MONOGRAFIA

Sistema de control de matrículas para una Institución educativa

Jaime Oswaldo Montoya Guzmán webmaster@jaimemontoya.com

1. Introducción

2. Estudio de factibilidad

3. Diagrama de flujo de información (utilizando el diagrama de bloques PEPSU)

4. Diccionario de datos del sistema de control de matrículas para una Institución educativa

5. Diseño de pantallas – pantalla de inicio

6. Explicación de las pantallas, generación de reportes y Contraseña de usuarios

7. Etapa de programación y prueba

8. Implantación del sistema

9. Conclusión

10. Bibliografía

INTRODUCCIÓN

Este documento presenta el análisis y diseño de un sistema para control de matrículas de una institución educativa. El enfoque es detallar el sistema y no presentar un marco teórico de lo que es cada uno de los temas presentados. Para el desarrollo de este diseño se han utilizado conocimientos que pueden ser encontrados en libros o en internet, pero más que una explicación de cada uno de estos tópicos, se detalla una propuesta concreta de un sistema que se quiere poner en marcha.

Las secciones en las que se divide este documento se encuentran ordenadas de manera tal que al finalizar la lectura del mismo, cualquier persona tendrá una idea bastante clara y un buen panorama de lo que se ofrece con ese sistema y de la manera en la que se va a utilizar.

El sistema se analiza y expone de forma general pero a la vez se consideran muchos detalles y aspectos específicos del funcionamiento, precios, ventajas y desventajas. Muchos de los beneficios de este sistema son indiscutibles, por lo que se afirma que es una gran opción para cualquier institución educativa que desee automatizar su sistema de matrículas.

Se aclara que el enfoque que se ha hecho es para una institución educativa primaria (primero a noveno grado) o secundaria (bachillerato), pero que la misma idea se puede retomar e implementar para una universidad, haciendo varias modificaciones en la estructura de la base de datos, pero conservando el mismo modelo y esquema de trabajo.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

FACTIBILIDAD TÉCNICA

El equipo de hardware necesario para este sistema está disponible en el mercado, así como también se dispone del software requerido para programar este sistema. Se cuenta con un equipo calificado de analistas y programadores y diseñadores capaz de desarrollar este programa de control de matrículas. Técnicamente, se tiene lo requerido para hacer funcionar y poner en marcha este útil sistema.

En cuanto a los recursos de hardware, será necesario que el centro educativo tenga por lo menos una computadora (si se tuvieran más computadoras se podría acelerar el proceso de matrícula para el caso que varios estudiantes se llegaran a matricular al mismo tiempo) con las características que se describirán más adelante. El sistema completo funciona basado en internet, por lo cual la institución educativa no tendrá que gastar en licencias de software, pues solamente necesitará un navegador web para realizar el proceso de matrícula.

Respecto al manejo de este sistema, no se necesitan extensivas capacitaciones especiales, pues el programa contará con una fácil navegación y un diseño sencillo de utilizar para cualquier persona, así como una sección de preguntas frecuentes (FAQ, Frequent Asked Questions) y un manual de usuario para que los encargados de manipular este sistema encuentren respuestas inmediatas a las dudas más usuales que puedan surgir, y que de esta forma el centro educativo no tenga que incurrir en elevados gastos de capacitaciones del personal que tenga autorización o acceso a manipular la base de datos de alumnos matriculados. Los administradores del sistema podrán también realizar modificaciones, introducción y eliminación de datos con mucha facilidad siempre desde el sitio web, utilizando un nombre de usuario y contraseña autorizados.

Respecto a la arquitectura cliente-servidor, se utilizará Yahoo! Geocities Pro, que proporciona un combo que incluye el nombre de dominio, 2 GB de espacio para los archivos del sitio web y la base de datos, así como también las herramientas de programación necesarias para crear este sistema. Esto significa que contratando este servicio, se podrá hacer todo por internet y no se necesitará comprar equipo de hardware especializado ni difícil de conseguir, pues la mayoría de computadoras que se venden actualmente vienen con capacidades para navegar en internet ya sea por cable o de manera inalámbrica. El sistema podría incluso ser manipulado fuera de la institución educativa, pues se basa en internet y por lo tanto se puede utilizar desde cualquier lugar. El único requerimiento de hardware es cualquier computadora con capacidades para navegar en internet (posteriormente se detallan los requerimientos mínimos).

En cuanto a los requerimientos de software para operar este sistema, lo único que se necesita es contar con un navegador web. Teniendo acceso a internet y a cualquier navegador web, el sistema se podrá operar sin ningún problema. El sistema operativo puede ser cualquiera, pues todo lo que se requiere es tener un navegador web, de manera que no se tiene la limitante de tener que trabajar en un sistema operativo específico. En cuanto al software de desarrollo, será suficiente con las herramientas o programas que proporciona Yahoo! Geocities Pro, los cuales se detallan a continuación:

• PHP Version 4.3.11

• MySQL 3.23.49

Se puede realizar una actualización de ese software cuando hay nuevas versiones disponibles de PHP y MySQL, utilizando las herramientas del Control Panel proporcionado por Yahoo! Geocities, aunque se debe mencionar la limitante que aunque una nueva versión ya se encuentre en el mercado, podría todavía no ser posible realizar la actualización, ya que es el servidor o los administradores y programadores Yahoo! Geocities quienes decidirán el momento oportuno para hacer que las versiones estén disponibles para sus clientes.

Para la generación de los formularios en los que se introducirá y mostrará la información contenida en la base de datos, se usarán recursos disponibles en http://pear.php.net, donde se proporciona código de formularios prediseñados para luego programarlos y trabajar eficientemente en la autenticación de usuarios y contraseñas vinculados a la base de datos de MySQL. Pero gracias a que los recursos de PEAR son gratis, no se incurrirá en gastos. PHP, MySQL y los recursos disponibles de PEAR es todo el software que se necesita para programar este sistema.

FACTIBILIDAD OPERACIONAL

Es completamente posible que este nuevo sistema se use como se ha

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