Acta de constitucion

REGISTRO

Fecha:

27 de Octubre 2008

Hora Inicio:

10:00am

Hora Fin:

1:00pm

Lugar:

Sala de reuniones del Directorio de Andina Oil & Gas

ASISTENTES

1. Gerente General

1. Gerente de Obras

1. Gerente de Ingeniería

1. Gerente de Servicios

1. Gerente de Abastecimiento y Comercio Exterior

1. Gerente Administrativo, Finanzas y Sistemas

1. Jefe de Recursos Humanos

1. Asesor Legal

1. Equipo de Dirección del Proyecto (Representante SIG, Jefe HSE y Especialista)

AGENDA

1. Presentación del Proyecto

2.    Discusión y afinamiento del alcance del Proyecto

3.    Constitución formal del proyecto

PUNTOS TRATADOS

Sobre el punto 1:

La Presentación del Proyecto estuvo a cargo del Equipo de Dirección del Proyecto constituido por: Jefe HSE (Director del Proyecto), Representante SIG y Especialista SIG.

Sobre el punto 2:

Mesa redonda con todos los asistentes moderado por el Jefe HSE. Se discutió la conveniencia del alcance presentado y su alineación a la estrategia de la empresa. Se definen los acuerdos.

Sobre el punto 3:

Documentación y aprobación del Proyecto.

ACUERDOS

RESPONSABLE

FECHA

1.  Objetivo del Proyecto es implementar un Sistema Integrado de Gestión en conformidad con las Normas ISO 9001:2000, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001:2007.

Gerente General

Equipo de Dirección del Proyecto

30-09-2009

1. El alcance del Proyecto es implementar un Sistema Integrado de Gestión  en conformidad con las Normas ISO 9001:2000 para el proceso de instalación de tuberías (gaseoducto);  e  ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001:2007 para el personal bajo en control de la organización y para las actividades, productos/ servicios relacionados a los procesos de diseño, instalación y mantenimiento de tuberías (gaseoducto y acueducto) en las bases operativas.

El proyecto no esta sujeta a la Certificación de las normas implementadas.

Director del Proyecto

30-09-2009

  3. El líder del proyecto es el Jefe de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (Jefe HSE).

Director del Proyecto (Jefe HSE)

30-09-2009

4. El proyecto deberá contener  tres fases: Planificación, Implementación, Seguimiento y control. Adicionalmente, la Dirección del Proyecto dirigirá transversalmente la eficacia y eficiencia de las actividades programadas en cada fase.

Equipo de Dirección del Proyecto

30-09-2009

5. La naturaleza del proyecto requiere el compromiso de Alta dirección definido en términos de disponibilidad de recursos que demande el proyecto (humanos, financieros, infraestructura, equipos u otros), así como asegurar la definición de responsabilidades y funciones del personal con inherencia en la implementación y mantenimiento del SIG. Adicionalmente la organización debe designar un equipo implementador SIG con un representante por área.

Alta Dirección

(Gerente General)

Permanente

6. Las responsabilidades del Equipo de Dirección del Proyecto son de asesoramiento, capacitación y estructuración de los mecanismos y procedimientos apropiados a AOG en conformidad con los requisitos de las normas, mientras que; las responsabilidades del Equipo de Implementación SIG son operativizar lo establecido por el Equipo de Dirección en cada una de sus áreas y elaborar los procedimientos referidos a controles operativos y de emergencia.

La responsabilidad de identificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales u otros que suscriba la organización en materia de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente no será responsabilidad del Equipo de Dirección del Proyecto. En primera instancia se sugiere un trabajo articulado entre el asesor legal y representante (s) de las operaciones.

Equipo de Dirección

Equipo de Implementación SIG

30-09-2009

1. La presentación del Cronograma de Actividades del Proyecto en las tres fases es una propuesta inicial en base a los siguientes criterios principalmente: complejidad de las operaciones, puestos de trabajo, ubicación y distribución geográfica de los procesos. El equipo de Dirección del Proyecto realizará un Diagnóstico en el alcance definido del proyecto y ajustará el cronograma a una situación más real de la empresa.  Entiéndase que el cumplimiento del cronograma depende no sólo de la eficacia y eficiencia del Equipo de Dirección, sino también del cumplimiento de los acuerdos 5. y 6.

Director del Proyecto

15-11-2008

8.  El proyecto debe culminar en una Auditoría Interna a cargo de auditores  independientes, cuyo registro evidencie implementación en conformidad con las Normas ISO 9001:2000, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001:2007. El registro de resultados de esta auditoría es el criterio de aceptación del proyecto.

Director del Proyecto

30-09-2009