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Distribución de espacio

Concepto:

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

Objetivos:

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio:

El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.

Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio:

Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

•Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

•Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.

•Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.

•Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.

•Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente.

•Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.

•Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.

•Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme.

•Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.

•Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos.

•Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.

•Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.

•Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación.

•Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y maquinas.

•Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua.

•Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén de utensilios de limpieza, papelería y suministros.

•La imagen de la organización debe transmitir orden y confianza.

Planeación de la distribución del espacio:

La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Previsión de necesidades futuras:

La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio, donde debe cubrirse la organización, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si se están contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas, desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la organización, invertir recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribución. Estas medidas influirán sobre el volumen de trabajo ya que determinan el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo.

Estimación de la superficie requerida:

Esta superficie se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.

Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, número total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a él, categoría de los puestos y número de puestos por categorías, número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y número total de puestos contemplado.

Métodos para preparar el plan de distribución:

Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para

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