- OBJETIVO
Recepcionar documentación de cada dependencia, transferida a los archivos.
- ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las oficinas generadoras de documentos. (Se inicia con la elaboración del cronograma de transferencias y termina con el seguimiento de actualización de inventarios).
- RESPONSABLE
El Coordinador de archivo es responsable de la implementación y cumplimiento de este procedimiento y de las transferencias que se realicen dentro de lo establecido por la normatividad vigente.
- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos. Acuerdo 042 del 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, artículo cuarto, numeral 6 y 7 Acuerdo 039 del 2002 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación artículo primero, cuarta etapa. Acuerdo 003 de 18 de abril de la AGN por el cual se aprueban las tablas de retención documental. Resolución 151 del 2006 por la cual se aprobó el procedimiento de implementación de las TRD.
- TÉRMINOS Y REFERENCIAS
Archivo de Gestión: Corresponde a documentos producidos por una oficina durante la gestión administrativa y/ o académica, son activos en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos.
Archivo Central: Conjunto de documentos organizados según las unidades académico-administrativas que se producen y transfieren desde el archivo de gestión. Constituye la segunda fase del Sistema de Archivos.
Archivo Histórico: Es la tercera fase del sistema. Luego de la selección y valoración, se preservan para la investigación, extensión e información. Conservan su integridad, orden de producción natural y de procedencia.
Depuración documental: Operación en la fase de organización de documentos, donde se retiran aquellos que no tienen valor primario o secundario.
Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental. Se entiende por eliminación, la destrucción de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal, que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.
Fondos Documentales Acumulados: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, ordenamiento y descripción de documentos.
Tabla de Retención Documental: Listado de series, con los tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de documentos.
Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central.
Transferencia documental: Remisión de documentos del archivo de gestión central al histórico.
- CONSIDERACIONES
No se recepcionarán transferencias documentales que se encuentren fuera de las fechas estipuladas en la programación y que no cumplan con los requisitos mínimos.
- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Actividad | Responsable | Doc/ Registro | - Elaborar cronograma de transferencias
El Coordinador de Archivo programa anualmente las transferencias de los archivos de gestión de las diferentes dependencias de la Corporación Universitaria Autónoma de Nariño, mediante formato FO-SG-033 “Cronograma de transferencia documental”. Éste se envía a los correos institucionales, mediante circular informativa a través de la oficina de Comunicaciones. | Coordinador de archivo
| Formato FO-SG-033“Cronograma de transferencias documentales”
Registro de piezas comunicativas. | - Preparar los documentos a transferir
- Revisar y depurar documentación.
- Numerar y clasificar el archivo.
- Inventariar.
- Organizar.
- Descartar documentación.
Diligenciar el formato FO-SG-025“Formato único de inventario documental” | Responsable de la oficina productora | Inventario documental
Acta de eliminación
Formato FO-SG-025”Formato único de inventario documental” | - Recepcionar el formato único de inventario documental (FUID)
El responsable de cada dependencia debe entregar en medio magnético y físico el FO-SG-025-Formato único de inventario documental, (FUID) diligenciado, revisado y firmado, con ocho días hábiles de anticipación en la oficina de archivo.
Si la información se encuentra debidamente diligenciada, continúa la tarea cuatro, caso contrario, se devolverá a la dependencia correspondiente, señalando las inconsistencias encontradas en el FO-SG-025-formato único de inventario documental (FUID), para que se efectúen las correcciones pertinentes dentro de los tres días hábiles siguientes a su devolución.
| Coordinador de archivo
| Formato FO-SG-025“Formato único de inventario documental” Correo electrónico
| - Recibir transferencia primaria
El funcionario de la oficina de archivo recibe las transferencias que efectúan los archivos de gestión de cada dependencia en las unidades de conservación (cajas y carpetas) adoptadas por la institución, verificando el estado actual de los documentos, su descripción, foliación, orden cronológico y consecutivo. (Ver procedimiento de PR-SG-014 “Organización de archivos de gestión”).
Si cumple con lo anterior: El funcionario del archivo lo ratifica con la firma en el FO-SG-025- Formato único de inventario documental.
En caso de no cumplir con lo anterior: El coordinador de archivo realizará la respectiva devolución, mediante comunicación interna y una copia del formato único de inventario a la dependencia que generó la transferencia con las observaciones pertinentes para su corrección. El original del formato reposará en la oficina de archivo de manera permanente. Reinicia con la tarea 1.
| Coordinador de archivo
| Formato FO-SG-025“Formato único de inventario documental”
| - Ubicar y ordenar los documentos
El funcionario de la oficina de Archivo ubica las unidades de conservación (cajas) en las áreas asignadas de acuerdo a secciones, series y subseries, teniendo en cuenta el espacio físico del archivo central. |
Coordinador de archivo |
Formato FO-SG-028“Rótulo para cajas” | - Actualizar inventarios
El funcionario de la oficina de archivo actualiza la información, (cada vez que ingrese) para facilitar la consulta y préstamo de documentos.
| Coordinador de archivo | Formato FO-SG-025“Formato único de inventario documental” | - Controlar el seguimiento a la actualización de inventarlos
El Coordinador de Archivo realiza semestralmente el seguimiento a la actualización de inventarios en las bases de datos existentes (Excel, Access). Presentando el informe a Secretaria General. | Coordinador de archivo
| Planilla de control de actualización
Informe de transferencia |
- DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES | Coordinador de archivo | Responsable de oficina productora | Coordinador de archivo y/o asistente de archivo. | [pic 2]
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- CONTROL DE CAMBIO
N. Revisión | Descripción de la Modificación | Fecha de aprobación | Versión actualizada | 1 | versión Original | 19-Oct-20 | 01 |
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| | | | | | | Elaboró: Francisco Javier Díaz | Revisó: María Fernanda Viteri | Aprobó: Vicky Lorena Colunge O. | Cargo: Profesional Calidad | Cargo: Coordinador SGc | Cargo: Director de Planeación |
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