Agencias Y Sucursales Contabiliad Superior

CONTABILIDAD DE AGENCIAS Y SUCURSALES

Introducción

No es novedad que las empresas realicen sus operaciones utilizando diferentes formas de organización, para llegar de manera mas eficiente a los mercados en los que manejan sus productos, o bien en los mercados a donde quieren incursionar y en todos los casos utilizando los esquemas mas apropiados para ello, y estableciendo la norma del costo – beneficio.

Precisamente una de las opciones más utilizadas es el establecimiento de Agencias y Sucursales.

A diferencia de la creación de sociedades anónimas diferentes a la de la Casa Matriz, lo cual implica además de costos implícitos en la creación misma de las nuevas empresas, también el costo de operarlas.

El manejo de una empresa requiere desde la designación de un Director o Gerente, hasta los puestos administrativos de todo tipo simplemente para operarlas. Las Agencias y Sucursales al ser entidades sin personalidad jurídica propia pues son una extensión de la entidad jurídica correspondiente a la Casa Matriz, no requieren por lo tanto, la creación de los mencionados puestos administrativos que son requeridos para la administración y control de las empresas.

De ahí que el esquema de Agencias y Sucursales permite a las organizaciones a determinar exclusivamente los puestos necesarios para las funciones específicamente requeridas: comercialización, distribución, crédito, cobranzas, etc.

Por supuesto, por el hecho de que las Agencias y Sucursales se ubican en diferentes domicilios, colonias, ciudades, y países a los de la Casa Matriz, se hace necesario el establecimiento de Controles y visitas de Supervisión, para asegurar por un lado el apego a las políticas establecidas, pero además de asegurar que los objetivos perseguidos al establecimiento de las mismas sea el esperado, y de lo contrario, tomar las medidas necesarias para corregir el rumbo.

Algunas diferencias entre Agencia y Sucursal se comentan a continuación:

Agencia

Hacen el papel de representantes de la Oficina Central, de manera que todo lo controla ésta última y a través de una comunicación permanente da instrucciones

a la Agencia para las actividades que ésta debe desarrollar: distribución, ventas, etc.

Las agencias generalmente no manejan efectivo, por lo que las operaciones que realizan las deben reportar directamente a la Casa Matriz, y la relación con los clientes y o proveedores es manejada también desde la Oficina Central.

Sucursal

Las sucursales tienen cierta independencia, de manera que realizan las funciones específicas para las que fueron creadas, pero como si fueran una empresa mas de la organización: principalmente reciben mercancías para su venta, aunque también pueden adquirirlas de otros proveedores, con base en las políticas establecidas por la Casa Matriz, realizan ventas y cobranza tal y como lo hace la Casa Matriz, y reporta todas estas actividades a ésta, con base en los procedimientos preestablecidos.

CONTABILIDAD DE AGENCIA Y SUCURSALES

Existen dos procedimientos para el registro de las operaciones de las Agencias y Sucursales:

Operaciones Concentradas

En este caso, la contabilidad de las operaciones realizadas por las Agencias y Sucursales es manejada directamente desde la Oficina Central. Para llevar a cabo este registro de operaciones, la Oficina Matriz requiere que periódicamente sus Agencias y Sucursales les envíen la información y documentación de todas las operaciones realizadas, para que dichas operaciones sean registradas directamente desde los libros de la Oficina Central.

El catálogo de cuentas de la Oficina Central debe ser ampliado de tal manera que se establezcan con claridad las cuentas necesarias para controlar adecuada y separadamente las operaciones propias de la Casa Matriz, como las que lleven a cabo sus Agencias y Sucursales.

Operaciones Descentralizadas

Bajo este esquema, las Agencias y Sucursales realizan las operaciones para las que fueron creadas y registran dichas operaciones en libros de contabilidad que llevan precisamente en dichas Agencias y Sucursales, de manera independiente a los registros de la Matriz, y periódicamente envían información contable a la Casa Matriz con los procedimientos establecidos.

De esta manera, las Agencias y Sucursales que operan bajo este esquema tienen toda su información contable y son responsables de la misma, para ejercer un adecuado control y administración de las operaciones y los recursos que manejan.

En este caso, cada Agencia y Sucursal es responsable por su información contable, de manera que la Casa Matriz no requiere establecer cuentas para cada Agencia y Sucursal, y solamente al final de cada mes llevan a cabo el proceso de concentrar la información de todas sus

Agencias y Sucursales con las propias de la Casa Matriz, para obtener los estados financieros de la empresa en su conjunto.

Debe establecer una cuenta corriente que deberá utilizar tanto la Casa Matriz como sus Agencias y Sucursales, para el manejo y control de las remesas de efectivo, mercancías, otros activos, etc. Esta cuenta corriente en principio sería una Cuenta por Cobrar para la Matriz y una Cuenta por Pagar en las Agencias y Sucursales, sin embargo, en la medida en la que se vayan presentando las variantes de las operaciones mismas, podría cambiar de naturaleza, sin embargo, es un compromiso mantener conciliado el saldo permanentemente entre la Matriz y cada una de sus Agencias y Sucursales, de manera tal que en caso de que existan diferencias, se aclaren inmediatamente, asegurando que por lo menos al cierre de cada mes, estas cuentas queden perfectamente conciliadas.

Proceso de concentración

Como se puede ver, bajo este esquema no es necesario hacer ningún cambio al Catálogo de Cuentas de la Matriz, ya que la Sucursal deberá crear su propio Catálogo de Cuentas, por supuesto tratando de conservar la misma configuración del que utiliza la Matriz, para efecto de facilitar la concentración de las operaciones.

Al cierre de cada mes, la concentración de las operaciones de las Agencias y Sucursales se hace en la Matriz, utilizando las balanzas de comprobación propias y las de todas las Agencias y Sucursales que operan de manera descentralizada, ya que en el caso de las Agencias y Sucursales que son concentradas en la Matriz, en su propia balanza estarán incluidas dichas operaciones.

De esta manera el proceso de concentración se hace de manera similar al proceso de consolidación financiera en el caso de empresas

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