INFORMATICA

El Entorno de Access

Con Office además de crear y editar documentos de texto y realizar tareas de contabilidad, también se puede administrar base de datos.

Cuando se dispone de una gran cantidad de información es importante saber organizarla para poder acceder a ella de una forma mas rápida y eficiente.

En esta carpeta aprenderá a crear una base de datos y a utilizar las tablas, índices, consultas, formularios, informes y relaciones componentes propios del programa.

Una base de datos es un conjunto de información organizada de forma sistemática; por ejemplo una agenda de direcciones o una agenda telefónica serian bases de datos.

La ventana principal es similar a la de Word, donde en la parte superior tiene las barras y los botones de control. La diferencia reside en el área de trabajo ya que tiene la forma de una rejilla dividida en filas y columnas

1-Barra de Titulos: Nos muestra el nombre de la aplicación, separado por un guión ( - ) y entre corchetes ( [ ] ) el nombre de la base de datos y separado por dos puntos ( : ) el texto Base de datos.

2-Barra de Menú: Al hacer clic en cualquiera de las opciones se despliega un menú con diversas alternativas. También se pueden activar con combinación de teclas, cada menú tiene una letra subrayada, por ejemplo se puede acceder a ARCHIVO manteniendo presionada la tecla ALT en el teclado y la letra subrayada. Esta es la única que no se puede desactivar.

3-Barras de Herramientas: Están compuestas por una serie de iconos y/o botones que permiten utilizar de una forma más rápida, las funciones incluidas en la Barra de Menú.

4-Botones de Control: En el entorno de Windows cumplen siempre la misma función, de izquierda a derecha: Minimizar; Restaurar y Cerrar las ventanas.

Los superiores pertenecen a la aplicación, y la inferiores a la base de datos.

5-Barra de Estado: Nos proporciona información respecto del documento en el que estamos trabajando.

6-Ventana de Trabajo: Cada elemento con el que se trabaja aparece dentro de una ventana propia, en el interior de la ventana general de trabajo de Access. Su ubicación y dimensión pueden variarse manualmente.

7-Objetos: Son los elementos con los que va a trabajar, llámese Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos.

 Tablas: Es el elemento principal de la base de datos ya que en ellas se ingresan los datos. Están compuestos como una planilla de cálculos, en filas por columnas, lo cual en base de datos se conforman en registros y campos respectivamente.

Campo: Son las columnas de las tabla. Cada campo se corresponde con un tipo de datos. Por ejemplo: Apellido, Nombre, Dirección, Teléfono, etc.

Registro: Se corresponden con las filas. Cada registro agrupa los datos de una unidad. Por ejemplo el Legajo de una persona.

 Consultas: Permite establecer criterios de búsqueda dentro de una tabla seleccionada. Por ejemplo: todas las personas de sexo femenino.

 Formularios: Estos hacen que sea más fácil el ingreso de los datos a las tablas.

Por ejemplo: dar de Alta Legajo de Personal

 Informes: Se utilizan para que la información tenga un orden y una buena presentación en el momento de la impresión del documento.

Por ejemplo: Listados de datos de Personal, Mercaderías, etc.

NOTA: El resto de los objetos como Pagina, Macros y Módulos lo veremos en Access Avanzado.

¿Cómo ingresar a Microsoft Access 2000?

1) Haga CLIC en , se desplegará una ventana que contiene distintas opciones.

2) Haga CLIC en la opción desplegándose otro menú con la lista de programas que contiene la computadora.

3) Haga CLIC en

Al hacer clic en la opción Microsoft Access, éste ha sido ejecutado. Puede comenzar a trabajar.

1) Haga CLIC en Base de datos de Access en blanco.

2) Haga CLIC en

Al hacer CLIC en Aceptar aparece un cuadro de diálogo para seleccionar la unidad de disco en dónde guardará la Base de datos.

3) Haga CLIC en :

4) Haga CLIC en Alumnos en ‘PC 109’ (X)

5) Busque la carpeta con su APELLIDO Y NOMBRE e ingrese en ella

6) En Nombre de archivo, escriba TRABAJO PRACTICO Nº 1

7) Haga CLIC en

Aparece el siguiente cuadro de diálogo.

En la base de datos TRABAJO PRÁCTICO Nº 1 que creo utilizará Tablas, Consultas, Formularios e Informes.

Tablas:

Las tablas son los objetos dentro de los cuáles se almacena la información.

1) Dentro de Tablas; haga doble CLIC en

En el diseño puede ver una ventana con el nombre Tabla 1 y dentro de ella tres columnas:

 Nombre del campo

 Tipo de datos

 Descripción

En Access se llama Campos a los títulos de una columna, los Datos son los que se ingresan en los campos y el conjunto de datos forman un registro.

4) En la columna Nombre del campo escriba el primer campo que llevará la tabla: CODIGO.

5) Haga CLIC en la columna Tipo de datos. Automáticamente aparece la palabra Texto y a la derecha una flechita, haga CLIC en la misma flechita y seleccione la opción Numérico que es el tipo de datos que le corresponde al campo CODIGO como lo muestra la siguiente figura

6) Haga CLIC debajo del campo CODIGO en la columna Nombre del campo y escriba el segundo campo que llevará la tabla: DETALLE

7) Haga CLIC en la

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