Guia Microfilmacion

3. Gobierno en Línea

Investigar, leer, analizar y entender para desarrollar el siguiente cuestionario.

1. ¿Cuál es el objetivo general de Gobierno en línea?

RTA. Construir de manera conjunta, los lineamientos a los cuales deben acogerse las entidades públicas y los privados que ejercen funciones públicas, para proveer información, servicios y espacios de participación, por medios electrónicos e impulsar el gobierno en línea en Colombia.

Bajo estos principiosse ha desarrollado el siguiente esquema o ecosistema que cuenta con 4 componentes principales: personas, aplicaciones, procesos e Infraestructura. Los objetivos de Gobierno en línea son:

Facilitar la eficiencia y colaboración en y entre las entidades del Estado, así como con la sociedad en su conjunto.

Contribuir al incremento de la transparencia en la gestión pública

Promover la participación ciudadana haciendo uso de los medios electrónicos

Fortalecer las condiciones para el incremento de la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida

Empoderar al ciudadano para interactuar con el Estado mediante las Tecnologías de Información.

2. ¿Cómo funciona el gobierno en línea?

RTA: una vez decidas participar en vive gobierno en línea y nos envíes tu aporte o comentario, lo revisaremos inmediatamente y si cumple con ciertos requisitos (términos y condiciones) lo publicaremos. Tus propuestas y comentarios, así como las opiniones de otros ciudadanos sobre los mismos, serán tenidos en cuenta en el proceso de construcción o mejoras de los trámites y servicios en línea del estado colombiano. Al final de cada proceso, publicaremos un reporte con los resultados obtenidos.

¿Qué significa oficina sin papel? Es un concepto novedoso y algo difícil de entender en un mundo en el que el papel es el soporte fundamental de múltiples actividades. El concepto de oficina sin papel se relaciona con la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos.Es una consecuencia de la administración electrónica que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.La oficina Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. La experiencia de países que han adelantado iniciativas similares ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos en la medida que el Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales presenciales o en papel.

3. Describa las 6 nuevas tendencias en el tratamiento de gestión de documentos de archivos electrónicos.

RTA: Tendencias tecnológicas: El sistema informático del archivo debe integrar todas las tareas que éste realiza: adquisición del material que necesita y cuya compra dependa de su propio presupuesto (ordenadores, mobiliario, material de oficina, soportes documentales...); control de la documentación que alberga, de los distintos tipos de accesos al sistema que se otorgan, de las consultas que se realizan a la base de datos, de los períodos de transferencia si los hay; almacenamiento de los documentos; y difusión de información acerca del propio funcionamiento del archivo (normas, información que recoge...) y de la documentación de que dispone.

El sistema implantado en un archivo de documentos electrónicos deberá tener en cuenta los avances de la tecnología y permitir volcar su información de una forma fácil y fiable a otros soportes más modernos y acordes con la tecnología que usan los creadores y las necesidades de la organización.

Tendencias organizacionales: El uso de sistemas informáticos ha hecho cambiar el modo de trabajo en las organizaciones: muchas tareas se realizan con el ordenador, incluso si se trabaja en equipo o si un documento/expediente lo crean varias personas, ya que es posible transferir la información de un ordenador a otro a través de la red de la institución. Además, esos documentos a menudo pueden ser presentados en soporte electrónico a sus destinatarios, sin necesidad de imprimir una o más copias en papel y almacenarlas también en dicho soporte. Por el momento se dan casos de duplicidad de información, ya que se guarda en papel y en disco. La superposición que supone usar papel y soporte electrónico en una misma organización está creando un caos de información tanto a la hora de tratarla como de almacenarla en el archivo.

Tendencias jurídicas: En lo que se refiere a las normativas legales, ciertamente van por detrás de los avances tecnológicos. En la mayoría de los países la legislación vigente sobre archivos se creó pensando en el entorno tradicional de los archivos con papel, y muchos de sus preceptos no son adecuados o resultan insuficientes para los nuevos centros con documentos electrónicos. Los puntos más problemáticos en general suelen ser la definición de documento, que no siempre engloba al electrónico, la no aceptación de los documentos electrónicos como prueba legítima, la consideración del archivo únicamente como lugar de custodia, los largos períodos que deben pasar antes de que la documentación llegue a los archivos, los preceptos sobre la privacidad y el acceso a la información... Éstas son algunas reglamentaciones que habría que reformar para adaptar la legislación a la realidad archivística actual.

Valoración: La valoración consiste en examinar el valor de los documentos y determinar los períodos de retención una vez que han satisfecho las necesidades de sus creadores. En el entorno electrónico la valoración se comienza a hacer en los primeros estadios del ciclo de vida de los documentos, a veces incluso antes de ser creados, en la etapa de la concepción del sistema. Ese momento en que se está diseñando la estructura y la organización del sistema es el idóneo para determinar qué información va a ser necesaria para el desarrollo de las funciones de la empresa y cómo organizarla y procesarla para cumplir con los objetivos. La valoración funcional permitirá determinar qué documentos deben integrar el sistema

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