Descripción Documental, Clasificación y buen manejo archivístico

Descripción Documental, Clasificación y buen manejo archivístico

Nohora Ximena Ruiz Garzón

En el tema del siguiente ensayo partiremos desde lo fundamental de la descripción documental y desglosando hasta la importancia de la buena conservación de los documentos.

 La descripción documental es fundamental  e influyente en la manera en la cual se organizan los archivos, y en la manera como estos  interactúan con sus usuarios,  la descripción se diferencia de la clasificación archivística, ya que está llena de estudios técnicos y especialmente normas reguladas de los procesos descriptivos reconocidos a nivel mundial y tienden a ser metodológicamente comunes.

La norma encargada de la descripción documental es conocida como “Norma   Internacional General de Descripción Archivística ( ISAD (G) ) “Esta implementada para la descripción de los archivos históricos que ya han sido procesados y han completado su ciclo de vida.

Hemos tratado los diferentes instrumentos y métodos que generan una correcta administración de la información archivística, y el manejo adecuado que se le debe dar a los documentos y el entorno necesario para su correcta conducción, esto a partir de las diferentes operaciones y acciones propuestas por la ISAD (G).

Los diversos problemas presentados en la producción de documentos son de caso organizacional y control de conservación de los mismos, así también influye el análisis de los aspectos que condicionan la correcta valoración y disposición archivística. Esto permitirá mejorar su administración y control.

El sistema de clasificación documental  puede darse a entender de manera  más clara y concisa producción, integración, clasificación, ordenación, valoración, descripción, conservación y difusión archivística

Por otra parte, la descripción de archivos se caracteriza por realizar el mayor esfuerzo en cuanto vincular a los archivos con sus usuarios. La inherente evolución  de los procesos de descripción y los instrumentos  que a partir de ellos se generan, ha sido muy movida al punto de que se han realizado diversas metodologías especialmente con la llegada y comienzo de la norma general de descripción archivística ISAD (G) en la cual se le da una mayor organización a los procesos descriptivos y se genera  la vinculación especialmente de los archivos históricos a escala internacional.

Por su parte la valoración de documentos y los diversos usos de los mismos  a lo largo de su ciclo vital permiten fijar (un arreglo a estudios institucionales y documentales).

La evaluación permite el ejercicio útil e instrumental, del ciclo de existencia de los documentos, descubre las "cadenas de importancia" de datos narrativos, y también la probabilidad de configuración, crear y mantener una progresión de instrumentos especializados que estandarizan la difusión de datos auténticos de la información archivística , su administración separada y su predeterminación durar como memoria histórica, particularmente antes del diseño y uso archivístico del llamado catálogo de disposición documental.

Finalmente la conservación y preservación de la información archivística, es de vital importancia ya que contienen información importante, t es reservada por un largo plazo. Esto se debe ver desde un punto tanto curativo como preventivo, ya que implica reconocer y analizar los posibles factores a los que este expuesto el archivo durante su etapa de conservación, también se requiere la inversión inteligente en los recursos necesarios para la preservación de los archivos que están para largo plazo o los históricos también se debe considerar lo qu aplica la ley jurídica para mantener el archivo de manera intacta.

El Reconocimiento de los operadores y estrategias de deterioro, Además los avances que han crecido asombrosamente en las décadas más recientes para luchar contra ellos, y, además, la base de diseños de protección coordinados, descubrir el requisito para que los archivistas asuman responsabilidades interdisciplinarias de participación en ventaja de la seguridad física y especializada de los documentos.

Apoya la mejora de proyectos que fomentan  la importancia de los archivos como un instrumento de administración, memoria institucional y activo para una cultura de sencillez, también habla de un esfuerzo que concierne a los productores y usuarios de los archivos, con respecto a los administradores de los mismos.

En el siguiente ensayo veremos algunas ideas, conceptos y la norma  que rige todo sobre la descripción documental, esto nos permitirán responder y aclarar ciertas inquietudes y preguntas sobre este tema , teniendo en cuenta lo planteado en el  ensayo, que se basa en dar a conocer la descripción documental, a los lectores que tengan gran interés por la organización, la buena conservación y preparación de los distintos documentos en el archivo, se dará de manera que esto facilite que el lector comprenda los términos dichos y luego  fomente la facilidad  del acceso, la organización, la conservación y la búsqueda de los documentos.

Este es un abrebocas al extenso tema de la descripción documental, que nos ayudará como estudiantes de secretariado auxiliar contable a empaparnos de tan importante tema, Permite conocimiento y fácil entendimiento frente a estos conceptos básicos de la descripción documental.

Los procesos e instrumentos de la descripción documental  conforman una de las formas más influyentes en la organización de los archivos  y primordialmente en la interacción de los archivos con su respectivo usuario tanto institucional como social

La descripción tiene ciertas diferencias con la clasificación  ya que esta ha tenido un desarrollo teórico e instrumental muy notable en la actualidad , a partir de lo cual se han generado una multitud de estudios técnicos y especialmente normas reguladoras de los procesos descriptivos que, a nivel mundial, tienden a fundamentarse sobre metodologías comunes.

La siguiente norma a tratar nos dará a entender y a conocer de manera más clara y concisa el grado de estandarización metodológica que a nivel global distingue los procesos de descripción archivística:

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