Manejo De Formas En Las Organizaciones

A continuación se describirán los conceptos básicos que deben conocer y aplicar en el diseño y manejo de documentos y formas en una organización.

FORMULARIO: Se denomina formulario a todo diseño "final" elaborado con las características del solicitante y que permita:

• La consignación de información

• Identificación del nombre o logotipo de la empresa.

Otros nombres para formulario serían: formas o pre-impresos, Los formularios pueden enviarse a confeccionar a una imprenta o industria gráfica o sencillamente pueden ser diseñados por la empresa y generarse a manera de fotocopias o vía impresora.

ARTE: Se denomina Arte al dibujo que la industria gráfica entrega al solicitante y que permitirá la confección del formulario. Normalmente el solicitante realiza un dibujo (bosquejo) a mano alzada de lo que desea y, es la imprenta o industria gráfica que se encarga de realizar el diseño final de acuerdo a las medidas estándar y las posiciones requeridas.

TAMAÑO ESTÁNDAR: Es la medida (dimensión) que tendrá el formulario. Las medidas deben ser las estándar utilizadas en su localidad. El diseñador debe conocer de estas medidas para efecto de ahorro de costos. Se podrán utilizar otros tamaños diferentes a las estándares pero el impacto en los costos debe ser cuantificado. Las tamaños pueden darse en pulgadas o su equiparación en centímetros, pero las más utilizadas son pulgadas. Normalmente las imprentas menos especializadas o pequeñas manejan medidas en centímetros.

Así mismo el diseñador debe tener en cuenta que el costo del formulario impacta más por su largo que por su ancho, esto quiere decir, que si usted diseña un formulario con más dimensión a lo largo, seguramente su costo será alto. Es preferible de ser posible, que su diseño crezca a lo ancho.

ANCHOS ESTÁNDAR EN PULGADAS: 5 ½, 6 3/8, 7 1/8, 7 3/8, 8 ½, 9 ½, 9 7/8, 10 5/8, 13 7/8, 14 7/8

LARGOS ESTÁNDAR EN PULGADAS: 3 2/3, 4 ¼, 5 ½, 7 1/8, 7 1/3, 8, 8 ½, 11

CANTIDAD: Son las unidades requeridas del formulario. Dependiendo de cómo se realice el pedido, se pueden obtener ahorro en los costos de acuerdo a la cantidad por tamaño. Por ejemplo: Si usted ha diseñado un formulario de 6 3/8 x 3 2/3 pulgadas, en hojas continuas y requiere que el mismo sea impreso en una cantidad de 30.000 formularios, el costo de cotizarlo de esta manera será más alto que si lo cotiza como 6 3/8 x 11 pulgadas y en la cantidad de 10.000. Sencillamente porque en una sola lámina tendrá 3 formularios (6 3/8 x 11) mientras que en la otra tendrá solo uno (6 3/8 x 3 2/3).

PARTES: Se denomina "Partes" al número de veces que se imprimirá el diseño por unidad. Esto es si un formulario se enviará a confección en 1 original y 2 copias; el número de partes será igual a 3. De igual forma si usted quiere 2 originales y 3 copias, el número de partes será 5.

ORIGINAL Y COPIAS: Los formularios podrán efectuarse de acuerdo al requerimiento del solicitante, solo en original o con copias. El original normalmente es realizado en un tipo de papel de mejor calidad y resistencia que el de las copias. Para ahorrar costos usted podrá utilizar diferente tipo de calidad de papel en las copias así como bajo gramaje.

GRAMAJE: Se denomina gramaje o gramos al espesor del formulario. Así como existen tamaños estándar, existen también gramajes estándares, por ejm: El papel bond puede ser de 56, 75, 90 o 120 gramos. El papel químico puede ser de: 54,55,56,60,u 80 gramos; mientras que Papel copia puede es de 56 gramos aunque también existe de 36 a 45 gramos. Cabe indicar que pueden existir otros gramajes dependiendo del país o localidad en que usted se encuentre.

TRÁFICO: Se denomina tráfico a la leyenda que se desea ubicar en el pie del formulario. Normalmente se utiliza el tráfico para colocar leyendas tales como "Original" "Copia 1" o "Administración Tributaria" "Departamento de Contabilidad". Cabe indicar que este debe ser utilizado solo en casos en que sea indispensable, ya que el requerirlo en la confección afecta en los costos.

HUECOS DE ARRASTRE: Se denomina huecos de arrastre a los orificios circulares que tienen los formularios continuos a ser utilizados en impresoras matriciales. Al momento de diseñar un formulario, se debe considerar dentro del tamaño del formulario, el espacio para estas perforaciones.

TROQUEL: Se denomina troquel a la perforación en línea recta que permite desprender parte del formulario. Utilizado mucho en chequeras, recibos, etc.

PAPEL QUÍMICO: Se denomina papel químico al papel especial que permite que la información consignada

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