Nota técnica: la gestión de las cuentas por cobrar en una empresa

NOTA TÉCNICA: LA GESTIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN UNA EMPRESA.

Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes. La mayoría de las empresas vende al crédito con el fin, ya sea, de fidelizar a sus clientes actuales, o atraer a nuevos clientes. Otorgar un crédito es invertir en un cliente, que se relaciona con la venta de un producto o mercadería.

En principio, todas las empresas desean realizar sus ventas solamente al contado; sin embargo, las condiciones del mercado en general, y la competencia en particular, obliga a las empresas a utilizar esta herramienta de marketing destinado a aumentar las ventas sobre todo al crédito y con ello impactar positivamente las utilidades y la rentabilidad de la empresa. El primer gran desafío de una empresa es pensar como su cliente, y proporcionarle una experiencia positiva. Un cliente insatisfecho puede contar su experiencia negativa a muchas personas usando las redes sociales y la empresa debe contar con una estrategia para abordar este feedback negativo. Mantener la focalización en el cliente ayuda a satisfacer sus expectativas y anticipar sus futuras necesidades.

Las cuentas por cobrar representan una inversión importante y continuada para las empresas que venden al crédito, que depende tanto del monto de la venta a crédito, cómo de su plazo promedio de cobro. Por tanto, como cualquier inversión debe generar una determinada rentabilidad, pero también puede producir pérdidas y con ello afectar la creación de riqueza por la empresa, lo que demanda de la gerencia de finanzas focalizar su atención en la rentabilidad, riesgo y liquidez de sus cuentas por cobrar.

Las condiciones de crédito pueden variar de un sector de actividad a otro, como por ejemplo, sus plazos, los cuales dependen parcialmente de las condiciones económicas reinantes.

1.- Conceptos básicos

Es importante tener claro algunos conceptos básicos para comprender mejor los temas que se abordarán a lo largo de esta nota técnica, por lo que en primer lugar examinaremos algunas definiciones de autores e instituciones conocidas.

Administración

El concepto de administración es ampliamente utilizado en distintos aspectos de la vida cotidiana. Términos de uso común como administración del tiempo y administración del presupuesto familiar se suman a otros de uso empresarial como por ejemplo la administración del personal o de los recursos de la empresa. A pesar de ser muy familiar, es probable que no se tenga una idea clara de su importancia.

A continuación se entregan dos definiciones de administración:

Henri Fayol describió la administración como “un conjunto universal de funciones que incluyen la planificación, organización, dirección, coordinación y control.” (Stephen P. Robbins, Administración, 2005).

“La administración es una rama de la dirección que abarca la inspección, operación y control en una empresa, y por medio de ella, se analizan y resuelven problemas.” (Köhler, Diccionario para contadores, 2002).

En conclusión la administración es un conjunto de acciones que dispone, dirige, ordena y controla los recursos, sean estos recursos humanos, tangibles como los activos fijos y monetarios o intangibles como el tiempo, en busca de la solución de problemas y el cumplimiento de los objetivos organizacionales de manera eficiente.

Crédito

Hoy en día la palabra crédito forma parte importante de los proyectos y necesidades tanto de personas como de empresas e incluso de la actividad económica de un país.

Acuerdo en el que una de las partes entrega dinero o un bien a cambio del pago futuro del valor de lo otorgado más los intereses que correspondan.” (Superintendencia de Valores y Seguros, http://www.svs.cl/educa/600/w3-propertyname-505.html).

“El crédito es un préstamo de dinero que el Banco otorga a su cliente, con el compromiso de que en el futuro, el cliente devolverá dicho préstamo en forma gradual (mediante el pago de cuotas) o en un solo pago y con un interés adicional que compensa al Banco por todo el tiempo que no tuvo ese dinero.” (Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras, http://www.bancafacil.cl/bancafacil/servlet/Contenido?indice=1.2&idPublicacion=3000000000000027&idCategoria=5).

El crédito puede obtenerse mediante la entrega del dinero o abono en la cuenta corriente del cliente, o a través del otorgamiento de una línea de crédito que está disponible para cuando el usuario elija utilizarlo. Ésta última forma es utilizada en el sistema de tarjetas de crédito, las cuales pueden ser de instituciones bancarias o no bancarias, dentro de las cuales se incluyen las casas comerciales.

Cuentas por cobrar

Si bien cada autor puede otorgar una definición distinta, se refieren esencialmente a lo mismo.

“Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.” (Calles, Administración de cuentas por cobrar e inventarios, 2001).

“Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo, los cuales se reflejan al valor pactado originalmente.” (Barrón Morales, Estudio práctico de la ley del impuesto al activo, 2003).

En resumen, son derechos que tiene la empresa sobre terceros, originados de la cesión de productos o servicios al crédito, es decir, mediante la venta inmediata pero con postergación de la recepción del dinero correspondiente a dicho producto o servicio entregado al cliente.

Plazo promedio de cobro

Es un índice financiero relacionado con las ventas al crédito. Se puede definir como:

“Plazo promedio al que están pagando los clientes.” (Javier Duarte, Lorenzo Fernández, Herberto Ruz, Finanzas Operativas: Un Coloquio, 2005). Es decir, cada cuántos días está recibiendo la empresa el dinero correspondiente a ventas al crédito.

Se puede calcular utilizando la siguiente ecuación:

Plazo Promedio de Cobro

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