Administrador Del Tiempo

2. HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

2.1 Enfoques de tiempo de respuesta y tiempo discrecional

• Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso.

• Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atención solamente en una cosa.

Según las encuestas, cada uno de estos tiempos es el 50% de la jornada. Sin embargo existe la sensación de que el Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.

Es importante tener en cuenta estos diferentes tipos para no planificar la utilización de todo el tiempo, ya que parte de él es utilizado para el tiempo de respuesta.

Por lo tanto, si bien se resaltó la importancia de la planificación, debemos saber que no todo el tiempo es planificado ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos buscando la línea media que es poder decir que hay actividades que son planificables, que son anticipables y hay otras que no lo son ni deben serlo.

Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cuáles son los objetivos para decidir adecuadamente. Los objetivos deben ser:

• Realistas

• Estimulantes

• Flexibles

• Verificables

2.2 Principio 10-90

¿Cuál es este Principio? Stephen Covey descubre el Principio 10/90.

• Principio 10-90: el 10% de la Vida está relacionado con lo que nos pasa, y el 90% de la vida está relacionado con la forma en cómo reaccionamos.

¿Qué quiere decir esto? Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de lo que nos sucede. No podemos evitar que el coche se averíe, que el avión llegue tarde, lo que tirará por la borda todo nuestro plan. Un automovilista puede obstaculizarnos en el tráfico. No tenemos control de este 10%. Nos viene dado.

El otro 90% es diferente. Nosotros determinamos ese otro 90%. ¿Cómo?... Con nuestra reacción. Tú no puedes controlar el semáforo en rojo, pero puedes controlar tu reacción. No dejes que la gente se aproveche de ti. Tú puedes controlar cómo reaccionar.

El avión está atrasado. Va a arruinar la programación de tu día. ¿Por qué manifestar frustración con el encargado de la aerolínea? Él no tiene control de lo que está pasando. Usa tu tiempo para estudiar, conocer a otros pasajeros, ¿por qué estresarse? Eso hará que las cosas se pongan peor. Ahora ya conoces el Principio 10-90. Aplícalo y quedarás maravillado con los resultados. No perderás nada si lo intentas.

El Principio 10 - 90 es increíble. Muy pocos lo conocen y aplican este principio. ¿El resultado? Millones de personas están sufriendo de un estrés por lo que no vale la pena, sufrimientos, problemas y dolores de cabeza. Debemos entender y aplicar el Principio 10 - 90.

2.3 Ley de Parkinson

• La ley de Parkinson afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine.

En una burocracia, esto es motivado por dos factores: 1) Un oficial quiere multiplicar sus subordinados, no rivales y; 2) Los oficiales se crean trabajo unos a otros.

La Ley de Parkinson fue enunciada por primera vez por Cyril Northcote Parkinson en 1957 en el libro del mismo nombre como resultado de su extensiva experiencia en el Servicio Civil Británico (British Civil Service). Las observaciones científicas que contribuyeron al desarrollo de la ley incluyeron notar que a medida que el Imperio Británico declinaba en importancia, el número de empleados en la Oficina Colonial (Colonial Office) aumentaba.

Parkinson también notó que el total de aquellos empleados dentro de una burocracia aumenta en un 5-7 por ciento por año "independientemente de las variaciones en la cantidad de trabajo (si las hay) que debe hacerse".

Para muchos, cuanto más tiempo se tenga para hacer algo, más divagará la mente y más problemas serán planteados.

La Ley de Parkinson también se usa para referirse a un derivado del original relacionado con computadoras: "Los datos se expanden hasta llenar el espacio disponible para el almacenamiento"; comprar más memoria incentiva el uso de técnicas de programación que usan la memoria de forma más intensiva. Se ha observado en los últimos 10 años que el uso de memoria de los sistemas ha mostrado una tendencia a duplicarse aproximadamente una vez cada 18 meses. Afortunadamente, la densidad de memoria disponible por un dinero constante también tiende a duplicarse cada 12 meses (ver ley de Moore). Desafortunadamente, las leyes de la física garantizan que esto no puede seguir indefinidamente.

Las tres leyes fundamentales de Parkinson son:

• El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.

• Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.

• El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.

Estas tres leyes, al igual que otras que Parkinson formuló, como la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo y la ley de la ocupación de los espacios vacíos (por mucho espacio que haya en una oficina siempre hará falta) son leyes extraídas de la experiencia cotidiana, mediante las cuales, al tiempo que se describe o pone de manifiesto una determinada realidad, se denuncia la falta de eficiencia del trabajo administrativo.

2.4 Herramientas de gestión del tiempo

En ocasiones resulta complicado aprender a gestionar nuestro tiempo y memorizar la gran cantidad de citas, reuniones y encuentros que tenemos programados, especialmente cuando nos referimos al ámbito laboral.

Para ayudarnos en este proceso debemos identificar ¿Qué tareas y citas tenemos previstas durante un periodo determinado? y, a partir de ahí, ir definiendo una sencilla estrategia para ir programando de una forma coherente las próximas semanas. Es ahí, tras este proceso de reflexión y planificación previo, donde entran en juego las herramientas informáticas, ya que nos permiten realizar una mejor y más eficaz gestión del tiempo y de la información, además de ayudarnos a realizar un proceso paulatino de evolución de la tradicional agenda de lápiz y papel a la agenda electrónica, que incluso podemos llevar con nosotros gracias a los móviles de última generación o las PDA (Personal Digital Assitant - Asistente Personal Digital).

Los gestores de correo electrónico se han convertido hoy en día en una de estas herramientas empresariales de gestión eficaz del tiempo, que nos permiten tanto enviar y recibir correos electrónicos como administrar mejor nuestro tiempo gracias a la agenda, tareas, contactos, calendarios compartidos y otras utilidades.

Hoy en

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