Diseño Y Manejo De Formas En Las Organizaciones

concepto de diseño y manejo de formas en las organizaciones

Las formas de oficina (papel impreso que tienen espacios para colocar información que debe ser trasmitida a individuos, departamentos o empresas) y los registros (cualquier dato escrito que se elabore para uso futuro, pueden incluir varios documentos) son herramientas administrativas que orientan los esfuerzos de la administración y apoyan la coordinación del trabajo total ejecutado. Necesarios para asentar y trasmitir información, son imprescindibles para la existencia y utilización de todo el sistema y procedimiento de oficina; ninguna organización puede existir mucho tiempo sin formas y registros.

su utilización

El propósito fundamental de las formas de oficina es proporcionar información necesaria para que la empresa logre su cometido. Es decir , toda función administrativa ya sea planeación, organización, integración o dirección y control implica papeleo , ya sea el papel suele ser el medio para la información, aun cuando estén implicadas otras herramientas como microfilmes, cintas, discos o rayo laser.

requisitos para su diseño

1. Propósito de la forma. Es el trabajo en el cual va a utilizarse la forma. En realidad una forma de oficina es un mapa de carreteras del trabajo, ya que muestra el flujo y la secuencia que debe seguirse.la forma dirige al empleado desde el principio al final.

2. Información a incluir. Una vez conocido el propósito de la forma y observada su aplicación, debe decidirse que información incluir en ella. Conviene hacer un listado de los datos que podrían aparecer, para tener un panorama considerable.

3. Identificación adecuada. El nombre de la forma debe sugerir su propósito.la identificación se encuentra en la sección introductoria, el centro o la esquina se prefieren para colocar el nombre de la compañía.

4. Secuencia de los renglones. Su orden debe seguir principalmente el flujo normal del trabajo. Deben estar agrupados los puntos relacionados cuando se transcriben renglones de una forma a otra.

5. Modelo general de la forma. Si el trabajo va hacerse a mano, es necesario un espacio amplio para la escritura y conviene que la forma sea rayada.

6. Número de copias. La forma con varias copias solo requiere una escritura disminuyen errores, uniforman, mejoran la coordinación departamental y ahorran tiempo.

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