se requiere de un estilo de liderazgo en el que se aliente la participación de los miembros que lo integran y en el que además se fomente un espíritu de consulta tanto con los responsables del proyecto como entre cada uno de sus integrantes. Además estos autores señalan que en el caso particular de la gestión de proyectos es mucho más recomendable contar con un gerente de proyecto que brinde dirección a los integrantes del proyecto en vez de una persona que de órdenes ya que por lo general el responsable principal de la ejecución del proyecto no será su jefe inmediato.

Propuesta de solución a la problemática presentada.

A continuación se da respuesta puntual a cada una de las preguntas planteadas en el caso de estudio:

...