Comunicaciones Telefononicas

Comunicaiones telefónicas

El uso continuo del teléfono para comunicarse, tiende a hacer olvidar el gran impacto que tiene en el mundo de los negocios. Con él, todas las personas pueden comunicarse desde cualquier parte del mundo y a cualquier hora. Las ventajas que ofrece son variadas y todas de mucha importancia.

En primer lugar es más rápida, que la que se establece en forma frontal, ya que para ésta se requiere una cita previa y larga espera.

En segundo lugar, el uso del teléfono obliga a la brevedad y evita la trivialidad en la conversación.

Por último, se puede poner fin a la conversación rápidamente.

La secretaria debe cultivar lo que se llama "su personalidad telefónica”. Esta no es otra cosa que el cultivo de su voz en cuanto a tono, modulación y vocalización. Sin embargo, vale la pena advertir que pronto estarán en el mercado los equipos telefónicos con pantalla, para visualizar al interlocutor. Se deduce, que es importante cultivar el lenguaje y la expresión facial, y desarrollar un tono de voz personal significa poner en juego aspectos fundamentales de la conversación, como son: atención, expresividad, naturalidad y claridad.

Normas de cortesía telefónica:

Las siguientes normas de cortesía son indispensables para el éxito de la atención telefónica:

Saludar amablemente. Un saludo debe llevar entusiasmo, interés y sinceridad para crear una excelente impresión en el interlocutor.

Reconocer al cliente por su nombre. No hay música más melodiosa que escuchar de otros su nombre. La secretaria debe desarrollar la habilidad de retener el nombre de los clientes y visitantes de la compañía.

Tratar de visualizar al interlocutor. Con este ejercicio mental se entabla una conversación más humana y verdadera.

Escuchar con atención. Esto significa entender el tema de la conversación para responder efectivamente.

Ser paciente. Es importante permitir que el interlocutor exprese completamente sus ideas; ello exige dejarlo hablar sin interrumpirlo, aún cuando se conozca el tema a tratar.

Hablar con naturalidad. No hay nada más chocante que una voz fingida melosa

Contestar con prontitud. El teléfono debe timbrar máximo tres veces. Dejarlo timbrar más da la impresión de que la secretaria no permanece en la oficina.

Respetar la comunicación telefónica. Significa que mientras exista la comunicación deben evitarse los ruidos de mal gusto como son risas, cuchicheos, gritos, términos vulgares y desobligantes y sonidos ahogados. Es importante recordar que el teléfono amplifica todos los sonidos.

En la oficina no se debe comer, fumar ni introducirse objetos en la boca. Y está absolutamente prohibido, durante las

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