CREATIVIDAD

. ¿Para qué sirve?

El Benchmarking es una técnica en la que se comparan los procesos de una organización con aquellos de organizaciones similares a fin de analizar formas de mejorar dichos procesos en la propia organización. Es un acercamiento sistemático utilizado para identificar “mejores prácticas”, siendo una técnica que permite aprender sobre los éxitos de otros en un área donde el equipo está tratando de hacer mejoras.

Es de gran utilidad para el personal gerencial y equipos de trabajo específico. Se recomienda involucrar en el uso de esta herramienta a un experto en el proceso que se va a estudiar/ analizar.

Se utiliza para desarrollar nuevas ideas para modificar y mejorar el proceso de que se trata.

Se debe tener cuidado en entender perfectamente el funcionamiento del proceso propio antes de analizar los procesos de otros. Y utilizarla una vez analizadas las estrategias y haberlas comprendido cabalmente para adoptarlas o adaptarlas.

2. ¿Cómo se elabora?

A) Seleccione otra institución u organización para ser usada como “benchmark”. Identifique una organización con servicios de salud similares (idealmente deberá seleccionarse una que no sea la competencia directa), o alguna organización líder en ese tipo de procesos y que esté dispuesto a compartir información con usted. Otros medios para complementar esta práctica comparativa son: Artículos o trabajos publicados sobre el tema que se trata, bases de datos, sindicatos, universidades, instituciones privadas en salud, entrevistas con los usuarios y cuestionarios.

B) Contacte a la Organización que ha elegido. Este contacto inicial tendrá el propósito de explicar el motivo de su visita, obtener su apoyo y fijar la fecha y hora.

C) Haga una visita para obtener información*. • Antes de ir a la visita determine el tipo de información que necesita.

• Mande una lista de preguntas a su contacto de manera que estén preparados al momento de hacer su visita. (Para este efecto puede utilizar el formato “Guía de Entrevista con la organización/institución a compararse (benchmark)”

• Haga una agenda de la visita y póngala a consideración de su contacto (“benchmark”).

• Organice una junta dentro de las actividades para obtener respuesta a sus preguntas y haga una visita física en la organización que seleccionó como benchmark.

• Pregunte sobre los planes futuros que tienen para el proceso que está investigando.

• Esté preparado para compartir con su contacto información relativa al proceso en su propia organización.

Nota: Para este efecto puede utilizar el formato “Tabla de Chequeo de Actividades” en el apartado “3. Formato”.

D) Identifique diferencias y similitudes que sean importantes entre el proceso utilizado en su organización y en el proceso que llevan a cabo en la organización o fuente de comparación que ha elegido.

E) Presente los resultados de su investigación al equipo de trabajo con el objeto de establecer nuevos objetivos y use los resultados para proponer mejoras al proceso.

El benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.

El proceso de benchmarking se puede describir como un proceso

estructurado. La estructura del proceso de benchmarking suele darse por el

desarrollo de un modelo de proceso, paso a paso. Las imágenes que vienen a

mi mente cuando pienso en procesos estructurados o en los modelos que ellos

generan son secuencias de cajas y flechas – habitualmente demasiadas para

recordar. Sin embargo, un proceso estructurado no debe agregar complejidad a

una idea simple. Y la estructura no debe interponerse en el camino del proceso;

por ejemplo, eliminar el paso once de un proceso de catorce pasos no hace

que el proceso falle necesariamente. Por último, un modelo de proceso no tiene

por qué ser único considerando que los primeros modelos de benchmarking

llevan menos de dos décadas de existencia.

¿Por qué un modelo de proceso?

Los modelos de proceso tienen dos atributos básicos que los hacen útiles

cuando se utiliza apropiadamente. Ellos proporcionan una estructura y un

lenguaje común.

Estructura

Antes de construir una casa, usted debe tener una buena idea de cómo será

después de construida. Usted sabe cómo debe funcionar después de

construída y la estructura está de acuerdo con el uso proyectado. Una vez que

se concluya la estructura de la casa, hay muchas maneras de terminar la casa,

a fin de que refleje las preferencias, los gustos y los usos de sus dueños.

Aunque la estructura de dos casas puede ser muy similar en cuanto a

apariencia y función, los productos terminados, en este caso casas, pueden

variar enormemente. Mientras se satisfagan las necesidades del dueño,

realmente no importa cómo sean los acabados de la casa.

Lo mismo que la estructura de una casa, un modelo de proceso proporciona el

marco de referencia para la acción. Dentro de ese marco, son posibles todos

los tipos de variaciones, y el proceso se puede diseñar a la medida para que se

ajuste a los requerimientos específicos de los individuos, los grupos y las

organizaciones que lo utilizan. Cualquier tipo de modelo de proceso de

benchmarking debe proporcionar una estructura apropiada para la planificación

exitosa y la ejecución de la investigación de benchmarking. Además, debe ser

lo suficientemente flexible como para animar a la gente a modificar el proceso

para que se adapte a sus necesidades y a los requerimientos del proyecto.

Un lenguaje común

Idealmente, los modelos proporcionan mapas de acción y de comportamiento

que cualquier persona de la organización puede entender. Esos mapas

especifican consecuencias lógicas de actividades que, si se siguen, producen

el resultado deseado, en este caso, una exitosa investigación de benchmarking.

Una vez que estos modelos sean conocidos dentro de una organización y la

gente gana experiencia con el proceso de benchmarking, sirven para varias

funciones. El modelo puede ayudar a interpretar cualquier terminología que se

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