ADMINISTRACION DOCUMENTAL

NOMBRE: AURA ANDREA FAGUA LOZANO

FECHA: 8 SEPTIEMBRE DE 2011

ACTIVIDAD: VOCABULARIO ARCHIVISTO

TEMA: UNIDAD 2 VOCABULARIO ARCHIVISTICO

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. Organiza los términos archivísticos, que aparecen en el tema Vocabulario Archivístico, con relación a los puestos de trabajo: Secretaria, Oficinista y Archivista.

SECRETARIA

Administración documental

Casillero

Clasificación

Conservación

Cronológico

Documentación

Estructura funcional

Flujo

Filatelia

Epistolar

Folio

Gestión de documentos

Flujo grama

Foliación

Flanqueadora

Original

Registrar

Prescripción

Preclusión

Archivo

Archivo intermedio

Archivo histórico

Legajo

Perforar

Rotular

Marbete

Usuario

Ordenación

Expurgo

Selección

Transferencia

Tabla de retención

Fondo documental

Serie

Tipo documental

Sección documental

OFICINISTA

Clasificación

Serie

Tipo de documento

Foliación

Gestión de documentos

Archivo

Archivo histórico

Archivo intermedio

Archivo de gestión

Registrar

Radicar

Folio

Marbete

Tipo de documento

Selección

Sección documental

Ordenación

Usuario

Expediente

Documento

Conservación

Documentación

Original

Folio

ARCHIVISTA

Administración documental

Casilleros

Clasificación

Conservación

Cronológico

Documentación

Documentos

Estructura funcional

Expediente

Folio

Gestión de documentos

Minuta

Original

Radicación

Registrar

Archivo

Archivo histórico

Archivo intermedio

Legajo

Perforar

Rotular

Marbete

Usuario

Ordenación

Selección

Fondo documental

Serie

Tipo documental

Sección documental

2. ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La administración documental está destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.

DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. s el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte.

Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento.

CLASIFICACIÓN: Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular - con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.

ARCHIVO: Es un conjunto de documentos acumulados y conservados que aporta información de la empresa, utilizados para sus propios propósitos, como lo son los culturales, legales o políticos. Aquí se es responsable de la acogida, tratamiento, inventario y servicio de los documentos.

ARCHIVO INTERMEDIO: En este archivo se remite documentación que será utilizada en muy raras ocasiones, la cual será custodiada hasta que expiren los plazos de conservación, y es aquí donde se analiza y evalúa los documentos y se determina si se eliminan o se transfieren al archivo histórico.

ARCHIVO HISTORICO: Este archivo es aquel que conserva documentos de manera permanente, dado que es de gran valor para la investigación, ciencia, y cultura; estos documentos han sido evaluados previamente por el archivo intermedio.

ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de estos.

Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La documentación permanece en esta fase 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las oficinas.

DOCUMENTACION: la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información.

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