Procedimiento para la organización de capacitaciones

Procedimiento para la organización de capacitaciones

Elaboró: Juan Carlos Espinosa Duque

Fecha: 27/02/2018

Objetivo: Organizar la información de capacitaciones, garantizando su conservación física y asegurando que esté disponible para su consulta electrónica.

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1. Recepción de transferencias:

Las terminales envían la información de capacitaciones organizada y registrada el Formato Único de Inventario Documental FUID, como se puede observar en la imagen es necesario que se especifique el nombre de la serie, fechas, no. de folios y el ID de la capacitación como se observa en el campo notas.

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1. Registro en el control de transferencias:

Una vez se haya recibido el FUID y la información física, en una nueva fila se debe registrar la siguiente información en el control de transferencias que se encuentra en la siguiente ruta: C:\Users\usuario\Desktop\Capacitaciones\Control de transferencias.xlsx, como se observa en la imagen:

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• Tipo de transferencia: Resumen de la información recibida
• Fecha de recepción: Fecha en la cual se recibe la transferencia
• Remitente: Empleado que envía la documentación.
• Terminal: Seleccionar la terminal que remite la información
• Formato: Se deben almacenar los archivos que envía el remitente por correo electrónico en la siguiente ubicación teniendo en cuenta la terminal creando una estructura de carpetas como se observa en la imagen en la siguiente ubicación: Capacitaciones.

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Luego de almacenar los archivos, se debe seleccionar la opción de hipervínculo para que direccione hacia la ubicación de los archivos anteriormente almacenados, siguiendo los siguientes pasos:

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• Estado: Seleccionar el estado actual de la transferencia, en este caso “SIN COMENZAR”.

1. Revisión del FUID:

Ingresar al SUI en la siguiente dirección: http://apps.loc/sui/ y generar el reporte según se observa en la imagen.

Ingresar al menú capacitación, capacitaciones, reporte.

Seleccionar terminal, rango de fechas y luego generar el reporte

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Copiar y pegar los datos del reporte como valores en el archivo ..\Capacitaciones\Plantilla revisión capacitaciones.xlsx , hoja “General”

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Desde la hoja General copiar los datos de la columna “ID” y pegarlos en la hoja “ORDENAR” y eliminar los duplicados, luego copiar estos datos y pegarlos como valores en la Hoja “Resumen” columna “ID”.

En la hoja Resumen seleccionar la columnas de la A a la J y seleccionar en el menú Datos la opción Ordenar, luego seleccionar las opciones como se muestra en la imagen y dar clic en Aceptar.

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Verificar formula en la columna total ID, cambiar por A2

Desde la hoja Resumen copiar los datos de la columna “SUBPRO” y pegarlos en la hoja “ORDENAR” y eliminar los duplicados, luego copiar estos datos y pegarlos como valores en la hoja “Consolidado” columna “SUBLINEA-PROGRAMA”.

Proceder con la revisión de la información física, verificando los datos recibidos en el formato FUID, luego revisar que el ID exista en la hoja “Resumen” de la plantilla de revisión y diligenciar una “X” en la columna “RECIBIDO”.

Organizar la información física en tomos teniendo en cuenta la siguiente jerarquía : Línea, Sublínea, Programa, procurando que no superen los 5cm de grosor en el lomo, de deben quitar grapas.

1. Realizar foliación:

Foliar caja hoja del tomo en la parte superior derecha, desde 1 hasta el número que corresponda a la última hoja del tomo, en caso de que un mismo programa este organizado en varios tomos, la numeración debe ser consecutiva en cada tomo como se muestra en la imagen.

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1. Digitalización e indexación:

Seleccionar la bandeja Capacitaciones en Docuware

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