Diseños De Formas

UNIDAD III.- DISEÑO Y MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Objetivo particular. Que el alumno comprenda la importancia de integrar los medios o formas legales dentro de la organización, buscando la completacomunicación entre las áreas funcionales y el cumplimiento de los procesos y actividades.

1.- CONCEPTO

Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a través de un instrumento de reproduccióngrafica, que por lo general contienen información fija escrita y espacio para información variable.

En el momento que una forma se completa pasa a ser un documento.

De acuerdo con el tipo de información y grado dedificultad para su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

2.- OBJETO DE SU UTILIZACIÓN

Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro yfuncional, toda vez que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Además, normativamente, cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectoslegales y/o de consulta.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Por lo general, las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más comunes se pueden mencionar las siguientes:

• Preparadas para su usointerno; ej.: control para pedidos de papelería.

• Diseñadas para la presentación de resultados; ej.: informe a órganos de gobierno.

• Producto de un consultor externo; ej.: forma para un procedimiento.

• De usocomercial común; ej.: forma para solicitud de empleo.

• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones; ej.: declaraciones de impuestos.

• Requeridas por una instancia externa para su usoexclusivo; ej.: encuesta de alguna cámara o confederación.

• Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional; ej.: formas continúas para captura de información

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