El mapa de procesos es la representación gráfica

El mapa de procesos es la representación gráfica, o sea el diagrama, de la interrelación existente entre todos los procesos y subprocesos de la empresa.

El objetivo de este mapa es conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamientos de los procesos y actividades en los que la empresa está involucrada. Lo suele realizar un equipo con responsables de todos los departamentos, que se ocupan de identificar los procesos, tanto los principales como los secundarios. De hecho, se suele diferenciar tres grandes grupos de procesos de la organización: estratégicos, operativos y de soporte.

Tipos de procesos

Según la misión que desempeñan pueden ser:

• De alta dirección controla toda la organización con decisiones sobre fijación de estrategias, objetivos, políticas así como la organización y regulación sobre los medios económicos y humanos, asegurando la disponibilidad de esos recursos.

• De operaciones es donde la empresa elabora los productos o servicios que son su objeto principal y que están destinados a sus clientes. Podemos considerarlas como la parte nuclear de la organización.
• De soporte son procesos auxiliares necesarios para el mantenimiento de los operativos.

Según la parte de la organización que se involucra en ellos pueden ser:

• Procesos personales los que desempeña cada trabajador por separado.

• Procesos funcionales o departamentales actividades desarrolladas en las diferentes secciones en que dividimos el negocio.
• Procesos interdepartamentales que involucran a todos o a muchos de los departamentos de la empresa.

En los dos últimos adquiere especial relevancia el trabajo en equipo.

Cómo definir y mapear procesos

Para comenzar a definir y mapear procesos lo primero es la recogida de datos mediante entrevistas, reuniones, cuestionarios, observaciones de campo, análisis de datos, o cualquier otra fuente que consideremos necesaria.

Una vez realizada esta recogida de datos como paso previo, los pasos a seguir en la definición y mapeo de procesos son los siguientes:

• Realizar una identificación de los objetivos perseguidos en cada proceso.
• Definir cuáles son las entradas y las salidas que se obtendrán en los diferentes procesos.
• Establecer los componentes que integrarán cada proceso.
• Indicar los límites que han de tener los procesos.
• En último lugar, documentaremos todo lo anterior clasificándolos por áreas.
• Este procedimiento de definir y mapear los procesos debe ser realizado por el personal que conozca en detalle tales procesos y las interacciones entre ellos.
• Este equipo encargado de definir y mapear los procesos deberá asegurarse de que las diferentes actividades de los procesos son realizadas de manera homogénea. En este proceso, es frecuente detectar la existencia de cierta problemática en los procesos.
• Una vez que la situación actual de los procesos de la organización ha sido definida, el equipo está en disposición de poder elaborar una gráfica que muestra tal situación de los procesos actuales, así como las funciones y relaciones entre los mismos.

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