FASE 0 Y 1 TOMADA DE UN PROYECTO DE COMFANDI LLAMADO “MEJORA DE LA VALIDACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LOS CENTROS PRESTADORES DE SERVICIO”

FASE 0 Y 1 TOMADA DE UN PROYECTO DE COMFANDI LLAMADO “MEJORA DE LA VALIDACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE LOS CENTROS PRESTADORES DE SERVICIO”  

JUAN CARLOS CARABALÍ CASTRO

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UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI

FACULTAD DE INGENIERIAS

PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI

2015

FASE 0

INTRODUCCIÓN

Las áreas de servicio de Recreación y Cultura hacen parte de la Subdirección de Servicios, y como parte de los beneficios que brindan a los trabajadores afiliados y sus personas a cargo; a grupos de personas mayores; a empresas y a la comunidad en general, es contar con espacios de esparcimiento que fomenten la integración, actividades y programas de tipo recreativo y cultural para todos los usuarios.

Esta cobertura de atención que se ofrece a través de los centros recreativos, vacacionales, culturales y bibliotecas, suministra datos a las estadísticas de las áreas las cuales se consolidan y agrupan con el fin de generar los reportes administrativos y contables como lo determina la Superintendencia de Subsidio Familiar y la Caja.

En la actualidad, los centros de prestación de servicios de Recreación y Cultura cuentan con mecanismos manuales para los procesos de validación o comprobación de derechos, como la liquidación según su estado de afiliación y categoría. Respecto al proceso de pago para el caso de Centros Recreativos, en algunos el registro se realiza en máquinas TEC y en otros por medio de ALOHA POS. Y para el caso de Eventos Culturales, el registro de pago es manual. Para ambos casos, no se guarda información individualizada de las personas, como la trazabilidad de los servicios que usa al interior de los centros.

La iniciativa de desarrollar el proyecto Validación, Registro y Control de acceso a servicios de Recreación y Cultura, se presenta frente a tres necesidades:

1. Aportar datos estadísticos reales que reflejen los controles y mediciones solicitadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar en relación a los recursos del 4%, como también el de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos. (Resolución 742 de septiembre/2013 y Circular 002 de marzo/2014).

1. Estandarizar y mejorar la correcta comprobación de derechos, registro, liquidación, pago y control, de cada uno de los afiliados a la Caja que ingresan a los servicio de centros de Recreación, Cultura y Bibliotecas de Comfandi, como también de aquellos que no son afiliados pero utilizan algún servicio de la Caja en estos sitios.

1. Consolidar información que se asocie al objetivo principal del CRM:-obtener una vista integral del usuario y conocer las diferentes interacciones que él adquirió con COMFANDI-.

JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta las consideraciones emitidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar a través de la Resolución 742 de Sep./2013 y la Circulare 002 de Mar./14; 0010 0012 y 0017 de 2014 Comfandi en sus centros recreativos, culturales y las bibliotecas, no cuentan con una solución que permita garantizar la calidad de la información, porque los procesos actuales no guardan la información y no permiten identificar correctamente el estado de afiliación y las categorías de los usuarios que acceden a los diferentes servicios que ofrecen los centros de prestación.

Los centros cuentan con limitaciones al momento de prestar el servicio a los diferentes usuarios, como los son:

RECREACION

• Una limitación en el acceso a los centros recreativos es la comprobación de derechos manual, lo que genera errores en la liquidación en los valores de entrada, ya que la liquidación se realiza sobre la categoría registrada en la tarjeta y no con la que realmente tiene en la base de datos de afiliados, siendo en muchos casos diferentes.
• Sin importar la categoría del usuario, el administrador o encargado del centro puede realizar excepciones en el pago de las entradas, por ejemplo: si alguien es categoría “C” éste paga una tarifa inferior previa autorización, pero no se genera ningún registro que guarde la información real del usuario, sólo aquella que paga. En conclusión la calidad de las estadísticas no es la correcta.

CULTURA Y BIBLIOTECAS

• Los usuarios que ingresan a las diferentes actividades culturales (temporada de conciertos, teatro, entre otros), la comprobación de derechos para él cobro correcto de la boletería es de acuerdo a “si es afiliado a Caja” solo presentado su credencial de servicios o de la “afiliación a bibliotecas”. Esta información, tiene como limitante el no conocer realmente cuántos usuarios son beneficiarios de categorías “A” y “B”.

• No existe un control de las personas que ingresan a los eventos, salas de conferencias, salas de exposiciones, bibliotecas, u otro servicio; solo se cuenta con la base de datos Siabuc donde se lleva el control de los afiliados a la biblioteca, información la cual no se encuentra en línea debido a los procesos manuales.

●        No existe un control en la venta de la boletería, lo que conlleva a la duplicidad del documento ya que el proceso es manual.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Adquirir, implementar, y entregar a la operación de los centros, una solución que permita realizar en línea la correcta validación, registro y control de clientes que ingresan a los servicios de Recreación, Cultura y Bibliotecas, con el fin de aportar a las estadísticas información real para el mejoramiento de los reportes administrativos y contables, y así dar cumplimiento a las consideraciones presentadas por la Superintendencia de Subsidio Familiar, en su Resolución 742 de septiembre 20 de 2013 y Círcular 002 de marzo 7 de 2014.

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