La globalización y los cambios tecnológicos que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de los sistemas y las organizaciones.

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

“JOSÉ ANTONIO ANZOÁTEGUI”

PARIAGUÁN ESTADO ANZOÁTEGUI

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Pariaguán, mayo de 2013

INTRODUCCION

La globalización y los cambios tecnológicos que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de los sistemas y las organizaciones.

El objetivo principal del presente trabajo, es el estudio de los sistemas de  gestión de las organizaciones, la importancia y los sistemas de oficinas, los cuales ayudan a lograr los objetivos de la organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión, el pensamiento disciplinado y la correcta gestión de la información.

Por otro lado, la oficina juega un rol importante en la coordinación del flujo de la información por toda la organización. La oficina tiene tres funciones básicas, tales como  Administrar y coordinar el trabajo de datos y a los trabajadores del conocimiento, conectar las actividades de los trabajadores locales de la información con todos los niveles y funciones de la organización, conectar a la organización con el mundo externo, incluyendo a clientes, proveedores, reguladores gubernamentales y auditores externos.  

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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIÓNES Díaz Keynisbeth

Se refiere al conjunto de aplicaciones que se utilizan en las organizaciones para realizar cada uno de los pasos de la administración de la misma, desde la producción, pasando por la logística, hasta la entrega del producto en el punto de venta. Este tipo de sistemas están basados en la premisa que puntualiza que cada eslabón de la cadena de producción puede ser llevado a cabo de la manera más eficaz con un sistema que integre a los trabajadores con las máquinas.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE LAS ORGANIZACIONES: Díaz Keynisbeth

Los sistemas de gestión organizacional,  consiguen que la  producción de recursos sea mucho más efectiva a partir del adecuado manejo de la información, del cruce correcto de la misma y de su uso rápido, eficaz y seguro a través de las redes.

Las herramientas para la correcta gestión de la información, que se utilizan en los sistemas de gestión empresarial hacen posible el control, la planeación, la organización y dirección de cada uno de los procesos de la empresa durante todo el recorrido del producto.

El control de la información es fundamental en cada uno de estos procesos, puesto que del correcto manejo que se dé a la misma, es posible la optimización de estos, a partir un proceso básico de recolección, manejo, utilidad e importancia de la misma. Por lo que se debe responder a una serie de puntos básicos:

1) Calidad de la información: los datos utilizados deben ser totalmente verdaderos, y ofrecer un fiel reflejo de la realidad, por lo cual es imprescindible contar con información de calidad.

2) Cantidad de información: el personal que se encuentran a cargo de una empresa precisa obtener toda la información necesaria para poder tomar una decisión, por ello a mayor información disponible mejor será el resultado.

3) Relevancia de la información: sólo es útil aquella información de real relevancia, ya que los datos irrelevantes no sólo son innecesarios sino que también pueden llegar a provocar una mala decisión.

4)  Oportunidad de la información: para que las respuestas a las necesidades planteadas lleguen en el momento justo, logrando con esto un verdadero control eficaz de la producción se debe obtener información precisa en tiempo real. Este hecho permite tomar las decisiones adecuadas incluso cuando se hace necesario modificar planificaciones anteriores.

De la información surgida en base a estos parámetros, el sector gerencial de una empresa podrá en el futuro tomar las decisiones correctas, que ayuden a mejorar el desenvolvimiento de la compañía y toda la cadena de producción.

SISTEMAS DE OFICINA Sánchez P. Nacarí

Son aquellos sistemas orientados  a satisfacer las necesidades de información más individual  y menos estructurada del trabajo de las personas de una organización, que utilizan un conjunto de aplicaciones que permiten crear y gestionar: documentos, análisis individuales  de datos, presentaciones y mensajes.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE OFICINA Sánchez P. Nacarí

La mayor parte del trabajo de  datos se efectúa en oficinas, incluyendo la mayor parte del trabajo realizado por los gerentes. La oficina juega un rol importante en la coordinación del flujo de la información por toda la organización. Sus actividades son las siguientes:

• Procesamiento de datos.
• Digitalización de documentos.
• Administrar y coordinar el trabajo de datos y a los trabajadores del conocimiento
• Conectar las actividades de los trabajadores locales de la información en todos los niveles y funciones de la organización.
• Conectar a la organización con el mundo externo, incluyendo a clientes, padres de estudiantes, proveedores, reguladores gubernamentales y auditores externos.
• Administrar documentos, incluyendo su creación, almacenamiento, recuperación y difusión.
• Comunicar, es decir, recibir y administrar las comunicaciones de voz, digitales y basadas en documentos para individuos y grupos.
• Administrar datos sobre empleados, clientes y proveedores.
• Calendario electrónico.

TIPOS DE SISTEMAS DE OFICINA: Valor Irismar

A continuación  se resumen los principales tipos de aplicaciones  de oficinas y las funciones que realizan, ya sea para cubrir necesidades de trabajo individual como en grupo, a través de las redes de comunicación:

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