Fundamentos Teóricos De Una Base De Datos E Interfaz De Access 2007-2010

Introducción

A continuación se podrán observar los principales fundamentos de una base de datos, así como los tipos de base de datos, los pasos para elaborar o crear una base de datos en Access 2007-2010 y sus elementos. También se hablará sobre el software Access 2007-2010 y cómo aplicarlo con el objetivo de aumentar los conocimientos sobre el tema y hacer un buen uso de lo aprendido en el trabajo.

Fundamentos teóricos de las bases de datos

Bases de datos

Una base de datos es una cantidad de información o datos almacenada en un soporte informático de acceso directo. Actualmente, las bases de datos son realizadas en formato digital, lo que permite acumular gran cantidad de información en poco espacio, y acelerar su búsqueda posterior.

Tipos de bases de datos

• Bases de datos jerárquicas: éstas son bases de datos que almacenan su información en una estructura jerárquica. Este tipo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se le conoce como hojas. Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan una gran cantidad de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.

• Bases de datos de red: éste es un modelo un poco distinto al jerárquico. Se diferencia fundamentalmente es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el tipo o modelo jerárquico). Este modelo ofrece una solución eficiente al problema de redundancia de datos, aunque a dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en una mayoría por programadores más que por usuarios finales.

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• Bases de datos multidimensionales: son bases de datos creadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos OLAP. No se diferencian mucho de las bases de datos relacionales, la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.

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Base de datos relacional

Éste es el modelo más utilizado hoy en día, para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. El lugar y la forma de almacenamiento de datos no tienen relevancia con respecto a los modelos jerárquico y el de red. La ventaja que tiene es que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante “consultas” que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos. El lenguaje más frecuente para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL (Structured Query Language) o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.

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Pasos para crear una base de datos en Access

1. Se abre un documento en Access, le damos clic en documento en blanco.

2. Se le asigna un nombre a la base de datos y se le da clic en CREAR.

3. Se le da clic derecho en tabla y se le da GUARDAR, le asignamos un nombre a la tabla y le da clic en ACEPTAR.

4. Posteriormente se le inserta datos a cada campo dando clic derecho encima de AGREGAR NUEVO CAMPO y automáticamente aparece otro campo para insertar los datos que se desea. En cambio si se quiere eliminar un campo, se le da clic derecho sobre el campo que se desea eliminar y aparece un menú y le da clic en eliminar columna.

5. Una vez ya creada la tabla y se desea crear otra, guardamos la tabla anterior y se va a crear tabla y se procede a realizar los mismos procedimientos que con la primera para guardarla y de la misma manera insertar los datos que se desea en cada campo.

6. Posteriormente para crear el formulario para la tabla se selecciona la tabla que se desea y se dirige a crear y se la clic en formularios y prácticamente aparece el tipo de formulario que se desea.

7. Después se le da clic en autoformato y se selecciona el tipo de formato que se desee aplicar y automáticamente aparece la aplicación en la tabla.

8. Se cierra la tabla pero se tiene que guardar la aplicación que se le dio para que aparezca del lado izquierdo de la pantalla.

9. Se procede de la misma manera con todas las demás tablas para aplicar autoformato, una vez realizado lo anterior, se dirige a crear en la barra de menú y se le da clic en informe y aparece la información de la tabla como un Tipo reporte de todos los datos que esta contiene y así se procede a realizar el mismo procedimiento para todas las demás tablas.

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Elementos de una Base de Datos

Tabla de Datos y sus componentes

Una Tabla de Datos es donde se registran o guardan todos los datos recogidos por un programa. Su estructura general es parecida a la vista general de un programa de hoja de cálculo.

Los componentes de una Tabla de Datos son los siguientes:

• Registro: es cada una de las filas en la que se divide la tabla de datos. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros.

• Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contiene datos de tipo diferentes a los otros campos.

Relaciones entre tablas

Una relación hace coincidir los datos de las columnas de clave, normalmente columnas que tienen el mismo nombre en ambas tablas.

Tipo de relaciones

• Relaciones uno a varios: una relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, una fila en la tabla A puede corresponderse con muchas filas de la tabla B, pero una fila en la tabla B puede tener solo una fila que coincida en la tabla A. En Access, el lado de la clave principal de una relación uno a varios se expresa mediantes un símbolo clave: el símbolo de infinito.

• Relaciones

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