Acuerdo 02 De 2004

ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

Carrera 6 No. 6-91  3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogotá. D.C.

Página Web: www.archivogeneral.gov.co

ACUERDO No. 002

(Enero 23 de 2004)

“Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos

acumulados”

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN,

En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General

de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8 dispone que “Es obligación del Estado y

de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la

Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para

garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de

conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva “ ahora

Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.

Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal

forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio

al ciudadano y como fuente de la historia.

Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,

teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y

la normatividad archivística.

Que los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que

los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada

su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad

nacional.

Que se hace necesario establecer los lineamientos básicos para la organización de los fondos

acumulados de las entidades del país.

ACUERDA

ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del

Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la

organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración

Documental.

Continuación Acuerdo No. 002 -2004 Página No. 2

ARTICULO SEGUNDO.- DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen

los siguientes conceptos así:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la

documentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones,

Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.

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FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos

sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la

posibilidad de ser fuente de información y consulta.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos

documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus

funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final.

ARTÍCULO TERCERO.- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS

PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN INSTITUCIONAL

1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y

conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.

2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y

organigramas ( en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución

de la estructura orgánica de la institución, a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda

preliminar y de la misma documentación, objeto de organización).

3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes

estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.

4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la

estructura Administrativa.

5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones ambientales,

locativas y materiales del mobiliario.

6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico,

químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de

Continuación Acuerdo No. -2004 Página No. 3

conservación (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la

documentación.

SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO

Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la

situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales

como, el estado de organización documental, instrumentos de recuperación de la información

(inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte ( papel,

audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos,), fechas extremas teniendo en cuenta desde la

más antigua hasta la más reciente y el volumen de la documentación dado en metros lineales,

entre otros.

TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO

INTEGRAL

Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la

primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal,

materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que

permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto

correspondiente.

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