Ambiente Gráfico De Microsoft Excel

3.1 Ambiente gráfico de Microsoft Excel

3.1.1 ENTORNO DE EXCEL

Este software de aplicación se utiliza para recopilar y organizar los datos en filas y columnas que contienen las hojas de cálculo, la forma en que se muestran las llamaremos tablas. Con los datos de una hoja de cálculo se pueden crear gráficos, bases de datos y otras opciones que permiten visualizar toda la información contenida de manera adecuada, para que posteriormente se tomen decisiones de tipo académico, económico, social, etc.

1. Iniciar Sesión

Puede iniciar sesión dependiendo de cómo se encuentre configurado el Office 2010 en la computadora:

Procedimiento para iniciar sesión en Excel desde el botón de INICIO

BOTÓN INICIO

1. Se da clic al Botón INICIO

2. Se elige la opción Todos los programas

3. Selecciona la opción Microsoft Office

4. Se da clic la opción Microsoft Excel 2010

Procedimiento para iniciar una sesión en Excel desde el botón de acceso directo

1. Se da doble clic al icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio.

Nota: Una vez abierto el software de aplicación, la presentación de la pantalla principal dependerá de la configuración que se le haya dado al momento de instalarse.

2. Elementos principales de la pantalla Excel

1. Menú archivo: Muestra a través de la vista Backstage los comandos básicos como Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir y Cerrar entre otros.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Es el área en donde se pueden personalizar los botones de comando de mayor uso dentro de Excel. Puedes agregar o quitar botones de comando, dando clic en la flecha del lado derecho y seleccionando en la ventana de dialogo.

3. Cinta de opciones: son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones de comando que se utilizan en Excel, se dividen en: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista.

4. Hoja de cálculo: Está dividida en celdas, compuesta por columnas (16,384) etiquetadas con letras y por filas (1, 048,567) que se encuentran etiquetadas por números. Cada celda tiene un nombre llamado Referencia de celda.

5. Cuadro de nombres: Es donde se observa principalmente la referencia de la Celda en que se encuentra el cursor, sirve además para asignarles un nombre a un rango de celdas.

6. Barra de formulas: Es donde se observa el contenido de la celda: Texto, Números y Fórmulas.

7. Celda activa: Es la celda que se encuentra seleccionada en la hoja de cálculo, se visualiza por medio de un recuadro que forma su contorno y su Botón de Relleno.

8. Etiquetas de hojas: Las etiquetas se utilizan para identificar a las hojas, además de asignar o cambiar el nombre a las diferentes hojas de cálculo.

9. Botones de navegación: Los botones de navegación se emplean para moverse a las diferentes hojas de cálculo que contiene el libro de trabajo, cuando el espacio para visualizar las etiquetas de las hojas es insuficiente para observarlas.

10. Barra de estado: En esta barra se observan las operaciones que se realizan en la hoja de cálculo, además de los diferentes botones de vista y el botón deslizable del Zoom.

3.2 Elaboración de Libros de Trabajo

3.2.1 LIBRO DE TRABAJO

Al iniciar sesión en Microsoft Excel se abre un archivo completamente en blanco llamado Libro1, está compuesto en forma predeterminada por las hojas de cálculo Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

A. Abrir un libro nuevo

Para abrir un libro nuevo en blanco, plantilla u otro tipo de formato Excel realiza lo siguiente:

Procedimiento para abrir un libro nuevo:

1. Se da clic en el Menú Archivo, en la opción: Nuevo.

2. En esta ventana se elige Libro en Blanco o la plantilla que se desee abrir.

3. Hacer clic en Crear.

B. Guardar un libro de trabajo

Una vez terminado el libro, se debe guardar en una unidad de disco, el procedimiento para guardar el archivo requiere de la ubicación y el nombre del libro, el cual va de acuerdo con la información contenida.

Procedimiento para guardar un libro:

1. Se da clic en el Menú archivo, elige la opción guardar como…

2. Se selecciona la carpeta en donde se grabará el archivo.

3. Se teclea el nombre del archivo.

4. Se elige en el tipo de archivo, la versión de Excel que deseas guardar el archivo con la finalidad de que se pueda abrir en otras versiones de Excel o si deseas guardarlo como un archivo PDF (solo lectura), etc.

5. Se da clic en el botón Guardar.

C. Abrir un libro de trabajo existente

Para abrir un Libro que ya ha sido guardado anteriormente realiza lo siguiente:

Procedimiento para abrir un Libro de Trabajo:

1. Se da clic en el Menú Archivo, selecciona la opción: Abrir.

2. Localiza la carpeta en donde se encuentra el archivo a abrir.

3. Selecciona el archivo y da clic en el boto Abrir.

Procedimiento para abrir un archivo creado recientemente:

1. Se da clic en el Menú Archivo, selecciona la opción Reciente.

2. Da clic en el archivo que deseas abrir.

D. Visualizar varios libros abiertos

Para visualizar los diferentes Libros de trabajo que se abrieron en Excel y con la finalidad de que se pueda intercambiar datos de un libro a otro, se utiliza la Cinta de Opciones Vista y el Grupo Ventana.

Procedimiento para Visualizar un Libro de Trabajo:

1. Se da clic en la cinta de opciones Vista.

2. Selecciona del grupo ventana el botón de comando Cambiar ventanas.

3. Selecciona con un clic el archivo que se va a visualizar.

3.2.2 HOJA DE CÁLCULO

El numero de hojas de cálculo que contiene un libro nuevo se puede modificar dependiendo de las necesidades del Libro de trabajo, además, puedes modificar el nombre a las hojas de cálculo. Esto se realiza con la Cinta de opciones inicio y el Grupo celdas.

A. Insertar Hoja

Para insertar hojas de cálculo en el libro de trabajo con la intención de aumentar su información, de agregar Gráficos u otro tipo de opciones que se puedan realizar en Excel.

Procedimiento para Insertar una Hoja de cálculo

1. Se da clic en la cinta de opciones Inicio.

2. Selecciona del grupo Celdas el botón de comando Insertar.

3. Se selecciona la última opción Insertar hoja.

B. Eliminar Hoja

Procedimiento para eliminar una

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