Ofimatica

Ofimática (Las herramientas productivas)

¿Qué es ofimática?

La palabra ofimática viene de la unión de las palabras oficina + informática y se refiere, a el conjunto de todo el material informático destinado a ser usado en oficinas.

La herramienta ofimática se debe apoyar en la integración de los siguientes elementos: comunicaciones, ordenador personal/workstation e interfaz hombre/máquina.

Integración en la oficina

Los tres ejes de la integración de la tecnología en la oficina (ofimática):

• Comunicabilidad (comunicaciones),

• Computabilidad (ordenador personal/workstation y las herramientas software) y

• Convivencialidad (interfaz hombre/máquina).

La oficina del futuro puede estar formada por un conjunto de herramientas informáticas conectadas, interna y externamente, por redes de comunicación de diferente naturaleza.

En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas.

Herramientas

Usualmente estas herramientas de ofimática incluyen:

• Manejador o Administrador de Bases de Datos

• Hojas de cálculo

• Procesadores de Textos

• Presentadores de ideas

• Gráficos

Manejador o Administrador de Bases de Datos

Un manejador de bases de datos básicamente permite almacenar información, clasificarla y posteriormente emplearla mediante consultas, resultados e informes que han de ser diseñados por el administrador o usuario de la base. Este aplicativo resulta especialmente útil cuando hablamos de analizar grandes volúmenes de información muy diferente, pero que cumple con ciertos requisitos en común al definir grupos.

Esos requisitos que son similares en cada grupo de datos son los que se definen como campos dentro de una tabla. Y cada conjunto de campos para un dato almacenado en particular, se denomina registro. Esto es, toda la información que almacenamos dentro de una base de datos está constituida por una serie de campos y registros cruzados, algunos de ellos relacionados con otros, que nos permiten clasificarla según los criterios que definamos para ello, para así hacerla mucho más útil para nuestras labores.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de cálculo podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organización y presentación de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores matemáticos y lógicos.

Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras a través de formulas y funciones. Las formulas son cálculos matemáticos creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales el usuario sólo establece los argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede estar constituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR(SUMA(A2:A15);1). En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La función REDONDEAR es una operación predefina que ajusta los números decimales de un resultado según los intereses del usuario. La función original tiene esta forma: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es, primero se selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para efectos

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