Análisis de Sistema Departamento de cuentas por cobrar

Análisis de Sistema

Departamento de cuentas por cobrar 

Supli Office Copy Master

Introducción

El análisis de sistemas es la ciencia encargada del análisis de sistemas grandes y complejos y la interacción entre esos sistemas. También se denomina análisis de sistemas a una de las etapas de construcción de un sistema informático, que consiste en relevar la información actual y proponer los rasgos generales de la solución futura.

Esto es a grandes rasgo un concepto de análisis de sistemas, el contenido que a continuación se presenta es producto del esfuerzo y dedicación de la exhaustiva investigación realizada al “Departamento de cuentas por Cobrar de la empresa (Suplí Office Copy Master)” con el objetivo de analizar y determinar cómo funciona su sistema.

Durante el transcurso del Análisis detallado y minucioso se pudo determinar las Fallas o Debilidades del sistema actual que no le permite cumplir con los requerimientos de los usuarios para lo cual se presentan sugerencias y propuestas.

Las herramientas que nos facilita el análisis de sistema de información permitieron llevar a cabo todas las indagaciones necesarias sobre el proceso de  cobro y autorización de crédito, determinando así todos los requisitos necesarios para el análisis de este sistema.

Misión

Ser una institución dominicana de mejor desempeño, reconocida por la estrecha relación con sus clientes y por tener la mejor y por tener la mejor gente del mercado manteniendo escrito apego a los principios éticos y de responsabilidad social.

Visión

        Ser una de las mayores empresas en el mercado dominicano, y brindarles el mejor servicio de nuestro producto a los clientes.

Organigrama De Empresa  [pic 1]

Política de la Empresa

• Mantener Nuestra Imagen.
• El Cliente siempre tiene la razón.
• Atender el cliente es responsabilidad de todos los integrantes  de la empresa.
• Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional.  
• Tener puntualidad.
• Se debe trabajar con esmero y dedicación.

Principios Básicos

• Satisfacción al cliente.
• Productividad.
• Mejoramiento continuo.
• Integridad.

Cronograma de actividades

Descripción del sistema actual

        El departamento de cuentas por cobrar está a cargo de la cajera principal, el procedimiento de este se ejecuta mediante los siguiente procesos.

1. Llega el cliente, se dirige al departamento de cobro para hacer la petición del crédito.
2. La cajera principal se encarga de elaborar la factura al cliente, la cual se le imprime y se le exige que sea debidamente firmada y a si ser sellada con el sello de la empresa.
3. Se le da un plazo de 30 días para pagar dicha factura.
4. Luego se envía la factura al encargado de despacho para proceder con la entrega de la mercancía.
5. Se le entrega solo la copia de la factura al cliente.
6. El almacenista le devuelve la factura original a la cajera principal.
7. Al final del día se postean las facturas a crédito en el sistema y se guardan en un folder con el nombre del cliente para ser depositada en un archivo.
8. Para cobrar la factura se busca dicha factura en el archivero de cuentas por cobrar, luego se le hace una llamada al cliente o se envía una copia de la factura pendiente por pagar.}
9. Cuando el cliente realiza el pago se registra en el sistema y se le entrega la factura original al cliente con un recibo de pago y debidamente sellada por la empresa.

Objetivo del sistema

• Elaborar un análisis de calidad.
• Describir ciertas propiedades de un objeto.
• Determinar las características del sistema al que se le implementa el análisis.
• Evaluar las alternativas del análisis.
• Mejorar el sistema actual.
• Aumentar el rendimiento del sistema.
• Establecer mejores metas en el sistema para mejor desarrollo.
• Clasificar la información del sistema.
• Implementar mejoras al sistema.

Controles del Sistema

• Solo la cajera y el dueño pueden autorizar crédito.
• No se autoriza crédito a más de 30 días.
• No se despacha más mercancía con facturas pendientes.
• No se hace descuento a facturas a crédito.
• Solo la cajera y el dueño pueden ver los clientes con deudas.
• Cada cliente tiene un límite de crédito.
• El dueño es el único que puede aumentar el límite de crédito de los clientes.

Seguridad del sistema

• Solo la cajera principal está autorizada a cobrar las facturas a crédito.
• Solo el dueño autoriza que le facturen a crédito teniendo facturas pendientes.
• Solo las cajeras pueden postear las facturas a créditos.
• El almacén no puede despachar mercancía si la factura no está sellada y firmada por la cajera principal.

Entrevistas

1. ¿Cuántos Empleados hay trabajando en el Departamento?

2 Empleados

1. ¿Cuál es la cantidad promedio de empleados según el organigrama y los reglamentos?

4 Empleados

1. ¿Cuál es el proceso de cobro y autorización de crédito?

Este proceso se torna un tanto tedioso con ese sistema, ya que nos hace perder mucho tiempo, tanto a nosotros como a los clientes. También al solo tener una sola persona para cobrar y autorizar el crédito, se nos acumulan muchos clientes provocando esto un caos.

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