Gerencia De Costos. Estimación

INTRODUCCION

Como respuesta al desarrollo de las organizaciones, a la globalización e internacionalización de los mercados, a la competencia acelerada, a la creciente incertidumbre y turbulencia del entorno y a la introducción y avance de la tecnología en la actividad manufacturera, se ha originado una importante revolución en los sistemas internos de producción y de control y, por ende, en los sistemas de gestión de las empresas, que han dejado así de proponer como único elemento de competitividad la minimización de los costos, dado que los productos persiguen objetivos cualitativos como la calidad, el tiempo de entrega de pedidos a los clientes, la satisfacción de los clientes, su contribución en la venta de otros productos, entre otros.

Cuando hablamos de costos, hablamos de gestión y hablar de gestión conlleva a dar especial atención al presupuesto ya que permite sumar los costos estimados de las actividades individuales, a fin de establecer una línea base de costos autorizada.

En todo sistema presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal, tales aspectos son los medios mecánicos empleados que se relacionan con el diseño de formar y/o cédulas presupuestarias para la recolección de información y los medios técnicos utilizados para el cálculo matemático y métodos de oficina empleados en su elaboración, sus técnicas de elaboración que son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad que pueden provenir de la experiencia o de las inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo.

Quienes emplean el Presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro, sus ventajas son notorias.

Determinación del Presupuesto del Proyecto.

El presupuesto de un proyecto forma parte del plan financiero estimado para un proyecto, para el cual se requiere administrar fondos. Este documento debe incluir los gastos en los que se prevé incurrir en un período de tiempo determinado, como también el ingreso que se generará durante el transcurso del proyecto. El presupuesto es un componente muy importante de la propuesta, ya que constituye la imagen financiera del proyecto.

Dicho esto, el presupuesto puede consistir en una declaración de una sola hoja en la que consten los gastos estimados. También podría reflejarse en una hoja de cálculo completa que incluya los ingresos y las donaciones proyectadas, así como una descripción detallada que explique los diversos rubros de gastos e ingresos.

Ahora bien, para determinar el presupuesto de un proyecto sin cometer errores debemos sumar los costos que se hayan estimado para las actividades o paquetes de trabajos establecidos en la estructura de desglose de trabajo EDT, que es el proceso para dividir el proyecto en componentes más pequeños y fáciles de gestionar. Estos datos permitirán realizar una línea base de costo autorizada.

Un presupuesto consiste en la valoración “a priori” de un producto o servicio. Se basa en la previsión del total de los costos involucrados incrementados con el margen de beneficio previsto. Las mediciones y el presupuesto tienen como finalidad dar una idea lo más aproximada posible del importe de la realización del proyecto, no reflejan ni los gastos de explotación ni los de la amortización de la inversión una vez ejecutada. En términos generales para determinar el presupuesto de un proyecto debemos:

• Identificar y definir las distintas unidades de obra que intervengan.

• Saber cuál es el precio unitario de cada una de ellas.

• Hacer las mediciones de cada unidad de obra.

• Multiplicar el precio unitario de cada unidad por su medición correspondiente.

¿Cómo calcular las entradas del presupuesto?

Para no cometer ninguna equivocación a la hora de calcular las entradas del presupuesto debemos tener en cuenta los siguientes datos:

• Estimación de costos de las actividades. Calcula el costo de cada actividad de un paquete de trabajo y súmalas todas.

• Base de las estimaciones. Se detallan en este apartado cualquier supuesto básico que pueda afectar a la inclusión o exclusión de costos indirectos en el presupuesto.

• Línea base del alcance.

• Enunciado del alcance. Especifica las limitaciones periódicas de los gastos asignados al proyecto.

• Estructura de desglose del trabajo. La EDT establece las relaciones entre los entregables del proyecto y sus diversos componentes.

• Cronograma del proyecto. Con el cronograma podemos conocer las fechas de inicio y finalización para cada actividad del proyecto, los hitos del proyecto, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control.

• Calendario de recursos. Para conocer los recursos con los que contamos y cuándo los tendremos disponibles.

• Contratos. No podemos olvidar incluir en el presupuesto la información acerca del contrato, los costos relacionados con los productos o servicios que se han comprado.

• Activos de los procesos de la organización. Influyen en la redacción del presupuesto, recordemos que algunos de estos activos son:

• Las políticas, procedimientos y lineamientos existentes relacionados con la preparación del presupuesto.

• Las herramientas para la preparación del presupuesto de costos.

• Los métodos para la preparación de informes.

Herramientas y técnicas para calcular el presupuesto

Se implementan las siguientes técnicas para que el presupuesto de un proyecto sea realista y no cometamos errores:

• Suma de los costos. Las estimaciones se suman por cada paquete de trabajo especificado en la EDT. Estas se suman a su vez para los niveles superiores de componentes de la EDT.

• Análisis de la reserva. Debemos calcular las reservas que tenemos para las contingencias y para la gestión del proyecto. Antes de gastarla se debe pedir la aprobación del director.

• Juicio de expertos. Es esencial para tener una opinión de especialistas en un área de aplicación, de conocimiento, de una industria, etc.

• Relaciones históricas. Tener en cuenta cualquier relación histórica que dé como resultado cualquier estimación que permita el desarrollo de modelos matemáticos para predecir los costos totales del proyecto.

• Conciliación del límite de financiamiento. Se debe ajustar el gasto de los fondos a los límites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos. Podemos

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