TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

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TÉCNICAS PARA EL MANEJO DE

DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

1. FUNDAMENTOS GENERALES DE ARCHIVO

1.1 HISTORIA DEL ARCHIVO

La historia en realidad no dice cuándo, cómo o dónde se inventó este sistema, que ha sido y es una necesidad en la historia de una empresa y también del hombre, nace con él y forma parte de su vida.

Se sabe que los antiguos guardaban en los templos de los dioses sus archivos y eran manejados por los sacerdotes. Tal importancia daban a sus documentos que los llevaban a las guerras, por temor a dejarlos en las ciudades donde los enemigos los destruirían con mayor facilidad.

La información ha sido el elemento primordial para el desarrollo histórico de la humanidad en todos sus aspectos. La información le permite al hombre avanzar en conocimientos y apreciar al mundo que lo rodea, esto es, el descubrimiento de su mundo personal, a una adaptación a los cambios y al empleo de nuevas técnicas, todo condicionado por varios factores como el ambiente, la naturaleza, las costumbres, la educación.

La constante necesidad del ser humano de obtener información se ha hecho presente desde tiempos remotos: los ideogramas encontrados en las cavernas, las tablas de arcilla de los antiguos babilonios, los papiros egipcios, los juglares durante el Medioevo; y ahora, la imprenta, el telégrafo, el teléfono, la radio, la televisión, la computadora, los satélites. Son todos métodos que la humanidad ha utilizado y utiliza en su afán de guardar la información que obtiene para su posterior utilización.

Si hacemos un breve recorrido por los pueblos de la antigüedad, los egipcios dan testimonio de sus archivos: En sus templos había columnas recubiertas de inscripciones para consulta de sus sacerdotes. En la China y en la India las leyes sagradas eran custodiadas en los templos, por los sacerdotes. Los griegos y los romanos guardaban sus testamentos y documentos en mármol, en bronce grabado y en madera.

La expresión del pensamiento, desde la antigüedad hasta nuestros días, ha sido grabada en piedra, mármol, arcilla, pizarra, metal, madera, plantas y pieles y desde hace unos mil años se escribe sobre papel.

El primer contacto con el archivo se inició por los años 1700, cuando el hombre vio en su tienda la necesidad de guardar algunos documentos; inventó un aparato llamado aguja o spendle que consistía en una varilla bastante delgada, ensamblada en una base y terminada en una punta fina, donde se insertaban los papeles. Con este elemento la consulta se hacía muy difícil y los documentos se rompían con mucha facilidad. Más tarde se ideó otro sistema llamado gancho. Este tenía mayor ventaja que el anterior ya que hacía la consulta más rápida, pues consistía en una medialuna provista de varios ganchos en donde se clasificaban los papeles; pero a medida que la clientela aumentaba, aumentaba también la papelería, haciéndose indispensable

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