Tecnicas Y Elementos Para La Documentacion De Sistemas

ELEMENTOS

En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos, servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías. Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se puede elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.

Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas de información de una empresa frecuentemente, con el fin de brindar efectividad en el diseño de las estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara y rápida, ya que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal, adquisición de tecnologías y otros. A continuación señalaremos los aspectos que tienen que ver con las técnicas y elementos de la documentación de sistema, tales como: funciones de la documentación, técnicas para hallar datos, entre otros

TÉCNICAS DOCUMENTALES

Existe una confusión de término y situación Que impide la definición unívoca de la información documental. Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondosdocumentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios,analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc.

También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas,bancos de datos,servicios de documentación, unidades documentales, sistemas documentales,archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas quedan englobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información.A continuación se mencionan algunos conceptos sobre Ciencia de laInformación:a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas, para procesar la información para sus óptimos almacenamientos, recuperación y diseminación.

”(BORKO,1968) b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados oalmacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propagación y uso.”(TAYLOR, 1966)c) “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de información en que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER, 1970TÈCNICAS Y ELEMENTOS DE DOCUMENTACIÒN DE SISTEMAS

Para simplificar ambigüedades, se limita el concepto de Ciencia de la Informaciónque abarca el conjunto de Técnicas Documentales, al término generalizado deDocumentación.

¿Qué es la Documentación?

En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión.

Campo de la documentación de sistemas:

Son aquellos que esporádica o periódicamente tienen necesidad de documentarsecon motivo de estudio, trabajo, investigación, docencia, formación permanente,decisión, etc.

Características de la documentación de sistemas:

Pertinencia:

Los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores.

Exhaustividad:

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