Fase 2 diseño de sistemas

Introducción.

En el siguiente trabajo se desarrollara la actividad momento fase 2. Modelo de requisitos actividad grupal. De la guía integrada de actividades del curso Diseño de Sistemas. En esta actividad se toma como como referencia cinco departamentos, clasificados de la siguiente manera: Caja y pagaduría, Contabilidad, Compras, Almacén y Personal, de la empresa “Software Store.”

Se requiere dar respuesta a los 6 (seis) puntos propuestos en dicha guía de actividades, donde es necesario dar una descripción del problema, modelo de casos, modelo de interfaces, motores y casos de uso y modelo del dominio del problema, para cada uno de los Departamentos planteados.

Cada una de los departamentos definirá sus procesos, procedimientos y parámetros, dando soluciones eficientes, eficaces y efectivas a los problemas planteados y/o analizados.

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Objetivos.

Objetivo General:

Investigar, conocer y verificar minuciosamente los temas estudiados en el curso correspondientes al momento fase 2. Desarrollando cada uno de los puntos de la guía de actividades, por ende mostrando el modelo de requisitos y logrando con dicha actividad obtener el conocimiento idóneo para el manejo y desarrollo de procesos y procedimiento en un entorno laboral.

Objetivos Específicos:

Conocer e identificar los conceptos, y terminología utilizada en los materiales de estudio, ubicados en el entorno de conocimiento

Realizar la actividad con los criterios solicitados en la guía y siguiendo paso a paso la rúbrica del curso.

Buscar, analizar y desarrollar los puntos propuestos en la guía de actividades del curso.

Comprensión de los sistemas mediante la realización de los actores que participan en cada uno de los departamentos seleccionados e interacciones de los mismos.

Momento Fase 2. Modelo De Requisitos - Actividad Grupal.

1. Cada integrante del pequeño grupo debe escoger una de las dependencias (Caja y Pagaduría, Contabilidad, Compras, Almacén, Personal) e informar en el foro a sus compañeros.

2) De acuerdo a la dependencia escogida, describir el problema. La descripción del problema es un resumen preliminar de necesidades que sirve como punto de partida, para comprender los requisitos del sistema. Es decir, establecer las necesidades del mismo. (Según lectura descripción del problema).

Solución:

Almacén:

Como es conocimiento de todos la Dependencia de almacén, es el encargado de garantizar el abastecimiento de los artículos y productos necesarios, para la empresa Software Store, dichos productos pueden ser tangibles o no, elementos devolutivos, de consumo o consumo controlado. Estas necesidades se deben suplir tanto en las áreas o Dependencias de la empresa, como la parte externa que son los clientes o compradores de nuestros productos.  

El factor común de las inconsistencias, para la buena funcionalidad y cumplimiento de las actividades, es que esta Dependencia no cuenta con un manejo idóneo de almacenamiento de los productos y no tiene un sistema operativo, que permita tener todo el inventario digitado en una plataforma. A continuación se exponen o muestras las necesidades de la Dependencia.

• Como primera medida, la bodega de almacenamiento es paupérrima y se requiere de una bodega o almacén más grande y adecuada con sus estanterías, cajones, vitrinas etc. Adicional se requiere de la seguridad y custodia de los productos o elementos y sistemas de información, esto con el fin de evitar futuras pérdidas de lo anterior. Como es conocimiento de todos, la seguridad es lo primordial y como hay muchas personas que tienen hábitos o manera de actuar incorrectas que afectan la integridad y el buen desarrollo de la Dependencia.

• Como segunda medida, verificar que los bienes que se reciben en la bodega o almacén establecido, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.

• Como tercera medida, crear o buscar un software libre que permita programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas. Adicional mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes.

• Como cuarta y última medina se requiere que dicha aplicación genere una depreciación de los activos fijos (mensual y anual) y tarjetas kardes. Todo lo anterior se complementara con el levantamiento anual del inventario físico de activo fijo y de existencias en el almacén, conciliando con la Dependencia de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.  

Caja y pagaduría:

La caja y pagaduría es el lugar de la empresa SoftwareStore” en donde se registran todos los ingresos y egresos en dinero efectivo o de cualquier otro medio de pago, tiene como objetivo principal ordenar las entradas y salidas de dinero. Pero por desgracia la dependencia no cumple con los estándares de calidad que se requiere.

Para ello se deben tener en cuenta las siguientes necesidades:

• Coordinación y orientación en las actividades del personal encargado de la dependencia.

• Se debe tener un software de control de flujo,para asegurar la seguridad y velocidad de los egresos e ingresos, este programa deberá funcionar con un usuario y contraseña.

• Los empleados no deberán suministrar información acerca de su usuario o clave, aun cuando sea necesario un reemplazo, quien este a cargo de esta dependencia contara con un único usuario y una clave correspondiente al tiempo que dure ejerciendo su puesto.

• Se requiere que los empleados que laboran en esta dependencia realicen informes periódicos acerca del estado financiero delos flujos de caja.

• Como medida de seguridad se requieren cámaras de vigilancia para garantizar la protección del servicio.

Compras:

A partir del problema pude evidenciar el mal manejo que se está dando en todos los departamentos ya que los procesos son manuales. Por tal razón se debe diseñar un sistema de control que ayuden al crecimiento de la empresa, para que pueda estar en sinergia.

Posibles problemas que pueden haber por no tener diseñado un sistema en donde se encuentre la base de datos del departamento.

• Retraso en el envió de productos.
• Errores al facturar.
• Falta de Información de las compras.
• Falta de sistematización.
• Falta de Organización en las compras.

El departamento de compras tiene una gran importancia en cuanto al manejo estratégico de una empresa, ya que no solo se ocupan de suplir con materiales o materias primas, sino que tienen una gran responsabilidad para la toma de decisiones.

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