Administración: concepto y características

Tema 1. Administración: concepto y características

Introducción

En la actualidad, una de las actividades primordiales de las personas y de las empresas es administrar, pues ambas están inmersas en un medio ambiente donde la única constante es el cambio, por lo tanto, las acciones que realizan y que aportan un beneficio pueden carecer de efectividad en el futuro. De ahí que el conocimiento de la teoría administrativa se convierta en un aspecto fundamental para la mejora continua, de tal forma que se puedan innovar constantemente las ideas y los métodos, garantizando con ello la permanencia a largo plazo.

Explicación

1.1 Concepto de administración 

¿Qué es la administración?

Koontz, Weihrich y Cannice (2012), determinan que la administración conlleva una serie de actividades, a través de las cuales se crea el ambiente laboral necesario, para que los empleados concreten los objetivos organizacionales de forma eficaz.

Para Robbins y Coulter (2009), la administración consiste en coordinar las actividades con el fin de que se realicen de forma eficiente y eficaz, a través de los individuos; más adelante retomarás estos conceptos.

De manera que administrar tiene que ver con coordinar lo que otros hacen.

De acuerdo con Münch (2014), la importancia de la administración radica en las siguientes ventajas que proporciona:

• Mayor rapidez, efectividad y simplificación del trabajo, lo que genera ahorros en tiempo y costos.
• Impacto en la productividad, eficiencia, calidad y competitividad.
• Favorece la obtención de máximos rendimientos y el sostenimiento en el mercado.

Es importante acotar cómo la administración puede ser ciencia o arte, o ambas cosas. Según Koontz, Weihrich y Cannice (2012), conforme la ciencia mejora, lo debe hacer el arte, como ha ocurrido en las ciencias físicas y biológicas. La ciencia subyacente es bastante burda e inexacta debido a que las muchas variables que los gerentes manejan son en extremo complejas. No obstante, este conocimiento administrativo puede mejorar la práctica gerencial.

Los ejecutivos que intentan administrar sin la ciencia administrativa deben confiar en la suerte, intuición, o hacer lo que hacían en el pasado.

De esta forma se puede concluir que administrar es un arte, puesto que implica “saber cómo” hacer lo que hay que hacer en el contexto que se presente, es decir, en la práctica. Asimismo, cuando se utiliza el conocimiento organizado para administrar, se está empleando la ciencia que subyace a dicha práctica. Por ello se dice que ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino complementarias (Koontz, Weihrich y Cannice, 2012).

En ocasiones te puedes preguntar por qué estudiar administración si tu especialidad es otra. De acuerdo con Robbins y Coulter (2009), la administración es necesaria en todo tipo de organización, de ahí el concepto de universalidad que la caracteriza y que más adelante se abordará.

¿Qué se comprende por organización? De acuerdo con Koontz et al. (2012), es un conjunto de personas que colaboran en la creación de valor. Para las empresas lucrativas, esto significa la obtención de utilidades (remanente de ingresos sobre gastos), y para las no lucrativas, se refiere a la satisfacción de las necesidades de sus clientes.

1.2 Características de la administración

Los aspectos que caracterizan a la disciplina de la administración son los siguientes (Münch, 2014):

Universalidad

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Se requiere en cualquier tipo de organización.

Valor instrumental

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Su finalidad es especialmente práctica.

Multidisciplina

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Emplea distintas ciencias y técnicas.

Especificidad

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Su campo de acción es específico.

Flexibilidad

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Se adapta a las necesidades de cada grupo social en donde se aplica.

De acuerdo con Robbins y Coulter (2009), “la administración es necesaria en organizaciones de todo tipo y tamaño, en todos los niveles y en todas las áreas de trabajo, sin importar dónde se localicen”, esto se refiere al concepto de universalidad de la administración.

¿Por qué sucede esto? En todas las organizaciones, los gerentes necesitan cubrir el mismo tipo de necesidades. Todas las organizaciones deben cumplir sus metas, cualesquiera que éstas sean; además, las organizaciones que están bien administradas tienen mejores resultados que las que no lo están.

Toda organización cuenta con 3 características que la identifican como tal: finalidad definida, gente y estructura deliberada.

A continuación se explican estos elementos:

• Finalidad definida. Son las metas o razón de ser de la organización, ya sea que se trate de una pequeña empresa o de un corporativo internacional, toda organización tiene un propósito a lograr.
• Gente. Las personas que conforman la organización, ya que sin ellas no existe la misma.
• Estructura deliberada. Es la forma cómo van a trabajar las personas; pudiendo ir de lo rígido a lo flexible, donde se clarifican las relaciones laborales de los miembros.

Ya sea que se trate de una organización sin fines de lucro, una empresa comercial o una gran corporación, todas ellas tienen los tres elementos mencionados. A continuación se definen cada una de éstas para una mejor comprensión:

• Organización sin fines de lucro

Su finalidad está relacionada con satisfacer una necesidad social, humanitaria o altruista, es decir, no persigue fines económicos. Regularmente funciona con donativos de personas físicas o morales que ejercen una responsabilidad social personal o colectiva. Su funcionamiento tiene un beneficio indirecto en la sociedad, ya que proporciona oportunidades para que las personas aporten en forma voluntaria su fuerza de trabajo, incluyendo así a la sociedad en la atención de sus propias necesidades.

En caso de tener excedentes económicos en sus balances financieros, estos son destinados a la reinversión de la misma obra social para la que fue creada la organización.

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