Bases De Datos En Excel

1.1 BASE DE DATOS EN EXCEL

En Excel se identifica el concepto de base de datos con el de lista (o tabla). Por lo tanto una base de

datos en Excel es un conjunto de filas en las cuales una columna tiene siempre el mismo tipo de

información.

La definición que da Excel de lista es:

“Serie rotulada de filas de hojas de cálculo que contiene grupos similares de datos, como una

base de datos de facturas o un conjunto de nombres y números telefónicos de clientes. Una lista

puede usarse como una base de datos, donde las filas son registros y las columnas son campos.”

Durante la generación de la hoja de cálculo, no es necesario definir ninguna propiedad

específica para realizar operaciones de base de datos como introducir, borrar, buscar, ordenar o

efectuar el subtotal de los datos, el programa reconoce la lista como una base de datos.

ESIISS: Aprenda Access 97 como si estuviera en Primero página 2

Para crear una base de datos o una lista en Excel se debe introducir una primera fila en la que

se describe el contenido de cada columna. A continuación se introducen en las filas siguientes cada

uno de los datos. Estas filas constituyen los registros de la lista.

En el ejemplo (Figura 1) se crea una lista

para contener los datos de carnet, nombre, dos

apellidos y curso de una serie de alumnos.

En los siguientes apartados se muestran dos

de las operaciones que Excel permite realizar con

dichos datos: edición y ordenación.

1.1.1 Introducir datos con un formulario

Se debe seleccionar el comando Form… (Formulario), en el menú

Data. Se abre una ventana que contiene el formulario correspondiente

a la lista anterior (Figura 2). En este formulario se puede:

•ver los distintos registros mediante las flechas y el cursor de

la barra de desplazamiento

•introducir nuevos alumnos con el botón New

•borrar el alumno presentado con el botón Delete

•establecer un criterio de búsqueda con el botón Criteria

El botón Criteria sirve para mostrar sólo los registros que

cumplan una condición determinada. Al pulsar el botón Criteria

desaparecen los datos en las cajas texto. El usuario debe introducir

el criterio por el que desea buscar. Por ejemplo para buscar sólo a

los alumnos de 3º, se introduce un 3 en la caja de texto correspondiente a curso, con lo que al pulsar

los botones Find Prev (Encontrar previo) y Find Next (Encontrar siguiente), el formulario sólo se

desplaza por los alumnos que cumplen esta condición.

1.1.2 Ordenar una lista

Los alumnos de la lista se pueden ordenar mediante el

comando Sort… (Ordenar), en el mismo menú Data. Se

muestra una ventana (Figura 3) en la que se especifica el

criterio por el que se ordenan los alumnos, pudiéndose

establecer hasta tres criterios, por ejemplo, ordenar por el

apellido primero, si coincide por el apellido segundo y si

también coincide por el nombre.

Otras operaciones que se pueden realizar son realizar

un filtro para obtener una nueva sublista con sólo los

alumnos que cumplen unas condiciones o hallar subtotales

de los campos que se deseen.

Estas funciones son propias de una aplicación de

gestión de bases de datos, sin embargo existe una diferencia fundamental entre Excel y una

aplicación de base de datos: Excel sólo puede tener una lista en cada hoja y no puede establecer

relaciones entre dichas listas.

Figura 1. Lista de Excel.

Figura 2. Formulario de Excel.

Figura 3. Sort de Excel.

Capítulo 1: Introducción página 3

En la terminología de las aplicaciones de bases de datos, lo que Excel llama lista o base de

datos se denomina tabla. Y el conjunto de todas las tablas con sus relaciones es lo que realmente

constituye la base de datos.

Equipo num 2

Access

Bases de Datos en Access

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

 Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

 Proporciona

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