Errores En Excel

Errores en Excel

Concepto.

Microsoft Excel es sin dudas uno de los programas más potentes y flexibles del mundo. Sin embargo su mayor virtud se puede convertir también en una fuente de errores comunes o trampas mortales. Muchas veces las fórmulas o funciones devuelven un error. Esto suele ocurrir por un problema de sintaxis (forma correcta de escribir una función) o un argumento mal empleado. Explicaremos a continuación varios tipos de errores posibles. El conocimiento de los mismos nos dará una pista certera para poder solucionarlo.

Métodos o técnicas para identificar los errores.

Excel dispone de 3 métodos o técnicas para la identificación de errores:

• Cuadro de diálogo.

• Símbolo parte superior izquierda de la celda.

• Valor en la celda.

Estos métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una fórmula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:

1. Cuadro de diálogo: Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error.

2. Símbolo parte superior izquierda de la celda: Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.

3. Valor en la celda: Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo.

Reglas y errores que se detectan al corregir fórmulas

 Errores de valores: La fórmula no usa la sintaxis, argumentos o tipos de datos esperados. Los valores de error que se pueden mostrar incluyen #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, y #VALUE!. Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de diferente modo. Si se introduce un valor de error directamente en una celda, no se marcará como problema.

 Año con dos dígitos en fecha de texto: La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se utiliza en fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31") podría ser 1931 ó 2031.

 Número almacenado como texto: La celda contiene números guardados como texto. Suelen proceder de datos importados de otros orígenes. Los números guardados como texto pueden ocasionar cambios inesperados en la forma de ordenar, es preferible convertirlos a números.

 Formulas incoherentes en una parte de la hoja de cálculo

La fórmula no coincide con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las fórmulas adyacentes a otras sólo se diferencian en las referencias empleadas.

FORMULAS

=SUMA(A1:F1)

=SUMA(A2:F2)

=SUMA(A10:F10)

=SUMA(A4:F4)

En este caso, la fórmula =SUMA(A10:F10) se marcará porque las fórmulas adyacentes cambian en una fila, y ésta cambia en 8 filas.

Si las referencias utilizadas en una fórmula no son coherentes con las de las fórmulas adyacentes, se indicará el problema.

 La fórmula omite celdas de una parte de la hoja de cálculo

La fórmula puede no incluir una referencia correcta. Si una fórmula hace referencia a un rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar de ser correctas. La fórmula no siempre actualiza automáticamente su referencia para incluir las nuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las celdas adyacentes contienen más números (no son celdas en blanco), entonces se indica el problema.

En el caso siguiente, la fórmula =SUMA(A2:A4) se marcará con esta regla, puesto que las celdas adyacentes contienen datos.

A

1 15.000

2 9.000

3 8.000

4 20.000

5 5.000

6 22.500

=SUMA(A2:A4)

 La fórmula hace referencia a celdas vacías

La fórmula contiene una referencia a una celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, como en el siguiente ejemplo.

Suponga que desea obtener el promedio de los números indicados a continuación. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado está en blanco, el resultado es 22,75. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado contiene 0, el resultado es 18,2.

A B

1

2 24 24

3 12 12

4 0

5 45 45

6 10 10

=PROMEDIO(A2:A6) =PROMEDIO(B2:B6)

Buscar y corregir errores en fórmulas.

Corregir un valor de error, como #¿NOMBRE?.

Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones. Los errores en las fórmulas pueden dar lugar a valores de error, así como a resultados no deseados.

A continuación se facilitan algunos procedimientos que le ayudarán a detectar y analizar los errores.

a. #####

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

Posible causa.

El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido.

Solución

- Aumentar el ancho de la columna Seleccione la columna, elija Columna en el menú Formato, haga clic en Ancho y, a continuación, escriba un número.

- Reducir el contenido para ajustarlo a la columna Seleccione la columna, haga clic en Celdas en el menú Formato, elija la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de verificación Reducir hasta ajustar.

- Aplicar un formato de número diferente En algunos casos, se puede cambiar el formato de número de la celda para ajustarlo al ancho de celda existente. Por ejemplo, disminuya el número de decimales después del separador decimal.

b. Las fechas y las horas son números negativos.

Solución.

Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Excel deben ser valores positivos.

- Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente.

- Si la fórmula es correcta, aunque el resultado sea un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. Haga clic en el comando Celdas del menú Formato,

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