Analisis Final 1

“Aplicación y beneficios de la automatización de proceso administrativos dentro de la organización”.

En cualquier empresa es necesario una serie de procedimientos para realizar las tareas cotidianas que se requieran, ya sea para ofrecer un producto hasta prestar un servicio al cliente. Pero muchas veces estos procesos no los tenemos para optimizar el tiempo y la eficiencia que se debería de tener para realizar cualquier gestión dentro de una organización. Principalmente debe hacerse un cambio desde el patrono, este personaje que es el pilar de la organización y que lleva consigo la responsabilidad del éxito o fracaso de una empresa. Con la automatización de los procesos internos de una empresa se consigue votar una burocracia (exceso de trámites y papeleo que dificultan la solución de asuntos) para incrementar una productividad de cualquier índole dentro de una empresa.

El conocimiento previo a realizar dicha automatización es importante ya que si las jefaturas desconocen cómo aplicar un proceso y quitar cosas que no generen valor; por más que tengan el mejor equipamiento, organización, descripción de puestos, etc. Todo proceso que tenga estipulada una empresa no obtendrán el objetivo trazado y ese estancamiento administrativo que puedan tener, puede provocar pérdidas empresariales de miles de inversiones ya gestionadas.

Con un conjunto de herramientas que faciliten la administración, se puede realizar un análisis y definir en que parte del proceso radica la falla del estancamiento, realizar propuestas para mejorarlas, eliminar procesos que no generan valor y que solo absorben tiempo y costos, y lo más importante el entorno que posee la organización influye mucho en el desempeño de todos los empleados

Aplicación y beneficios de la automatización de proceso administrativos dentro de la organización

La dinámica en una economía global como la actual exige que las empresas tengan información para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas. Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de información tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en igualdad de condiciones. Contar con soluciones de automatización dentro de los procesos administrativos de una empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dónde se generan “cuellos de botella” y tomar correctivos; se puede saber y monitorear cuáles actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas. Adicional a esto, el originador de la solicitud del servicio

Puede saber en todo momento dónde está su proceso y el dueño del proceso o principal responsable, puede monitorear cada etapa; en general se puede administrar y tener control del proceso de principio a fin. Un proceso manual normalmente requiere del seguimiento y acompañamiento de una o varias personas para asegurar y controlar que se atienda en los tiempos y con la calidad adecuada; cuando no se cuenta con este control o seguimiento, se depende de cada persona que participa del proceso. Los resultados de la implementación de una solución de automatización de procesos en cualquier área de la organización pueden medirse en primera instancia por la reducción de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del área impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia, transparencia y mejor servicio. La falta de automatización en las organizaciones genera reproceso, atrasos, falta de trazabilidad y dependencia de personas; todo ello conlleva, a mayores costos y a baja productividad

CONCLUSION

Una de los objetivos primordiales

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