La Gestión de Proyectos en las Organizaciones

UNIDAD 1:

La Gestión de Proyectos en las Organizaciones

1. ¿Qué es el equilibrio entre flujos formales e informales de comunicación? y como una PMO puede solucionar el problema si existe.

En primera instancia, es necesario definir el flujo de comunicación formal, el cual se puede interpretar como aquella donde los mensajes siguen los caminos oficiales dictados por la jerarquía y especificados en el organigrama de la organización; es decir, existen fuertes relaciones entre los jefes y sus subordinados, gracias a ello se mantienen la autoridad de los superiores.

Por otra parte, el flujo de comunicación informal, se refiere a una comunicación libre de todas las formalidades organizativas. Esta comunicación nace de las relaciones sociales, está más allá de las restricciones de la organización. Ninguna relación de jefe-subordinado figura en la misma. Un jefe sociable puede recopilar mucha información a través de este canal.

Ahora bien, es importante que una PMO establezca una estrategia en la comunicación buscando marcar muy bien los procesos que requieren de comunicación formal, sabemos que informes o memorandos siempre serán necesarios con cierto grado de seriedad, no se puede recibir esta información como un simple email o comentario. Sin embargo, no hay que dejar de lado la parte informal, la cual, a mi criterio es inevitable; pues nunca está de más recibir críticas constructivas, comentarios o sugerencias; de hecho, los superiores pueden utilizar este método para reunir información de sus subordinados que son difíciles de obtener a través de la comunicación formal.

En resumen, es fundamental que la PMO llegue a establecer orden en el aspecto de comunicación y se encargue de la definición de situaciones que requieren una comunicación formal; de lo contrario, la organización se verá en un camino incierto, con posibilidad de rumores y distorsión de la información.

1. ¿qué aspecto tiene el éxito de la PMO y su funcionamiento en una empresa?

El artículo Project Management Office (PMO) KPI’s (Polarisoft, 2014b) define PMO de la siguiente manera:

Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es un grupo interno en una organización que asegura que los proyectos sean ejecutados y completados exitosamente, y dentro del presupuesto.

Los motivos para establecer una PMO, están claros: proporcionar y estandarizar buenas prácticas que aporten incremento del conocimiento y madurez corporativos en dirección de proyectos con el fin de reducir proyectos fallidos, entregar proyectos a tiempo y coste con la calidad deseada, incrementar la productividad.

Entre las claves del éxito que se pueden obtener con una PMO y que mejoran el funcionamiento de una empresa, se pueden mencionar:

• Alinear la estrategia de la organización con la ejecución de proyectos mediante la gestión de la cartera de proyectos.
• Establecer en la empresa una cultura de gestión por proyectos
• Garantizar la homogeneidad en el trabajo de los PM de la empresa en lo referente a procesos y entregables.
• Ofrecer soporte en todo lo relacionado con gestión de proyectos
• Proveer información, plantillas, normas y métodos a los gestores de proyectos
• Fomentar la mejora continua en labores de gestión de proyectos mediante la formación y divulgación de conocimiento

UNIDAD 2:

Estructura de una Oficina de Proyectos Paquete SCORM

Modelos de Madurez

1. Si la empresa presenta las siguientes condiciones:

• Tu empresa carece de metodologías, procedimientos y herramientas de gestión de proyectos.
• Los encargados de la gestión de proyectos no han desarrollado habilidades específicas en gestión de proyectos. Es posible que tengan experiencia en gestión de proyectos, lo cual siempre es un punto positivo, pero no es incompatible con que carezcan de formación específica en los estándares de las nuevas técnicas.
• Falta de programas de entrenamiento y actualización en gestión de proyectos.

¿Que tipo de PMO se debe instalar?

Respuesta:

Partiendo del hecho de que la empresa no posee metodologías y procedimientos de gestión de proyectos, podría sugerir una PMO de apoyo, que proporcione plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Ahora bien, ya definida la necesidad de una PMO de apoyo y debido al nivel de madurez de la empresa, se recomendaría un modelo de Casey & Perk que venga a facilitar información objetiva, bien estructura y comparable como lo es la oficina de proyecto “meteorológica” o estación meteorológica. Este tipo de oficina proporciona plantillas para los informes, los contenidos se presentan de forma homogénea y previsible, permitiendo consumir la información con mayor eficiencia.

2. Si la empresa presenta las siguientes condiciones:

• En tu empresa existe una cultura moderada en gestión de proyectos.
• Los project manager de tu empresa tienen conocimientos básicos en los estándares de gestión de proyectos.
• La organización está acostumbrada a trabajar en proyectos multidisciplinares.
• Los ejecutivos de la empresa apoyan que se implementen prácticas orientadas a la gestión de proyectos y el cumplimiento de estándares.
• La PMO de tipo soporte ya ha sido implementada.

¿Que tipo de PMO se debe instalar?

Respuesta:

Debido a que la empresa cuenta con cierto nivel de madurez y donde se presenta un grado de control de proyectos moderado, podría sugerirse entonces una PMO de dirección, que venga a complementar y a tomar el control, ejerciendo un grado de control elevado en los proyectos. Por ello, se debe optar por un modelo de Gerard Hill, como lo es la PMO Estándar, donde la PMO tiene una unidad organizativa con competencias completas para ejercer funciones de gobierno dentro de la empresa, es decir, se va a requerir de recursos que tengan una dedicación total en las tareas dentro de la PMO; con esto se busca mejorar la madurez en la gestión de proyecto de la empresa, contando así con un área que se encuentre alineada con la supervisión centralizada de la gestión de proyectos y las distintas actividades de control.

...