Estudios Previos Orfeo

ESTUDIOS PREVIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN EN LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LA REINGENIERÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO FASE II

1. JUSTIFICACIÓN

La SUPERSERVICIOS, en desarrollo de los procesos misionales de vigilancia y control señalados por la Ley, realiza a través de la Oficina de Informática, entre otras, las siguientes funciones establecidas en el Decreto 990 de 2002:

“2. Desarrollar en conjunto con las Superintendencias Delegadas y las demás dependencias de la entidad, un Sistema Único de Información que se surtirá de la información proveniente de los prestadores de servicios públicos, sujetos a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Servicios Públicos, para que la presentación de dicho sistema al público sea confiable, conforme a lo establecido en el artículo 53 de la Ley 142 de 1994 y en el artículo 14 de la Ley 689 de 2001.

(...)

10. Dirigir, planear, mantener actualizado y controlar el sistema integral de información para el desarrollo de la misión de la Superintendencia.

11. Sugerir al Superintendente los recursos técnicos y tecnológicos necesarios en materia de informática para que la entidad pueda llevar a cabo su misión de manera eficiente.

(...)

15. Definir y administrar las políticas de seguridad en aspectos informáticos, para lo cual podrá tomar las medidas conducentes a fin de evitar los usos indebidos, congestión y daños que amenacen la operatividad de la entidad.

(...)

17. Promover y administrar, el intercambio de información a través de redes públicas y privadas de datos.”

De acuerdo con lo anterior, la Entidad empezó el desarrollo del Sistema Documental “Orfeo” a partir de Noviembre 2002, como solución a la necesidad de ordenar los archivos y tener control en la gestión de los documentos de entrada y de salida. Lo anterior, dado que se evidenciaba un fuerte atraso en la atención de los trámites por parte de los usuarios el cual fue superado gracias a la implementación de la herramienta Orfeo. Durante el año 2003 el sistema Orfeo se consolidó en la Entidad tanto en el Nivel Central como en las Direcciones Territoriales. Adicionalmente, desde sus inicios el proyecto fue presentado a otras entidades estatales, así como a la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública – COINFO, quienes identificaron las fortalezas del sistema y lo consideraron como una buena alternativa para realizar una efectiva gestión documental, razón por la cual con el apoyo de la SUPERSERVICIOS, el sistema empezó a instalarse en diferentes entidades estatales como la Comisión de Regulación de Acueducto - CRA y el Departamento Nacional de Planeación – DNP, entre otras.

Habida cuenta de lo expuesto, el día 28 de enero de 2010 la SUPERSERVICIOS y la ETB suscribieron el Contrato No. 381 con el objeto de “Prestar el servicio de reingeniería del sistema de gestión documental Orfeo, el cual debe ser rediseñado y puesto en ambiente de producción, manteniendo las funcionalidades actuales, con herramientas, frameworks y librerías de software libre”, el cual comprende la Fase I de dicho servicio.

El Contrato en cuestión fue celebrado con la ETB bajo la modalidad de Contrato Interadministrativo como consecuencia de un estudio de mercado efectuado por la SUPERSERVICIOS con diferentes Entidades Públicas que tienen dentro de su misión, visión y objetivos los servicios que requiere esta Entidad para el desarrollo de la herramienta en cuestión, resultando la cotización presentada por la Firma citada la más favorable para sus intereses.

Así las cosas, y teniendo en cuenta que la ETB ha venido desarrollando la Fase I del presente Proyecto con eficiencia, calidad y oportunidad, de una parte, y de otra, que el Sistema en cuestión contiene tal grado de complejidad que únicamente conoce a fondo dicha Entidad, no le resulta favorable a la SUPERSERVICIOS la realización de un proceso público de contratación o la escogencia de otra Entidad Pública para llevar a cabo un contrato interadministrativo en materia de recursos, tiempo y costo – beneficio, en la medida que el nuevo Contratista, previo al inicio de la ejecución contractual, debe contar con un pleno conocimiento del sistema hasta el agotamiento de la Fase I, lo cual no permitiría que la Fase II se desarrollara en el tiempo previsto para ello.

Aunado a ello es del caso señalar que la implementación de esta herramienta ha permitido la automatización de varios de los procesos que involucran la gestión de documentos beneficiando en este aspecto todas las áreas de la Entidad y a un gran sector de ciudadanos en términos de oportunidad en la respuesta a sus solicitudes.

El sistema de gestión documental ha crecido significativamente en el número de funcionalidades y facilidades que ofrece no sólo a los usuarios internos de la SUPERSERVICIOS, sino también a más de 43 entidades del sector público que se han beneficiado de este desarrollo facilitando y agilizando la gestión sobre los documentos.

No obstante el interesante desarrollo que tuvo el sistema, es pertinente aclarar que la herramienta Orfeo se orientó principalmente a ofrecer nuevas funcionalidades a los usuarios, pero que éstos se realizaron sin considerar la totalidad de aspectos técnicos necesarios en un proyecto de gran escala. Considerando que el sistema no había sido pensado inicialmente para manejar un gran número de usuarios, transacciones, documentos, funcionalidades, reglas y condiciones de seguridad, así como el no contar con una arquitectura que fuese escalable, hacen que hoy día las labores de mantenimiento del sistema y la realización de ajustes demanden una gran cantidad de tiempo y recursos. Así las cosas, el número de soportes recibidos por fallas, ajustes y requerimientos de Orfeo que no pueden ser resueltos por el usuario y requieren del apoyo de personas de soporte de primero, segundo y tercer nivel se presentan en el siguiente cuadro para seis meses del año 2010. Este gran número de soportes demandan del apoyo de cinco (5) personas con diferentes destrezas para atender las necesidades de la organización.

Número de soportes recibidos por mes en Orfeo

Mes Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

TOTAL 432 365 368 424 499 512

Con base en lo anterior, las necesidades o problemáticas que se han identificado en la actualidad en el sistema de gestión documental ORFEO, son:

• Saltos en los consecutivos de los radicados debido a problemas en los procesos de radicación de uno o más documentos.

• Es vulnerable la seguridad en lo referente al acceso

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