Los sistemas de información empleados en uno de los procesos académico-administrativo

INTRODUCCIÓN

   En general las Universidades de distintas partes del mundo han implementado diversos tipos de software, para el registro y consulta informática de data  de la múltiple cantidad de información generada por los procesos académico-administrativos que se desarrollan en sus departamentos y servicios, con la finalidad de brindar soluciones efectivas a los requerimientos y necesidades de su organización.  La tecnología y las innovaciones en este campo están contribuyendo notablemente a facilitar y mejorar estos procesos. Desde esta perspectiva, hoy en día es determinante que las organizaciones ofrezcan este tipo de herramientas para optimizar el trabajo.

   Partiendo de esta consideración se presenta este trabajo, con la finalidad de crear un software adaptado a la realidad del escenario objeto de estudio, que le permita al Departamento de Orientación y Bienestar Estudiantil (D.O.B.E.) perteneciente a la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre”- Vicerrectorado “Luis Caballero Mejías”, el fácil acceso a la data de los estudiantes Beca Mérito (Académico, Deportivo y Cultural) y Preparadores, por año, período académico, especialidad y materia, al momento de generar constancias a solicitud de los egresados.

   Este trabajo está estructurado de la siguiente manera:

   Capítulo I: Planteamiento del problema: En éste se presenta el problema objeto estudio, planteándolo y delimitándolo, se determina la justificación del mismo y se establecen los objetivos (generales y específicos) y la definición de términos.

   Capítulo II: Marco Teórico: donde se plasman los antecedentes, las bases teóricas y la definición de términos  que sirven de sustento a la investigación para la comprensión del tema objeto de estudio.

   Capítulo III: Marco Metodológico: se refiere al tipo y nivel de la investigación, las técnicas de recolección de información y los procedimientos de análisis de la información aplicados para el desarrollo del tema.

   Capítulo IV: Aportes del investigador: lo representan las conclusiones a las que se llegó luego de haber realizado la investigación.

   Capítulo V: Diseño de la Propuesta: se presentan los diferentes componentes de la propuesta en base a los aspectos encontrados en la investigación.

   Capítulo VI: Recomendaciones Finales: se dan algunas indicaciones primordiales para el éxito del uso de la herramienta.

CAPÍTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

   En la actual situación del entorno global el cambio se ha transformado en el elemento constante, es por ello que todas organizaciones, incluyendo las instituciones de educación superior,  han tenido que transformarse en entes moldeables y adaptativos.

   Se presentan como objetivos universales: eficiencia, eficacia, rentabilidad, competitividad, entre otros, por lo cual existe mayor necesidad de que las universidades cuenten con herramientas que incorporen las nuevas tecnologías y que permitan al personal el desempeño optimo de sus labores.

   El siglo XX incorporó una gran cantidad de elementos que marcaron el inicio de una nueva era en todos los campos de la vida del hombre y con éstos la necesidad de emplear cada vez más mejores y novedosas tecnologías.

   La introducción de los computadores a finales de los años 40 y a principios de los 50 fue afectando a todos los sectores paulatinamente, las organizaciones comenzaron a implementar sistemas computarizados en un principio en el área de producción y luego en todos los procesos. El manejo de recursos tecnológicos se hizo fundamental para el desarrollo y ejecución de las tareas.

   En el presente siglo el desarrollo de los sistemas informáticos es vertiginoso y han sido aplicados a contenidos de distinta naturaleza y los actores de estos procesos imprimen a cada  servicio su estilo personal y allí encontramos diversas variantes: plataformas que administran campus, otras que permiten el intercambio de documentos u otras herramientas.

   En este sentido, esta investigación pretende abordar, desde la actualización de los sistemas de información empleados en uno de los procesos académico-administrativo desarrollados por el Departamento el Departamento de Bienestar Estudiantil de la Universidad Nacional Experimental politécnica “Antonio José de Sucre” Vicerrectorado “Luis Caballero Mejías”, la problemática planteada por el equipo interdisciplinario que labora en ese servicio, la cual consiste en  la inexistencia de un registro automatizado de consulta de la data de los estudiantes  Beca Mérito (Académico, Deportivo y Cultural) y Preparadores que facilite su búsqueda, de acuerdo al año, período, especialidad y materia, y así poder generar las constancias solicitadas por los egresados a la hora de realizar postgrados, reclasificaciones y otros trámites en favor de su mejora profesional y laboral.

   La preocupación por esta situación estriba en que a Bienestar Estudiantil  de la UNEXPO, acuden muchos de los egresados que deciden seguir estudios de postgrado, o que necesitan ser ascendidos de nivel en el cargo laboral que desempeñan, por lo que debe ser evaluado su currículo, incluyendo certificados y constancias que pueden incluir el que hayan sido becarios de algún tipo de mérito (Académico, Cultural o Deportivo) o Preparadores durante su permanencia en la universidad; pero es de lamentar que no existan registros anteriores al año 2010, de las horas de beca o preparaduría trabajadas por estos profesionales, ni en físico y mucho menos en los sistemas informáticos de la Institución, y que solo a partir de esa fecha hasta la actualidad, existe una data en físico la cual se guarda en los expedientes y cuya consulta se vuelve engorrosa a la hora de ubicar la información por la cantidad de documentos archivados, que al ocupar mucho espacio en las gavetas y estantes, se consideran desactualizados (al cumplir más de 8 años) y son sacados a archivos muertos, con la agravante de que la Institución los acumula en cajas o espacios no adecuados donde se deterioran, contaminando el ambiente en donde se almacenan  y terminan por ser desechados.  

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