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“Aplicación y beneficios de la automatización de procesos administrativos dentro de la organización”

POR. NELSON DIAZ

Actualmente la Administración está mostrando cada vez más interés en ser eficaz y eficiente en el desempeño de todas sus tareas, esto requiere minimizar recursos y aumentar su productividad en todos los aspectos.

En este sentido, son muy importantes los avances tecnológicos en la gestión de los procesos de los negocios, tanto para agilizar la tramitación, como para obtener datos que debidamente interpretados , puedan ser útiles para extraer conclusiones sobre los servicios presentados en una empresa.

Podemos definir Automatización de procedimientos como: La serie de procesos para incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía.

Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la formación de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis. Asimismo, debe tomarse en cuenta que existen numerosas aplicaciones de tecnología de información que pueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. Para evitar confusiones al respecto, resulta vital que se determine el nivel y naturaleza de automatización en la empresa; de igual forma, deben considerarse una serie de factores, tales como: filosofía y actitud administrativas, industria a la que pertenece el negocio, nivel de competitividad, recursos, cultura informática y personal.

Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de información tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en igualdad de condiciones.

Contar con soluciones de automatización dentro de los procesos administrativos de una empresa genera grandes beneficios.

Cuando se automatizan procesos se pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dónde se generan “cuellos de botella” y tomar correctivos; se puede saber y monitorear cuáles actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas.

Adicional a esto, el originador de la solicitud del servicio puede saber en todo momento dónde está su proceso y el dueño del proceso o principal responsable, puede monitorear cada etapa; en general se puede administrar y tener control del proceso de principio a fin. 



Un proceso manual normalmente requiere del seguimiento y acompañamiento de una o varias personas para asegurar y controlar que se atienda en los tiempos y con la calidad adecuada; cuando no se cuenta con este control o seguimiento, se depende de cada persona que participa del proceso. 

Los resultados de la implementación de una solución de automatización de procesos en cualquier área de la organización pueden medirse en primera instancia por la reducción de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del área impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia, transparencia y mejor servicio.



La falta de automatización en las organizaciones genera reprocesos, atrasos, y dependencia de personas; todo ello conlleva, a mayores

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