SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR EMPRESAS COMERCIALES

SISTEMA DE CUENTAS POR COBRAR EMPRESAS COMERCIALES

El área de cobranzas es un sector complejo y muy susceptibles a las variables externas, con una infinidad de situaciones cuyas causales están dadas por cada cliente en particular, a las que deben sumarse las fluctuaciones del mercado donde se opera y de aquellas que genera la economía en general.

Por esto, es preciso que las políticas internas sean claras, así como las políticas de ventas en lo que hace referencia a las condiciones de pago, plazo de los mismos, descuentos, fechas de entregas de la mercancía o realización de los diferentes servicios.

En general, los factores que se deben tener en cuenta y que contribuyen a una efectiva labor de cobranza son:

1) Conocimiento del cliente.

2) Seguimiento de la deuda.

3) Insistencia y perseverancia en la gestión.

4) Coordinación entre los diferentes departamentos de la empresa.

5) Experiencia del personal.

6) Correcta información.

7) Capacidad para una negociación efectiva.

8) Políticas claras.

9) Organización en la acción y conocimiento de los problemas.

ORGANIZACIÓN DE LA CARTERA

La cartera de Lind Hogar será asignada y realizada la gestión de cobranza teniendo en cuenta el rango de vencimiento de los créditos y la complejidad en su recuperación.

Esto con el fin de cumplir con los siguientes objetivos:

1- Evitar el envejecimiento de la cartera, implementando una etapa preventiva.

2- Diferenciar las etapas de cobro e implementar las estrategias para cada una.

3- Realizar un mejor análisis de la cartera, detectando las falencias en los recaudos y los progresos en la gestión de cobro.

4- Disminuir la cantidad de clientes de los analistas para que haya un mayor seguimiento de los créditos y una labor de recobro.

La distribución de la cartera de hará de teniendo en cuenta el personal del departamento de cartera, y zonas será asignadas según la planificación mensual.

TELECOBRANZA

Teniendo en cuenta el rango de vencimiento en que se encuentra el crédito, y el hecho de que a medida que se envejece éste se hace más complejo el contacto telefónico con los deudores solidarios, las gestiones telefónicas se harán de la siguiente forma:

- Rango corriente a 60 días de mora, deben realizar una gestión de mínimo cien (100) créditos diarios. En los créditos que presenten de 31 a 60 días de mora se debe poner en conocimiento del codeudor el atraso del crédito.

- Rango de 61 a 90 días de mora, deben realizar una gestión de mínimo ochenta (80) créditos clientes diarios. En los créditos de esta franja se debe realizar una labor de telecobranza conjunta, es decir, a todos los deudores solidarios.

- Rango de 91 días de mora en adelante, deben realizar una gestión de mínimo sesenta (60) créditos diarios. En los créditos de estas franjas de igual forma que en la anterior se debe realizar una labor de telecobranza conjunta.

La finalidad de la gestión telefónica es el contacto con el cliente o su codeudor y la obtención de un compromiso de pago con éstos.

Los deudores solidarios que no se logren contactar por la vía telefónica, se le informa de manera escrita a los gestores de cobro de la zona para que proceda a su visita y a la actualización de los teléfonos. La respuesta de los gestores debe ser a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la solicitud que se haga de dicha visita.

Dependiendo del rango de vencimiento del crédito se utilizaran protocolos de llamada y estrategias de contacto diferente.

RESULTADOS Y REPORTE DE LA GESTIÒN

Los resultados de la gestión serán informados por el analista a los gestores diariamente entre las 8:00 am y 9:00 am. La gestión se comunicara por los diferentes medios que hay como correo electrónico, fax o por teléfono.

La gestión realizada a los créditos se debe ingresar en la base de clientes que se entregara mensualmente, la cual esta creada en un documento de Excel. Esta base de datos no podrá ser modificada.

En la columna denominada “fecha de Gestión”, se debe colocar el día en que se realiza la gestión, por ejemplo, 26/3/2011.

En la columna denominada “resultado” se debe colocar lo que obtuvimos en la gestión, es decir, la fecha de compromiso, el no contacto con el cliente, etc. Estos resultados serán identificados con palabras que permitan trabajar de una manera sencilla. Inicialmente se utilizaran las palabras de la tabla de la siguiente página:

GESTION RESULTADO GESTIÒN

Cliente realiza un pago que no cubre la cuota mensual. PAGO PARCIAL

Cliente que paga como mínimo la cuota mensual. PAGO

Cliente paga la totalidad del crédito CANCELADO

Durante la gestión se genera alguna duda que la puede resolver el gestor GESTOR

Gestor o cliente informa del pago, pero no aparece reflejado en el sistema VERIFICAR

Cliente solicita servicio técnico y esta dentro de la garantía. SERVICIO

Crédito presenta alguna irregularidad que afecta el pago NOVEDAD

Deudores solidarios y referencias no se pudieron contactar (ilocalizados) telefónicamente VISITAR

Deudores solidarios están ilocalizados telefónicamente y se desconoce su paradero ILOCALIZADO

Se le deja un recado con el codeudor MENSAJE CODEUDOR

Se le deja un recado con algún familiar MENSAJE FAMILIAR

Se le deja un recado con persona diferente a las anteriores MENSAJE OTROS

Deudores solidarios tiene los teléfonos apagados o fuera de servicio. NO CONTACTO

Deudores solidarios que se niegan a pagar sin ninguna justificación. RENUENTE

Deudores solidarios no tiene capacidad económica para el pago INSOLVENTE

Se le ofrece al cliente una alternativa de financiación REESTRUCTURACION

Se le ofrece al cliente una alternativa de financiación REFINANCIACION

Se acuerda con alguno de los deudores solidarios una reunión en el punto de atención CITA A OFICINA

Crédito no gestionado NO GESTION

Se realiza un compromiso de pago con el cliente o su codeudor COMPROMISO DE PAGO

Se realiza un compromiso de pago con el cliente o su codeudor y estos va a pagar en oficina PAGA EN OFICINA

Cuando no se ha pactado directamente con los deudores solidarios compromiso de pago COMPROMISO PARCIAL

Cliente no tiene saldo vencido, sino la cuota por vencer el

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