METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE PROCEDIMIENTO

4.1. CONCEPTO SOBRE DISEÑO DE PROCEDIMIENTO.

El análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización. El análisis de sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes. Es importante y necesario que este sea realizado por un personal especializado en el área de sistemas y procedimientos y diseñado en función de fines y objetivos predeterminados para procurar el máximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista.

4.2. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA SIMPLIFICACION: DE SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y MODIFICACION DE TRABAJO.

a. Poner en práctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la participación de los trabajadores y usuarios que intervienen.

b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solución.

c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y negativas del mismo.

d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el procedimiento.

e. No perder de vista el objetivo del estudio.

f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad.

g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan dificultad para la modificación e implantación de los sistemas o procedimientos racionalizados.

h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantación.

i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solución del problema.

Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes aspectos:

a. Eliminación de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo de formularios, registros o informes; eliminación de tareas y movimientos inútiles, disminución de la carga de trabajo de cada puesto, eliminación de equipos obsoletos. Etc.

b. Incorporación de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a través de la estructura orgánica, en la normativa o producto del aumento en la planta.

c. Combinación del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o procedimiento.

d. Codificación de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificación de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de trabajo.

e. Simplificación de los métodos de trabajo, de las funciones, de la estructura orgánica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinación, así como el de toma de decisiones. Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentación necesaria que fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introducción, un cuerpo principal que especifique hechos, argumentos y justificaciones, conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apéndices.

4.3. DETERMINACION DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA.

Un requerimiento es una característica necesaria que deberá poseer el nuevo sistema.

Por otra parte, la determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para comprender cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras.

Ahora bien, existen tres formas (= actividades) de determinar de requerimientos, a saber

• Anticipación de requerimientos: prever las características del nuevo sistema con base en experiencia previa.

• Investigación de requerimientos: actividad más importante del análisis de sistemas. Es el estudio y documentación del sistema actual usando para ellos técnicas de para hallar hechos, análisis de flujo de datos y análisis de decisión. Es aquí donde aplicamos entrevistas, cuestionarios, observación y revisión de documentación entre otros.

• Especificación de requerimientos: los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí, a saber:

• Análisis de datos basados en hechos reales

• Identificación de requerimientos esenciales

• Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos

Todo sistema de información posee un conjunto de requerimientos básicos y un conjunto de requerimientos específicos dependiendo si el sistema será de soporte para transacciones o para la toma de decisiones.

En lo que resta del presente documento se elaborará un grupo de preguntas que al dárseles respuesta presentarán un conjunto de hechos de los que posteriormente se obtendrá una especificación de requerimientos lo más apegada posible a las necesidades de cualquier organización.

4.4. ESTUDIO DEL PERFECCIONAMIENTO DE LOS METODOS

Enfoque del estudio de métodos

El estudio de métodos lo podemos definir como el registro y el examen sistemático de las formas de realizar actividades, con el propósito de obtener mejoras.

Técnicas para analizar y diseñar métodos de trabajo.

Durante el cumplimiento del procedimiento de la Ingeniería de Métodos, se deben aplicar técnicas para analizar y diseñar los métodos de trabajo, entre las cuales se pueden citar en un inicio el enfoque básico del estudio de métodos consiste en ocho etapas o pasos.

1.- SELECCIONAR

2.-REGISTRAR el trabajo a estudiar definiendo sus limites en una directa observación y de los hechos relevantes relacionados con ese trabajo y recolectar de fuentes apropiadas los datos adicionales que sean necesarios.

3.- EXAMINAR en forma critica, el modo en que se realiza el trabajo, el propósito, el lugar, la secuencia en que se lleva a cabo y los métodos a utilizar.

4.- ESTABLECER buscar el método mas practico, eficaz y económico métodos mediante las personas concernidas.

5.- EVALUAR diferentes opciones para realizar un nuevo método comparando la relación costo-eficacia entre el nuevo método actual.

6.- DEFINIR el método nuevo en forma clara a personas que puedan concernir

(Dirección, capataces y trabajadores).

7.- IMPLANTAR el nuevo método con

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