SISTEMAS DE INFORMACION

Marco Conceptual

Concesión: Contrato por el cual el Gobierno otorga a empresas o a particulares la gestión y la explotación de ciertos bienes públicos.

Sistema de información: Aquel que se encarga de coordinar los flujos y registros de información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa determinada de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio

Sistema Información Empresarial: es un conjunto estructurado de elementos que sirven para la captación, análisis, tratamiento, difusión y utilización sistemática de la información y el conocimiento necesario para la correcta toma de decisiones en la empresa.

Sistema: Es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí y que funcionan para lograr un objetivo común.

Tecnología: Conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, para diseñar y crear bienes y servicios para satisfacer necesidades esenciales.

Ventaja Competitiva: Hacer las cosas mejor que sus competidores, logrando los objetivos anteriores.

Datos: Secuencias de hechos en bruto que representan eventos antes de ser organizados y ordenados para ser entendidos.

Información: Datos que se han moldeado en forma significativa.

Introducción

La implementación de Sistemas de Información en una Empresa, brindan la posibilidad de incrementar la capacidad de organización de la empresa, permitiéndole ser más competitivas.

Para ello, es necesario un sistema eficaz que permita llevar un mejor control y poder acceder a la información de manera más frecuente y oportuna, cumpliendo los objetivos planteados por la compañía.

Para obtener y aprovechar los beneficios que nos brinda la información, esta debe ser manejada de forma correcta y eficiente, al igual como se manejan los demás recursos con los que cuenta la organización.

Cabe destacar que existen empresas que observan con recelo la implementación de Sistemas de Información en sus procesos, ya que tienen temor al cambio.

En ocasiones los sistemas de Información fallan, no por errores tecnológicos, sino por la cultura de la organización.

Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a la administración de la empresa, sino también a sus colaboradores y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Ensayo

A la hora que se desea implementar un Sistema de Información, se debe de elaborar un diagnostico, que consiste en todos los estudios previos que nos ayudaran a determinar las necesidades de la empresa para contar con un nuevo Sistema o modificar el exitente, con el fin de mejorar los procesos de las diferentes áreas de la organización.

Las aplicaciones del Sistema de Información Empresarial facilitan la comunicación entre departamentos y procesos, coordinan actividades y permiten a las empresas responder de manera más rápida a los cambios.

Para que la implementación sea exitosa se debe de buscar información, entrevistar al personal encargado en el área de interés, analizar los procesos, elegir el software que se ajusta a nuestras necesidades y capacitar a los usuarios para que interactúen con el mismo.

Después de implementado el Sistema elegido es importante dar un seguimiento constante y compromiso de las partes para garantizar el éxito y mejora del proceso.

En resumen: “El éxito depende de la forma en que el administrador del proyecto lo dirija. Si falla como administrador del proyecto este también fallará”

Cabe destacar, que las compañías informáticas, de equipos de computación y de servicios ya no pueden enfocarse en solo vender un software o los equipos, sino que sus clientes les están exigiendo cada vez más que les brinden soluciones a sus necesidades tecnológicas y que las implementen.

Por lo tanto, al existir diversos sistemas de información en el mercado y equipos de cómputo de distintas calidades, el proceso de elección que requiere hacer la empresa debe ser más riguroso, para cumplir con el cien por ciento de las expectativas.

Dentro de este contexto, tienen mucha importancia los Sistemas de Información como herramienta para comunicarse entre sí utilizando una variedad de mecanismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de información (software), canales de comunicaciones (redes) y datos almacenados (recursos de datos)

Así mismo en un momento dado, el uso del sistema de información permitirá reducir el costo de una transacción obteniendo reportes oportunos y con la utilización de escasa mano de obra, tiempo en registro de transacciones y fidelidad en la información. Por supuesto, todos estos cambios alteran la vida y estructura de la empresa, así como también provoca la resistencia al cambio del personal ya que se está tocando su “forma de hacer las cosas” Para minimizar su impacto se puede recomendar varias estrategias que tengan al alcance, tales como: capacitación, coacción, persuasión, participación de los usuarios, resolver problemas internos antes de la implantación del sistema, introducir un esquema de incentivos, ya que por tanto tiempo y el flujo que se debe seguir en cada procedimiento de trabajo, debe ser tomada en cuenta a la hora de emprender un proyecto de Tecnología de Información cualquiera sea éste de manera que se minimice el impacto y se obtengan los resultados esperados en el plazo convenido

Analizar los procesos ya existentes: Es prioridad conocer cuáles son cada uno de los procesos que se realizan en la empresa, esto con el fin de valorarlos, ver las posibles mejoras, ver que no se estén duplicando funciones, realizar nuevos procesos para mejorar el control, delegar funciones y responsabilidades a los colaboradores.

En este análisis se tiene como objetivo: Estandarizar los procesos por cada uno de los departamentos y funciones que realicen los colaboradores.

Para poder cumplir con el objetivo se debe de conversar con los colaboradores para que detallen cuáles son sus funciones, y así crear un pequeño manual de puestos.

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