ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE

ACTIVIDAD: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

ANDERSON JARLOT ARAQUE PICON

APRENDIZ

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

CENTRO INDUSTRIAL Y DEL DESARROLLO TECNOLÓGICO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SAN VICENTE DE CHUCURI

2013

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS DE LA EMPRESA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE

ACTIVIDAD: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

ANDERSON JARLOT ARAQUE PICON

APRENDIZ

SANDRA BERMEJO ROJAS

INSTRUCTORA

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

CENTRO INDUSTRIAL Y DEL DESARROLLO TECNOLÓGICO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SAN VICENTE DE CHUCURI

2013

REQUISITOS PARA EL ADECUADO FUNCIONAMIENTO DE LOS ENVÍOS

En el momento de efectuar el envío de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones del transporte

La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

Reglas generales

• El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de Frágil y Trátelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

• Los envíos deben estar perfectamente empacados y sellados.

• Si se trata de sobres deben ir debidamente sellados y con una rotulación clara y Legible.

• Todo envió debe llevar los datos del remitente y del destinatario, domicilio o cargo, Identificación tributaria, fecha y lugar, numeración consecutiva, código de identificación del documento, número de folio, cantidad, firma y sellos.

• Se debe indicar si el envío es de carácter privado, urgente, frágil o si se requiere de alguna posición en el manejo.

• Si se trata de paquetes se recomienda llenar los espacios vacíos con materiales de empaque.

• Si los envíos son múltiples se debe indicar el número de caja contra el número de envío en orden consecutivo.

2. FORMA CORRECTA DE EMBALAR:

La forma correcta de embalar: impresos; objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías;

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