Actividad notarial e instrumento notarial

Introducción

El derecho notarial es aquella rama del derecho que se puede definir como aquel conjunto de normas jurídicas que conforman y que regulan la organización de la función notarial, con vistas a la autorización solemne y probatoria del instrumento notarial, en cuanto a esta definición tenemos que hacer referencia al instrumento notarial, es así que la palabra instrumento que proviene del latín instruere que significa enseñar, instruir o educar sirve para fijar o especificar las circunstancias en que ocurrió un acontecimiento, sin embargo, en derecho según el diccionario del español jurídico se puede definir como aquel “documento autorizado por un notario o empleado publico competente con las solemnidades requeridas por la ley y que acredite la identidad de los intervinientes y su fecha.

Antes de mencionar que es un instrumento notarial debemos manifestar que un notario es aquel profesional del derecho que tiene autoridad para dar fe de los actos y hechos jurídicos que se realizan ante él, esto mediante el instrumento notarial que en este sentido se podría conceptualizar como aquel documento en el que se hace constar actos y hechos que el notario autoriza. Radica su importancia pues estos instrumentos permiten al notario crear escrituras, actas y/o documentos originales donde se consignen hechos jurídicos que además agilizan el tráfico comercial en general de los negocios jurídicos, de esta manera se hace referencia acerca de las características del instrumento notarial que son propias y las distingue de los demás documentos públicos.

Si bien los instrumentos notariales se pueden clasificar en escrituras o actas que contaran con requisitos a satisfacer deberán ser aplicables para ambos instrumentos, sin embargo también existirán excepciones que la ley establece en cuanto a las actas, puesto que la diferencia radica en que son hechos jurídicos los que se consagran en estos documentos y que podrán ser manifestados en una misma acta, sin que tampoco pueda perjudicar si estas se levanten con posterioridad a los hechos que el notario ha presenciado. Es así que para que estos instrumentos gocen de un carácter fehaciente y tengan plena eficacia deberán ser firmados, sellados y autorizados por el notario, mismas que después contaran con un pleno valor probatorio.

Instrumento notarial

Para que el notario garantice el mejor desempeño y la seguridad jurídica a los solicitantes tiene que realizar sus funciones notariales siguiendo lo dispuesto en la ley que consiste en escuchar a las partes a fin de determinar la voluntad que persiguen y de esta forma  interpretarla para cumplir con sus deseos y el modo de satisfacerlos pues no todos los que acuden ante el notario tienen conocimiento de las leyes ,por lo que el notario deberá escuchar y saber determinar que acto, negocio o hecho jurídico le plantea el solicitante. Asimismo, aconsejara al solicitante pues existe soluciones que el notario deberá hacerle saber ya que significaría diferentes posibilidades en cuanto costo, tiempo, ventajas y desventajas que puedan surgir. Una vez determinado el instrumento, el notario tendrá que preparar los documentos y tramites necesarios para llevarlo a cabo y de esta forma proceder a redactarla en donde plasmara su conocimiento jurídico y la interpretación de la voluntad del o los solicitantes, misma que deberá certificar y autorizar mediante su fe pública.

El instrumento notarial tal y como lo prevé la Ley del Notariado para el Estado de Quintana Roo en su artículo 86, es un documento que el notario asienta en el protocolo sobre hechos, actos o negocios jurídicos firmado por testigos cuando se requiera y autorizado por el notario, entiéndase como protocolo aquel conjunto de folios numerados y sellados, debidamente encuadernados, en los que el Notario, asienta y autoriza las escrituras, actas y en general documentos que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices e índices, excluyendo las actas de cotejos y certificaciones de firmas, que deberán ir en el protocolo respectivo. El instrumento notarial es un documento público ya que el notario es quien garantiza su autenticidad y autoriza mediante la fe pública que le otorga el Poder Ejecutivo del Estado, es decir proviene del poder público.

Asimismo, el instrumento notarial tiene características que los distinguen de otros instrumentos jurídicos, como la autorización por parte del notario, quien mediante la patente que le otorga el Poder Ejecutivo elabora instrumentos y el ejerce sus funciones notariales como dar fe pública a los actos o hechos jurídicos consagrados en las actas o escrituras. Es un documento público que esta encomendada por la ley, dentro de los límites de su competencia del fedatario, es un documento formal ya que su eficacia dependerá del cumplimiento de los requisitos de forma establecidos en la ley, tiene carácter de fehaciente ya que gozan de fe pública; los instrumentos notariales pueden ser títulos ejecutivos que traen aparejada ejecución en cuanto se lleva a cabo un juicio ejecutivo.

Por otra parte, como se ha comentado anteriormente los instrumentos notariales pueden estar clasificados en escrituras y actas que se llevan a cabo ante un notario mismas que asienta en su protocolo; la escritura es aquel documento publico en donde se hacen constar uno o más actos jurídicos que deberá ser firmado por el o los otorgantes, el contenido propio de las escrituras públicas son las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento y los contratos de todas clases, mientras que el de las actas son los hechos jurídicos que por su índole peculiar no puedan calificarse de actos o contratos. En este sentido se habla de un acto jurídico como aquel en que se exterioriza la voluntad, en cuanto al hecho jurídico es una obligación contraída por un acto jurídico sin que exista la voluntad. Asimismo, en la escritura pública el notario dentro de sus deberes de funcionario público a de desenvolver una actividad técnica de jurista acomodando sus actuaciones a la voluntad de las partes a los preceptos de fondo exigidos por el ordenamiento jurídico, para la perfecta eficacia del acto o contrato formalizado. Las actas por el contrario solo exigen del notario una actividad sin entrar en aquellos casos excepcionales que la ley los requiera.

Las escrituras y actos cuentan con requisitos en cuanto fondo y forma que deberán ser satisfechos a fin de que pueda surtir los efectos deseados, en cuanto a estos requisitos La Ley de Notariado para el Estado de Quintana Roo, los señala en su artículo 89, de manera general se establece que el Notario redactará las escrituras en español, sin perjuicio de que pueda asentar palabras en otro idioma, que sean generalmente usadas como términos de ciencia o arte determinados, se expresara en el proemio el lugar y fecha en que se asiente la escritura, su nombre y apellidos, el número de la notaría, su calidad de titular, auxiliar o suplente, el acto o actos contenidos y el nombre del o de los otorgantes y el de sus representados y demás comparecientes, en su caso, se indicara la hora, consignará los antecedentes y certificará haber tenido a la vista los documentos que se le hubieren presentado para la formación de la escritura, si se tratare de inmuebles, examinará el título o los títulos respectivos.

...