SISTEMA NERVIOSO EMPRESARIAL Sistemas informaticos segun Bill Gates

SISTEMA NERVIOSO EMPRESARIAL

La tesis central que Bill Gates, fundador de Microsoft, desarrolla en su libro "Los Negocios en la era digital" (Edit. Plaza Janes, ISBN: 968-11-0353-X),  es:  “Al igual que a los seres humanos les resulta indispensable un sistema nervioso: sentidos de la vista, olfato, tacto y demás, para obtener la información de lo que acontece, transmitirla al cerebro y usarla para decidir las acciones pertinentes, las empresas y organizaciones necesitan un sistema nervioso empresarial”.

Toda organización o empresa depende del trabajo conjunto y sincronizado de sus colaboradores, y este trabajo se realiza compartiendo entre ellos la información sobre: clientes y proveedores, pedidos y compras, ingresos y egresos, políticas, directorios, etc.      Las empresas y organismos, al igual que las personas, solo pueden actuar con oportunidad y precisión si tienen la información necesaria.    

Si tuvieran una bola de cristal mágica que les permitiera a todos tener la información que necesitan,  los directivos podrían supervisar las actividades fácilmente, planear y decidir en base a hechos y coordinar los imprevistos en forma inmediata; los mandos medios sabrían que necesitan hacer, como avanzan los trabajos, que nuevos trabajos deben preparar, etc.    Lo sorprendente es que la bola de cristal mágica si existe, y lo que es más importante: el gobierno, las empresas medianas y pequeñas ya la pagaron, pero lo usual es que no la usen.

La información en empresas y organismos actualmente se maneja en buena medida utilizando computadoras para elaborar documentos, cálculos, correos electrónicos, registrar las transacciones, etc. y es usual que tengan datos computarizados en abundancia sobre sus operaciones.    La información que no estuviera ya registrada, puede aprovechar las computadoras que tiene en la mayoría de los puestos directivos de nivel alto y medio, para registrar la información de sus actividades, operaciones y transacciones.      Si usan estos datos dispondrían de información detallada e inmediata de todo el acontecer que les importa.    

Pero los datos no son información, porque los datos existen en archivos de múltiples computadoras con diversos formatos, incompatibles entre sí, que solo los accesa un usuario con el software que los crea.   Para integrar la información se requiere un software que pueda accesar los diversos archivos y bases de datos, traduzca todos los formatos a un lenguaje común y le permita estructurar, organizar y combinar estos datos para convertirlos en la información que necesitan.  

En su libro, Bill Gates describe varios ejemplos de su propia empresa y de otras empresas que asesora, mostrando cómo usar los datos aislados que cada colaborador genera para convertirlos en información  útil a los demás, sincronizando y optimizando el trabajo conjunto, supervisando las actividades, anticipando los problemas y analizando los rendimientos.

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Bill Gates inicia el 2º capitulo así: “El cociente de inteligencia de una empresa está determinado por la medida en que su infraestructura informática conecta la información, la comparte y le da estructura.   Las aplicaciones aisladas, los datos aislados, por impresionantes que resulten, no producen una conducta corporativa de elevada funcionalidad”

En los siguientes capítulos va describiendo ejemplos paradigmáticos de esta tesis en el comercio, la administración, el gobierno, la educación y otros campos, mostrando los grandes beneficios que se obtienen del "Sistema Nervioso Empresarial", entre los que destacan:

Tradicionalmente las grandes empresas tienen la solucion en los sistemas a la medida y los ERP, pero para las PYMES, el costo de estos sistemas no es rentable.  Ello ha ocasionado que muchas PYMES prefieren usar Excel y paquetes comerciales, con un costo mucho menor pero que solo pueden trabajar asuntos aislados.      Sin embargo, en la última década han aparecido sistemas con tecnologías como: BPM, Dashboard, Business Intelligence, etc. que ofrecen las principales ventajas de los ERP con un precio asequible a las PYMES.

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• Sincronizar el trabajo conjunto

La tecnología BPM (Bussines Process Manager) permite diseñar los procesos de negocios específicos de su empresa,  automatizar el registro de sus operaciones y distribuir los documentos e información de estos procesos a los responsables de sus diferentes etapas, de manera automática e instantánea.   Con ello se logra un trabajo en equipo eficaz.

Además de la información propia de cada proceso de negocios, las empresas necesitan distribuir información de tipo general: directorios, políticas, formatos para contratos, solicitudes, lo que no hay forma de hacerlo más rápida y económicamente que a través de las computadoras

• Optimizar el trabajo conjunto

Los directivos de diversos niveles deben tomar continuamente decisiones, y muchas de ellas pueden ser mejores cuando están apoyados en la información que otros han registrado en el sistema.    De ahí la importancia que los directivos de nivel medio y alto puedan obtener información inmediata  y fácilmente del sistema

• Supervisar las actividades

Si puede obtener información inmediata de cada actividad y proceso de la empresa, puede supervisar en forma efectiva; sí tiene que esperar el reporte mensual, puede ser demasiado tarde.   Los sistemas BPM más sofisticados le pueden enviar automáticamente una alerta cuando un asunto sale de los cauces normales.

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