Manejo De Formas En Las Organizaciones

Manejo de formas en las organizaciones

Caso n° 2 Teknion S.A: Información para operar.

Para entender bien el caso, debemos saber que son las formas;

Formas: Es una herramienta o medio de comunicación escrito normalmente impreso que contiene información fija y espacios para incluir información variable.

Objetivo de su utilización: Transmitir datos e información de la organización de manera sencilla, clara y funcional. Pueden ser preparadas por la organización, por un consultor o diseñador profesional.

Yendo al caso específico lo que primero debemos realizar es;

1 Análisis de la situación actual

2 Identificar el punto crítico

3 Descripción del punto critico y análisis de las causas

4 Idear una solución

5 Plan de acción

6 Ejecución de la solución

7 Control de avance en la solución ejecutada.

8 Medir el impacto de los cambios realizados.

1. Falta de cohesión en la dinámica de crecimiento de la empresa.

2. El punto crítico es la dispersión en el manejo y control de la información.

3. No hay una unificación en los criterios para el manejo de las formas, fomentado además por la falta de estandarización en las mismas. lo que se transformó en una barrera al momento de evaluar la comunicación interna y externa, ya que al no ser coincidentes no permitían una correcta presentación a la licitación o futuras licitaciones.

4. Se aconseja

- Estandarizar las formas utilizadas

- Crear una posición en la empresa “Especialista en procesos”.

5. Cotizar Diseñadores externo para la invención de un logo único para la empresa y creación de un formato tipo para las formas. Que incluyan logo de la empresa, titulo de la forma, área a la que pertenece y forma de llenado (con instructivo si lo requiere).

Elegir al candidato adecuado para el puesto “Especialista en Procesos” quien será responsable por ;

- Agrupar las diferentes informaciones de las diferentes áreas de la organización y transformarlas en forma cuando se requiera.

- Simplificar las formas utilizando lenguaje comprensible (para áreas colindantes y/o clientes y proveedores dependiendo del caso)

- Documentar procesos y pasos a seguir en los diferentes casos en que se utilizará formas. Estos deben estar a libre disposición de las áreas involucradas, para que así, permita que al momento de presentarse por ejemplo una licitación, la manera de proceder y las formas estén pre establecidas.

- Realizar una constante revisión que permita determinar cuales de los requerimientos son innecesarios y eliminarlos para mantener al día las formas.

- Actualización constante. Creación de nuevas formas y eliminación de formas obsoletas.

6. Presentar a diseñador contratado requerimientos

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